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企业AI落地必备工具:一张甬道图,搞定全流程标准化
如果你不做工作流程的标准化，很难有效地导入AI。原因很简单：AI连输入和输出都不清楚，怎么干活？
所以导入AI的基本前提，一定是要做工作流程的标准化。
今天给大家介绍一个简单又实用的工具——甬道图。它可以帮助我们把一个流程关键的五个要素呈现出来。
第一个要素——职能
跨部门的流程，一定会牵扯很多不同职能的人员。
我们把所有参与的人员在最左侧从上到下罗列出来。
每一个人对应有自己的一个通道，就像游泳的选手每个人前面有一个泳道一样，谁在哪个泳道，一目了然。
第二个要素——步骤
罗列好了职能和人员，接下来填步骤。流程的本质，就是不同职能的人依次操作、传递，如同接力赛跑一样从头跑到尾。
所以我们必须要把每一个人员在甬道当中的操作整理和展示出来。
一个有效的甬道图，操作步骤一定是最少、最简单、最科学的。所有不需要的操作步骤都可以通过改善直接取消。
我们的经验是，梳理之后，操作步骤通常能直接砍掉50%，得到一个更高效的流程。
第三个要素——表单
流程处理的是各种各样的信息，而信息是需要有载体的。所以表单文件就是各个职能在流程当中运营的载体，就像接力赛跑传递的那根棒一样。
所以我们要把每个部门，每个操作步骤用到的表格文件进行编号，并且把它罗列在泳道图上。
一个好的流程，文件表单应该是模板清晰，内容精确，能够进行很好的记录、追溯和传递的。
在我们的经验里面，我们曾经把38个表单合并成了13个。这也说明很多公司的流程做标准化是有巨大的改进空间的。
第四个要素——会议
复杂的流程有很多人参加，但凡需要两个人参加讨论和输出的会议，在我们的甬道图里面都要很好的表示出来。
甬道图里的会议通常会呈现两个很重要的特征，一是存在很多没必要的会议，二是应该有的会议没有。
所以我们要通过对工作流程的梳理，搞清楚到底应该有几个会议，在什么地方召开？
另外，很多的会议召开都是非常低效甚至无效的。标准化流程里的每个会议，都应该有标准：
会议的流程输入是什么？
分几步开，要多长时间？
最后的输出是什么？
规范了会议，也是我们工作流程进行规范的重要的输出。
第五个要素——时间
最后一个是时间。每一步处理我们都要求有确定的时间，且必须要在这个时间内完成处理。
举个例子，一个客户公司从收到客户的订单到交付的这样的一个流程。从销售部收到订单到最后仓库交付给客户，总共的时间有这么长。
所以如果你要压缩你的交付时间，你一定要对流程当中的每一个步骤处理的时间提明确的要求。这样的话你才能按照你所承诺的交付时间进行准确的交付。
企业要导入AI，一定要用甬道图把流程梳理出来。它不只是AI实施的基础，还能帮每个人明确自己的权责利和工作要求。流程理不清，AI上了也是白上。
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