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无纸化办公最骚的操作:电子版打印出来,再扫描成电子版
办公室里最魔幻的一幕，不是打印机坏了，而是你在电脑上填完一份电子表格，导出PDF，发给领导。
领导看完说没问题，让你签个字。
于是PDF被打印出来，签完名字，再拿手机扫描成PDF，传回电脑，上传系统。
一份本来就在电脑里的文件，折腾一圈，先变成纸，再从纸变回电子文件。
桌上多了一张A4纸，电脑里多了一个扫描件。
墙上还贴着几个大字：推进无纸化办公。
看着那张刚打印出来的纸，多少有点想笑。
所谓无纸化，第一步居然是先把它打印出来。
01
你以为这已经够折腾了？
还真不一定。
有些材料扫描上传以后，系统审核又来一句：“请补充盖章版。”
好，再打印一次，拿去盖章，重新扫描，再上传。
更绝的是：“请同时提交电子版及纸质版。”
电子版已经传进系统，纸质版还得另外交一份。
至于为什么两个都要，往往没人说得清楚，反正要求就是这么写的。
到这里，打印机多少有点冤。
大家喊了这么多年无纸化，它不仅没退休，还得负责把电子文件重新变成纸，再让这张纸变回电子文件。
一套操作下来，电子版没少，纸质版也没少；只多了一个人在中间来回折腾。
打印、签字、扫描这些东西至少还能看见，更麻烦的其实藏在电脑里面。
02
现在不少办公室都有好几个系统！
报销一个、采购一个、人事一个、合同一个、内部审批可能还有一个。
系统多不算什么。
麻烦在于，它们经常互相不认识。
A系统里已经填过姓名、部门、联系方式，到了B系统重新填。
‘
’B系统审批完，导出一张Excel，再把Excel传进C系统。
C系统读不了里面的数据，还得打开文件，一项一项重新录。
身份证明已经上传过，再来一遍。
项目名称系统里明明有，再复制一遍。
连同一个人的部门和联系方式，都能在几个页面反复出现。
电脑最擅长的明明就是复制数据，最后负责复制数据的却是人。
人坐在中间，成了几个系统之间的转接头。
以前抱着一摞材料从办公室跑到办公室，现在不用跑了，坐在工位上，把同一堆东西从一个系统搬到另一个系统。
腿是省下来了，搬运没省。
这时候再说“无纸化”，问题已经不是有没有那张A4纸了。
03
很多所谓无纸化，最尴尬的地方就在这里：纸退场了，纸时代的办公方式没退。
以前很多东西必须填在纸上，因为信息不写下来，下一个人看不到；
一张材料为什么要签字，因为纸走到谁手里，留个名字，才能知道这一关是谁经手的。
到了电脑里，条件早就变了。
数据可以共享，操作可以留痕，谁提交、谁修改、谁审批，系统都能记录。
结果有些地方换了电脑以后，又照着原来的纸重新做了一遍。
以前一张表十个格子，现在网页十个输入框；
以前五个人签字，现在系统五级审批；
以前交复印件，现在拍照上传。
甚至新办法来了，旧办法也没走。
系统得录，纸也得交；电子记录得留，手写签名也不能少；线上审批走完，线下章还得盖。
这哪叫无纸化，说难听点，就是脱裤子放屁，多此一举。
真正该砍的流程一个没砍，只是在外面套了一层系统。
技术很好加，流程却没那么好删。
买套系统，建个平台，做几个入口，很快就能上线。
可真要删掉一张表，就得有人确认这张表以后确实不用；砍掉一级审批，原来的责任和权限也得跟着调整；取消纸质存档，原来的管理方式也要跟着变。
相比之下，把旧流程照搬进电脑最省事；谁审批还是谁审批，该填什么继续填什么。
看着像数字化，实际是在电脑里重新造了一张看不见的纸。
04
如果只是麻烦一点，顶多在办公室里骂两句。
怕的是这些流程一旦进了系统，反而比以前更难改。
以前碰上一张莫名其妙的表，还能问一句：“这个为什么要填？”
回答可能是：“以前一直这么填。”
至少听着就知道，这东西未必有什么道理。
现在不一样了！
表格被做进系统，输入框前面加个红色星号，不填就不能点下一步；少一份附件，提交不了；某一级审批没点，后面所有人只能等。
再问为什么，答案也跟着升级了：“系统要求的。”
一句话，基本没得聊了。
原本只是某个部门留下来的旧习惯，一旦被写进程序，就变成所有人必须执行的规则。
谁来都得走一遍，这才是无纸化最容易被忽略的地方。
一个烂流程放在纸上，大家至少还能看见它有多烂；等它穿上系统、平台、数字化这些新衣服，反而显得挺正规。
公司花钱买系统，员工花时间学系统，最后信息没有自己跑起来，人倒成了系统之间的数据搬运工。
电脑原本应该替人省事，有些所谓无纸化，却反过来让人替系统补漏洞、替旧流程续命。
某天下午，你收到一份电子文件，填完，保存，提交。
几分钟后，对方回了一句：“麻烦打印出来签字，再扫描发我。”
绕了一大圈，又回到了开头那张A4纸。
真正该无掉的，不只是纸，更是那些早就没必要存在的流程。
你遇到过最离谱的“无纸化办公”，到底能折腾到什么程度？
作者 | 尘听文化
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