依据《高标准农田建设项目档案管理规范》（NY/T 4730—2025）要求，高标准农田建设项目文件管理如下：

一、项目文件管理

（一）项目文件形成

1.1 项目前期文件与管理性文件需契合国家和省级制定的有关农田建设法律法规及管理规定，工程技术文件应符合国家和省级制定的有关农田建设技术标准规范。

1.2 项目建设中的重要活动与事件、原始地形地貌、建设进度、隐蔽工程施工关键点、关键节点工序施工、工程质量或安全事故、质量检测、施工整改、项目变更、工程验收等，均应形成照片及音视频电子文件。

1.3 项目文件内容须真实、准确，与工程实际状况相符；应页面整洁、文字清晰、格式和编号规范、签字及盖章完备，其字迹的耐久性应符合GB/T 32004的规定。

1.4 归档的文件应为原件，若因特殊原因确实需用复印件归档，应加盖原件提供单位的公章或档案证明章，并在备考表中注明原件缺失原因。

1.5 对于已破损的文件应进行修整，对字迹模糊或易变化的文件应进行复制。

1.6 项目现状图、初步设计图、变更图、竣工图等项目图件是项目档案的重要构成部分，图纸幅面尺寸规格应符合GB/T 14689的规定，图件的折叠应符合GB/T 10609.3的规定。

1.7 项目建设中产生的照片、视频等非文字和图件文件，需附有文字说明，注明时间、地点、对象、内容和责任者等信息。

（二）项目文件的收集与整理

2.1 收集

2.1.1 项目建设过程中形成的具有查考利用价值的各种形式和载体的项目文件，在办理完毕后均应及时收集完整，并实行预组卷制度，依据归档范围判定是否归档。

2.2 整理

2.2.1 项目文件整理工作包含项目文件价值鉴定、分类、组卷、排列、编目、装订等内容。

2.2.2 项目文件整理应遵循文件的形成规律、成套性、有机联系等特性，按照分类科学、组卷合理、便于保管和利用等原则开展。

2.2.3 数码照片文件整理应符合DA/T 50的规定；录音录像文件整理应符合DA/T 78的规定。

2.2.4 项目文件的鉴定应依据确定的归档范围进行，以判定是否归档。

2.2.5 项目文件的分类应按照文件形成的阶段，以及文件的工程类别、内容实施。

2.2.6 项目文件组卷应按事由结合时间顺序进行。

a) 项目文件按农田建设实施程序划分为项目前期文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件和建后管护文件；

b) 前期文件应按事由结合时间顺序组卷，其中勘察设计文件按阶段组卷，招投标及合同文件应按招标的标段、合同组卷；

c) 施工文件应以标段为单位，按单项工程或装置、阶段、工程类别组卷；

d) 监理文件应按监理的合同标段、事由结合文种组卷；

e) 竣工验收文件按工程阶段、事由结合时间顺序组卷；

f) 卷内文件应按印件在前、定稿在后，正件在前、附件在后，审批文件在前、报审文件在后，批复在前、请示在后，文字在前、图纸在后组卷。

g) 不同载体的项目文件须分开组卷。

2.2.7 项目案卷排列应按照项目阶段进行。

a) 项目前期文件应按项目储备、勘察设计、立项批复、招投标排列；

b) 施工文件按综合管理、施工技术准备文件、施工记录、检验测试、评定验收排列；

c) 监理文件按依据性、工作性文件顺序排列；

d) 竣工验收文件按主题、事由排列。

2.2.8 卷内目录、卷内备考表、案卷编目、案卷装订、卷盒规格及制成材料应符合GB/T 11822的规定。采用整卷装订的案卷，应对卷内文件连续编写页号。

2.3 归档

2.3.1 项目法人、监理单位、参建单位按照职责分工，分别组织对组卷完毕并自查后的文件进行质量审查。

a) 施工文件、设2.3.2

a) 设备制造采购文件依次经由监理单位、项目法人档案管理部门予以审查；

b) 监理文件、总承包文件以及第三方检测文件由项目法人档案管理部门进行审核；

c) 项目法人各部门文件依次由部门负责人、项目法人档案管理部门开展审核。

项目文件组卷及审核后需及时进行归档：

a) 前期文件应于相关工作结束时完成归档；

b) 管理性文件应按年度实施归档；

c) 施工文件应在项目合同验收之后进行归档，可分阶段或按单项工程、分部工程予以归档；

d) 设备制造采购文件应在相关工作完成后开展归档；

e) 监理文件应在监理的项目完成验收后进行归档；

f) 竣工验收文件应在验收通过后完成归档。

2.3.3 归档单位（部门）需依照项目法人档案管理部门的要求，编制交接清册（涵盖交接手续、档案数量、案卷目录），双方清点无误后进行交接归档。

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