AI工具攒一堆,以前用时找不到,现在10秒定位

收藏夹越攒越厚，干活时越找不到。能删能分类，比多攒十条管用。

今年攒了多少办公工具？我翻了下微信收藏和公众号后台，写材料的框架、Excel 的函数、纪要的模板、汇报的话术，加起来六十多条。

真到干活那天，领导下午要个初稿，我打开收藏夹从上往下划，划到二十多条还没找着要用的那个。最后关掉收藏夹，还是用最笨的办法从头敲。

攒的时候觉得捡了便宜，用的时候才发现，没分类的收藏跟没有一样。

后来我换了个做法：把手头这些按“干什么活”排个队，做成一张三列速查表，打印出来贴在显示器边上。

📌 本文看点

基层写得最多的就是材料，这一类我留的位置最多。

从零写初稿，用提示词三要素（岗位、内容、要求），8/3 那篇讲过，套上去二十分钟能出一个能改的底子。

初稿写完了像机器写的，改 4 个地方，8/10 那篇给了原句和改后对照。

到了年底写总结，用 4 段框架（成绩、做法、问题、计划），9/14 那篇是套表直接填。

平时周报、述职这类短材料，用 8/17 那张分工表，哪类配哪个工具都标好了。

这一类先分清是“从零写”还是“改一遍”，方向不同，抄的东西完全不一样。

函数这块我走过弯路，总想着背下来，结果 VLOOKUP 的参数顺序每次都记反。

后来改成查表。8/31 那篇整理了 5 个最常用的函数，VLOOKUP、SUMIF、COUNTIF、IF、TEXT，够应付八成的活。

月底报表要找异常值，8/7 那篇用条件格式，3 秒标出来，不用肉眼一行行扫。

台账要汇总，9/7 那篇用 2 个函数自动算，不用再手工一行行搬。

这一类唯一的经验是：别背函数，记住在哪查就行。参数记不住很正常，老同事也一样翻。

开会这块，9/11 那篇给的是通义听悟转写加三栏纪要模板（议程、结论、待办），散会十分钟能出干净要点。

汇报只有两分钟时，8/28 那篇的公式是结论加原因加下一步，三种场景都套得上。

这一类我以前总卡在想把话说漂亮，后来发现听的人要的是知道下一步干啥。

沟通类我存得最乱，因为每次情况都不一样。后来干脆只存该问什么。

接任务时问清 3 件事（8/5），能少返工一半。

被说“再改改”时，先问清是方向、详略还是口径的问题（8/14），比闷头改三轮强。

跨部门对接，明确边界、确认时限、留痕三步（8/21），来回扯皮少一半。

第一步，只留真用过的。那些看着有用、半年没打开过的直接删，留着只会增加查找成本。

第二步，按活儿分类，不按工具分类。写材料、做表格、开会、沟通，这四类能覆盖基层八成的日常。按工具分的问题是，干活时你想起的是“我要写材料”，不是“我要用某个工具”。

第三步，第三列写“在哪能找到”，不写网址。网址会失效，写日期加关键词，回头在号里搜一下就出来了。

现在我的收藏夹从六十多条删到十几条，反而找得快了。以前遇到活儿先翻收藏夹，现在抬头看一眼显示器边上那张纸，十秒就知道该抄哪个。

工具越攒越多是本能，能删能分类才是本事。

如果这篇帮你理清了收藏夹，先点个「在看」，让更多需要的同事也能看到。表格类建议「收藏」，下次干活直接翻出来用。

关注公众号，后台回复“台账”“纪要”“excel”“周报”任意关键词，4套现成模板直接发你。觉得有用就把「猫来」设为星标，新干货第一时间到手。

你手头最常卡在哪一步？是写材料、做表格，还是开会记要点？评论区聊聊，问得多的我单独写一篇。

下篇预告：9月18日聊周报自动汇总，以前复制粘贴半小时，现在用这个模板自动汇总（基层办公提效第12期）。

如果今天这篇有收获，欢迎点赞、在看、转发三连，我们下篇见。