一千多个项目,文档如何有序管理?| iCourt

Alpha

文档实时共享

多层级让文档清晰可循

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作者：许建添

单位：上海申骏律师事务所

微信号：xujiantian

编者按：

L律师：“我想知道其他同行是如何做文件管理的，比如文件夹层级的设置，文件命名的规则，好让我实现文件的有效管理和搜索，因为我的电脑和优盘里的文件真的多到要爆炸了。有很多来不及重命名的文件，很多命名了也非要打开才能确定内容的文件，还有交叉的文件夹层级，只有几天不整理就要崩溃了，你说我该怎么办？”

法秀编辑：看完这篇你的问题就解决了一大半。

一、问题的提出

无论是诉讼律师还是非诉讼律师，文档都是法律服务过程及法律服务结果的主要载体，因此文档对律师的重要性不言而喻。

但是许多律师可能都遇到过以下情况之一：

（1）文档明明保存了，可就是找不到了；

（2）修改过N稿之后，已经不清楚哪个是最新修改稿了；

（3）团队共享项目文件夹后，根本找不到要找的文档；

（4）想发送A案件的判决书，结果却把B案件的判决书发出去了……

之所以出现这样的情况，就是因为律师没有做好文档管理。申骏作为一家公司化的律师事务所，从团队成立的第一天开始就非常注重案件或项目的文档管理。

特别是申骏自从今年5月份开始使用Alpha文档之后，全所立项总共超过一千多个，许多案件是跨部门合作，文档管理的重要性更加突出。因此笔者分享一下申骏是如何规范文档管理的。

二、我们的文档管理要求

文档管理包括三个方面的要求，分别是文件夹层级、文件夹分类及文档命名。这三个方面可以根据律师的不同工作习惯、不同业务内容进行调整，但在团队内部因为需要共享文档，故对于这三个方面的标准必须是统一的。现以申骏的团队为例进行举例。

（1）文件夹层级设置

目前申骏的项目文件夹至少包括三级以上，如果包括Alpha文档分配的文件夹Alpha，则至少包括四级以上。文件夹层级用文件夹路径用思维导图形式展示则如图一所示。

 图一：文件夹层级设置示例

对于“Alpha”文件夹以下的项目文件夹，笔者解释如下：

首先，第一级别的文件夹是根据律师业务需求，用于区分不同客户、不同案件、不同项目（包括律所内部事务所建的项目）的大文件夹。在阿尔法上线之初，我们团队部分同事未按照要求根据不同客户设置文件夹，直接把所有项目（案件）同步至“Alpha”文件夹，所产生的后果是不同客户的项目（案件）文档混同在“Alpha”文件夹中，不便于开展工作。在合伙人的要求下，这几位同事根据要求对文件夹进行了整理、修改，文件夹变得更加直观、整洁，后续文档管理与使用也更加便捷。

其次，第二级别的文件夹是大部分律师应当是比较熟悉的具体项目（案件）文件夹，比如“01【商】某某银行VS某某公司金融借款纠纷案”（文件夹命名容后文介绍）。一般情况下，即使没有人教，律师从入行开始都知道每个项目（案件）必须有它自己的专门的文件夹，否则后续工作根本无法开展。

再次，第三级别的文件夹就是每个项目（案件）项下具体的文件夹了，比如证据材料专门建一个文件夹，起诉盖章材料专门建一个文件夹，法院出具的文书专门建一个文件夹，等等。

笔者在执业过程中发现，大部分律师都知道每个项目（案件）必须有专门的文件夹，但对于项目（案件）下的文档，许多律师并没有分类，而是混在一起，一旦文档多起来，非常不便律师后续跟进案件时查阅、调取或修改文档。因此，非常有必要对具体项目（案件）的文档进行分类，分别存放在不同类别的文件夹内。

当然，律师也可以根据工作习惯或业务需要增加设置文件夹级别。以我们团队为例，部分银行委托我们代理的案件不仅有主诉案件，还有大量被诉案件，那么就可以在该银行文件夹对案件根据主诉还是被诉分为两个文件夹。

（2）文件夹分类标准

关于文件夹分类标准，可以从两个维度进行考虑，一方面是上级文件夹与下级文件夹之间如何分类，另一方面是同一级别的文件夹之间如何分类。前者与文件夹层级设置其实是属于同一个问题，但是考虑到不同级别的文件夹分类标准会有所不同，因此有必要将同一级别文件夹之间的分类标准单独作为一点来介绍。

首先，“Alpha”文件夹以下第一级别的文件夹分类标准。笔者认为，律师可以根据主要经办业务，对于同一级别文件夹的设置建立一定分类标准。就我们团队而言，由于我们专注于代理银行诉讼业务，所服务的银行客户约20家，那么对于“Alpha”文件夹以下第一级别的文件夹当然是以银行作为分类的标准最佳（如图一所示）。

但是，如果团队的业务具有其他特色的，也可以考虑按照案由、案件的性质、受理法院所在地区等。比如，图二所示即为以案由为标准对不同案件进行分类。

 图二：以案由作为文件夹分类标准示例

其次，“Alpha”文件夹以下第二级别的文件夹分类标准。这一级别相对比较简单，即根据不同案件进行区分即可。但有些情况下可能存在多个案件而当事人相同或相似的情况，建议对于此类案件可以多设置一级文件夹，将多个案件合并到一个文件夹中，但在该文件夹里面再对多个案件分别建立新的文件夹。

例如，某银行委托本所代理其与某贸易公司金融借款纠纷案件，借款人仅一户，但一共有三个案件，对于当事人主体信息、财产线索等方面的文档是三个案件共享的，为便于文档管理，这几个案件可以合并到一个文件夹里，如图三所示。

图三：第二级别文件夹分类示例

再次，“Alpha”文件夹以下第三级别的文件夹分类标准。一般这一级别的文件夹就是案件的具体文件了，如果案件材料非常少（比如就一份合同和一份律师函），那么这一级别可不建立文件夹而直接存放项目或案件的文档。

但是如果案件材料比较多，则有必要按照一定标准进行区分。以“01【商】某某银行VS某某公司金融借款纠纷案”为例，我们团队根据案件繁简不同，对案件项下的文件夹可有两种甚至更多的分类标准。

第一种，如果案件相对简单，则可分为：

1.基础材料（证据、财产线索、主体信息等）；

2.起诉材料（所起草的全套起诉文件）；

3.强制执行材料（所起草的全套强制执行文件）；

4.法院出具文书（受理通知书、缴费通知书、裁定书、判决书等）。

图四：第三级别文件夹分类标准示例（第一种）

第二种，如果案件比较复杂，案件的材料比较多的，则文件夹需要作进一步区分：

1.银行提供材料（银行提供的与案件相关的原始材料，比如借款合同、抵押合同、他项权证、往来邮件或函件）；

2.主体资料（银行营业执照、被告营业执照、身份证、结婚证等材料）；

3.法律分析文件（检索的案例、法律法规及起草的法律分析报告等）；

4.案件进展报告（代理案件过程中向银行出具的书面进展报告）；

5.财产线索相关（房产证、不动产登记信息、车辆信息、股权、银行账户等）；

6.证据材料（证据清单、按要求编号的证据扫描件，若对方有举证则可进一步区分“我方证据”和“对方证据”）；

7.起诉盖章材料（民事起诉状、财产保全申请书等全套起诉材料）；

8.法院出具文件（法院出具的受理通知书、缴费通知书、民事裁定、保全告知书、判决书等）；

9.强制执行盖章材料（强制执行申请书、委托书等全套申请执行材料）；

10.其他文件（未归入前述文件夹之其他文件）。

图五：第三级别文件夹分类标准示例（第二种）

应当说明的是，对于项目或案件的文件夹分类，律师可以根据不同业务、不同案件设置不同的标准，但在团队内的标准必须是统一的。

（3）文件命名规范

文件夹层级、分类设置好以后，最后却是很重要的问题是文件命名规范。说到文件命名，大家都会，但如何恰当、合理命名，却不是每个人都会的。规范的文件命名，对外可以展示律师的严谨、专业形象，对内则是团队文档整理与知识管理的重要手段。

像申骏这种罕见的紧密协作团队工作模式中，不仅要实现文档共享，而且对一份文件多次修改是很常见的，只有统一文件命名规范，才能实现团队协作。

以申骏金融诉讼部门的诉讼文件为例，对于案件材料的命名有严格的规范，总的要求是使律师通过查看文件名即可立即判断该文件是否属于要用的文件，主要包括以下三点要求：

第一，文件名必须能够体现文件主要内容，让律师一看就知道这是一份什么文件，比如“民事起诉状”、“民事判决书”等均可直观反映文件主要内容的；

第二，文件名必须包含案件的名称，以方便律师存档并与其他案件的文件相区分，一般加上“（XX银行VS借款人姓名）”以标明案件；

第三，文件名还必须包含文档的起草或修改日期，或者注明文档内的落款日期，比如在民事起诉状的文件名最后标注“20150527”表示这份诉状是2015年5月27日起草的，而在民事判决书的文件名最后标注“20150727”则表示这份判决书是2015年7月27日作出的。

以上述三点要求之下，针对不同案件（诉讼或非诉）的不同文件，可以做一些调整，以适应不同需求。以某金融借款纠纷案件需要发给客户的起诉材料为例，相关文件命名如下：

1民事起诉状（XX银行VS借款人）20150527；

2诉前财产保全申请书（XX银行VS借款人）20150527；

3诉前财产保全担保书（XX银行VS借款人）20150527；

4负责人身份证明书-姓名（XX银行上海分行或支行等）；

5委托书（XX银行VS借款人）20150527；

6法律服务委托合同（XX银行VS借款人）20150527；

7欠款本息表-借款人20150626（该日期为计算截止日）；

（上述文件命名时编号1-7，与所需文件简要清单中编号一致）；

8所需文件简要清单（XX银行VS借款人）20150527。

三、文档管理的最大受益者是团队

文档管理不是一个人的事情，而是整个团队的事情。因此，一个律师的文档管理得好还不够，必须整个团队统一规范文档管理。故，有必要明确规范文档管理的目的。

首先，规范文档管理可以提高律师工作效率。规范的文件命名，有条理的文件夹设置，律师可以不使用检索功能就可以很快找到所需文件。

其次，规范文档管理有利于提高团队协作效率。申骏无论是律师管理还是案件管理，都采取紧密协作型的公司化管理，多个律师甚至多个部门共同参与某个案件或项目的情形极其常见。那么文档的管理不仅仅是满足某个律师的工作习惯，还必须符合团队的统一标准，以使参与项目的律师可以轻松地管理、使用项目的文档。

再次，规范文档管理有利于提高文档安全性。我们将所有项目的文档在按要求整理之后，统一上传到云端，这样一来，即使发生断电或电脑丢失，也不会影响团队项目的文档使用、数据的连续性和及时更新。

最后却是最重要的，规范文档管理的最终目的是要提高律师的专业化程度。专业化必须从最基本的文档管理规范化做起，一个专业的律师，其文件命名、文件夹的设置一定是规范、科学、高效的。

规范的文档管理可以发挥更大的价值，移动办公、团队协作、文档安全都不是问题。

四、小结

以上就是我们团队在管理一千多个文档时，对文件夹层级设置，分类规则，文件命名等等总结出的一些经验教训。文件管理对很多律师和团队来说都是一件头疼的事，在这个过程中我们也曾走过一些弯路，在遇到Alpha文档以后，它的多人协作和实时共享，为我们省去了频繁发送文件的麻烦，也大大提高了我们团队的协作效率。最让我惊喜的是Alpha文档可以实现多版本迭代且均保存，就像一个最可靠、最安全的存储中心，让我们可以轻松找到任何一个历史的版本。

其实，文档管理的方法无所谓最好，关键是简洁明了，并且适用于团队。而且，笔者相信每位律师对于如何管理文档都有自己的看法，也有自己的经验，因此本文也只是为文档管理提供一个思路。

律师的专业成果就是一份份专业的文档，管理好文档，是尊重自己的专业性的最基本与最好的方式。

专栏编辑 | 雪梨卷   排版编辑 | 祁小宅

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