几十张奖状逐个改名字太折磨?WPS 邮件合并帮你一键打印

发奖状这件事，老师一年到头都躲不掉。期末要发，开学初要发，平时表现好也要补一张。奖状样式都一样，可名字和班级得一张张改。班里几十个人，就是几十张。你复制一遍，粘贴一遍，改一个字，再下一张。手酸不说，改到后面眼睛都花了，还容易张冠李戴，把张三的名字贴到李四的奖状上。

这种活没技术含量，但特别磨人。学生一多，半天就耗在复制粘贴上。

更隐形的成本是出错。手动改几十遍，越到后面越容易填错，等奖状发到手上了才发现名字不对，退回重印更费劲。

今天说个办法，用 WPS 自带的"邮件合并"，把这套重复劳动交给软件。做好一次，全班奖状一键生成，直接拿去打印。

先说清楚前提：你得有两个东西。一个是奖状的 Word 模板，名字和班级的位置先空着，或者写个占位的字。另一个是 Excel 表格，里面两列，一列班级，一列姓名，把全班学生填进去。表格是数据源，模板是壳，邮件合并干的事，就是把表里的字按行填进壳里。

下面一步步来。

第一步，打开你的奖状 Word 模板。

第二步，上方菜单找到"引用"，点开，里面有个"邮件合并"，点它。

第三步，选"打开数据源"。这时候会让你挑文件，把刚才那张 Excel 选进去，点确定。WPS 就上传了你表格的数据。

第四步，回到奖状上，用鼠标选中要填班级的那个位置，比如模板里写的"XX班"，然后点上方"插入合并域"，找到"班级"那一项，选"插入"。这几个字就变成了一个会动的字段，不再是你手打的固定词。

第五步，同样办法处理姓名。选中奖状上姓名的位置，点"插入合并域"，选"姓名"，插入。

插完之后，模板上那几个字会变成带花括号的样子，像《班级》《姓名》，这是合并域的正常显示，不是格式乱了，别手痒去删它。

到这儿，模板就活了。班级和姓名这两个空位，已经分别认准了表格里的"班级"列和"姓名"列。一点合并，软件会照着表格里的每一行，自动生成一张对应的奖状。

第六步，点上方"合并到新文档"，弹窗里选"全部"，确定。

唰一下，WPS 生成了一个新文档。这个文档里，每个学生占一页，班级和姓名已经按表格一一对应填好。你从头翻一遍，没错漏，直接打印，各班奖状一次打出来。以前一下午的活，现在三分钟。

顺手提醒两个容易踩的坑。Excel 那张表，第一行是表头，班级和姓名就是两列的列名，填模板时选的合并域要对得上。你的表大概长这样：第一列写"班级"，下面依次填一班、一班；第二列写"姓名"，下面填对应的学生。WPS 靠这两列的名字去认字段，所以列名起清楚很重要。表格里别用合并单元格，也别在中间插空行，不然合并出来会串页。第一次别一口气全打，先合并三五张试打一页，确认名字位置没跑偏，再点全部。

这个功能不只是发奖状好用。凡是"模板固定、只有个别信息不同"的批量文书，它都能接。

家长通知书。每个孩子的评语、成绩不一样，模板一样，用邮件合并，一份份自动填好，不用你抄。

成绩通知单。分数和评语每人不同，合并后每人一张，家长拿到的就是专属的那份，不会串。

考场桌签和座位牌。大型考试要在每张桌上放写有名号的卡片，手动做几十上百张累，合并一下几分钟。

家长会邀请函。不同家长分到不同场次时间，在函里嵌进对应信息，一次出完。

给家长的一封信，信封上的地址和人名不同，也能批量出。

还有准考证、听课证、学生评语条，道理都一样：先把变动的信息收进 Excel，再让 WPS 把它们填进模板。甚至不算教学的事也能用，比如给不同家长发不同内容的回执，或者行政上批量做工牌，逻辑完全一样。

当然，也不是什么都值得用它。就两三张奖状，手改更快，犯不着走这套流程。它真正划算的，是量大、模板又固定那种活。你心里先掂量一下量，再决定动不动它。

你回头把自己脑子里那些"要印很多份、每份只差几个字"的活列一列，八成都能用这招解决。

说白了，你只要记住一句话：同一份东西要印很多份，每份只有几个字不一样，就别手敲了，想想能不能用邮件合并。

小功能，不稀奇，但省下的是实打实的时间。会偷懒不是敷衍，是把精力腾给更该花的地方，比如备课，比如盯住那几个需要多帮一把的孩子。老师本来就被各种杂事拽着走，能把复制粘贴这种机械活交给软件，就多了一点喘息的余地。

附实操视频：

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