文件管理系统在小公司的实用案例

一家小型的报关公司：

1. 有三条打单线（连海关的） – 3 人

2. 业务员 – 1 人

3. 文员 – 1 人

4. 主管 – 1 人

有天他们接到一集团公司的代理报关业务；集团公司的下属有15个委托报关单位，代理业务范围有进口、出口、商检，每份单据还包含主单与联单，每个工作日有 400－600 份单不等。但是每天集中出单时间段在下午的15时至17时之间。不同类型的报关单打印后，报关员领取报关单去执行具体的工作。

— 集团公司派驻 – 8 个 报关员到报关公司。

报关公司必须每个月提供详细的报表给委托的集团公司：

列明15个不同单位的报关单的资料汇总，信息包含15家单位的归类、报关文件的类型、报关的内容、货物的名称、报关单号、商检通关单号、商品编号、日期、代理项目、合同号码等等

— 按照不同的代理类别；收取代理费

如果你做为报关公司的主管；

1. 你会如何解决每一天的报关文件的记录？

2. 月底如何出 – 15 份报表？

3. 准确无误的、收取集团公司代理费用？

最多人想到的方法：

15本小册子，每天下午15时后其他工作都停止，三五个人坐在一起将一份份的报关单填资料到手册。通过人手要达到不出错，是不可能完成的任务。

— 跟领导申请多些人手？但是需要多少人才能100%准确地处理好这个问题？

我们提供的方法很简单：

1、ScanFile 的文件管理系统 – 德国制造

2、电脑1台

3、每分钟30页的文件扫描仪、600套单最多半个小时内可以处理完毕

工作顺序：

1、报关单打印后，先扫描再交给报关员，扫描。

2、系统会自动读取报关单上的条码：统一编号、报关单号、商检通关单号、报关日期。

3、利用工作的空闲时间由操作人员录入其他相关信息….只是点点鼠标的工作

很多时候，落后与先进的差距，不是购买一些机器或者请多几个人就能够弥补的，落后最可怕的地方是思维方式的落后。

报关公司使用了文件管理系统五年；工作成绩是零出错；集团公司代理费用的支付、没有任何拖欠情况。