夜雨聆风
案例分享|构建智慧文档生态 某水务集团文档管理变革的标杆实践
在数字化浪潮席卷千行百业的今天，企业的核心资产早已超越有形厂房与设备，海量的文档、资料与档案所承载的知识、经验与合规记录，构成了企业宝贵的“数字基因”与“记忆中枢”。对于业务链条长、项目周期久、合规要求高的水务行业而言，如何系统化、智能化地管理这些呈指数级增长的文档资产，使之从沉寂的成本负担转化为活跃的价值源泉，是关乎运营效率、风险防控与长远发展的战略议题。
近年来，国家层面对于档案管理的规范化与数字化提出了明确要求。新修订的《中华人民共和国档案法》明确规定，电子档案与传统载体档案具有同等效力。《企业档案管理规定》《电子文件归档与电子档案管理规范》等标准文件，进一步细化了企业档案管理的技术要求与操作规范。2025年初，国家档案局发布《推进数字档案馆建设实施办法(试行)》明确提出建设具有“数字化、网络化、智能化”特征档案运行体系的要求。在此背景下，我公司作为AI+档案创新利用服务商，深度赋能某国内领先的水务上市集团，成功打造并交付了一套全新的文档档案一体化管理系统。本项目不仅是对政策号召的积极响应，更是以科技之力，破解大型集团企业知识资产管理困局的一次成功实践，为行业数字化转型升级树立了崭新标杆。
作为覆盖供水、排水、污水处理及水环境治理全产业链的上市企业，该集团业务横跨全国多个省份，下属分子公司遍布全国及海外，海量的工程图纸、水质监测报告、管网运维记录、合同文件及行政文书，构成了极其庞杂而宝贵的数字资产。随着集团规模的扩张与精细化管理要求的提升，原有的档案管理模式逐渐暴露出与现代化企业治理体系不相适应的深层矛盾。这些矛盾根植于企业成长历程中，在数字化浪潮冲刷下变得尤为凸显。
文件资料零散化分布。各部门、各分子公司自成体系，缺乏统一平台，导致信息孤岛现象严重，跨部门协作效率低下，集团层面无法纵览全局。
文件资料易丢失损毁。过度依赖个人电脑、移动硬盘甚至网盘，缺乏统一备份与版本管控，人员变动或设备故障极易导致关键资料永久遗失。
文件资料利用率不高，知识复用率低。大量项目经验、技术方案、合同范本沉睡在个人手中，搜索困难，无法有效共享与传承，造成重复劳动与创新瓶颈。
文件未形成档案，不利于档案的管理、保存与利用。文件生命周期管理缺失，大量有价值的文件未及时、规范地归档，导致档案收集不全、整理不规范，严重影响档案的长期安全保存与历史查考价值。
这些矛盾束缚着企业运营效率与决策智慧的提升，构建一体化管理平台是破解这些核心矛盾的关键。
通过深入剖析集团文档档案管理现状，我公司与该水务集团共同确立了“提升管理效率、保障数据安全、促进知识共享、支持决策分析”四大核心建设目标，并基于目标导向，创新性地提出了“1+3+1”建设思路，强化“文档档案一体化”的顶层设计，作为指导整个系统架构的核心。
一套平台管理全集团文件与档案。建立统一可共享利用的文档中心。
文件管理功能便捷化拓展。文件OCR识别读取、在线共享编辑、拖拽式归档、拖拽式排序。
AI应用衍生拓展。AI标签与分析、AI全文摘要分析，为后续集团级知识库利用提供基础。
利用模式便捷化拓展。提供标签检索、全文检索、一体化检索等多样化、智能化的检索与利用方式，打造极致的用户体验。提升档案利用价值。
移动端便捷性应用。增加移动端流程申请与审批，为后续档案与文件管理移动办公提供基础。
立足“1+3+1”一体化系统建设思路，项目团队进行了精细化地设计与开发，构建了覆盖多终端、融入大生态的立体化应用体系。
在PC端，打造“文档中心”与“档案中心”深度融合的一体化管理系统。
文档中心：文档中心作为业务工作的“知识蓄水池”，打破了协同与处理割裂的困局，支持各类业务文件（如合同、图纸、报告）的在线创建、协作、流转与预归档，实现了文件从诞生到归档前的全生命周期管理，确保知识在创作阶段就能有序积累。
档案中心：档案中心是企业记忆的“时光胶囊”，按照国家标准，对具有保存价值的文档进行规范化、结构化归档。实现了档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等全生命周期管理，确保每一份档案的真实、完整、可用与安全，并可按权限提供利用服务。
两个中心并非割裂，而是通过预归档机制平滑衔接，真正实现了“文档档案一体化管理”。业务人员在文档中心即可发起归档申请，档案管理员在线完成审核与接收，实现了“文档”到“档案”的无缝、合规转化。
系统移动端采用先进的H5技术开发，可直接在集团现有移动办公APP的浏览器中运行。员工无需下载安装独立应用，即可在手机或平板电脑上，完成档案检索、在线预览、借阅申请、流程审批等常用操作。
通过与集团统一身份认证系统对接，实现单点登录与组织用户信息的实时同步。同时，系统能够主动获取并提示与用户相关的待办档案任务或公司动态文档，实现业务场景的精准触发与无缝跳转，真正做到了“信息找人”，将档案服务无缝嵌入日常业务流程。
该系统上线后，在支撑该集团超千名用户并发访问、且部署于配置相对较低的阿里云服务器环境下，始终保持着稳定、流畅的运行状态，页面响应迅速，复杂查询高效，充分证明了系统架构的高效性与卓越的资源利用率。
本项目结合了多项前沿设计与务实功能，形成了显著亮点。
在国内水务行业率先实现了从分散文档到规范档案的全集团、全流程、全门类一体化在线管理。所有数字资源集中存储、统一管控，为后续的数据挖掘与知识服务奠定了坚实基础。
针对集团组织架构复杂、跨组织兼职普遍的特点，设计了多维度、跨层级的精细化权限模型。权限可精确控制到部门、岗位、个人，并可针对集团、公司IT人员分级权限配置，记录详细的日志信息，确保“权责清晰、最小授权”，全方位保障数据与流程安全。
创新设计了离职人员数据与权限的一键指派功能。当员工离职时，管理员可将其负责的文档、档案及相关操作权限，批量、平滑地转移给接任者，确保了业务连续性与数据管理的无缝延续，有效防范了因人员流动导致的知识流失与管理真空。
集成了主流AI分析组件与OCR实时识别基础组件，通过AI识别、分析，提炼文件核心信息、自动生成概要，实现了对海量文本、数据的智能处理，为后续集团建设数据分析中心与知识库搭建基础平台。
提供基本检索、一体化检索、全文检索、AI标签检索等多种检索方式，极大提升了查全率与查准率，让查找文件“一步到位”。
本项目的意义远不止于实现“提升管理效率、保障数据安全、促进知识共享、支持决策分析”建设目标，解决当下的管理难题，更通过将档案管理要求前置于文件产生之初，并固化于流程之中，推动企业形成了贯穿文件生成、办理、归档、利用全过程的标准化管理体系，从集团层面统一了文档档案的数据标准、管理流程和技术平台，将散落的个人知识、部门经验系统化地沉淀为可共享、可复用的组织资产，实现了数字资产的集中化、规范化治理，激活了知识创新的循环。
在数字经济与实体经济深度融合的今天，实现文件与档案的全程信息化、一体化管理，已成为提升公司治理现代化水平的刚性需求与必由之路。项目的成功实施与最终验收，不仅验证了我公司产品与服务在大型、复杂组织中的强大适用性与可靠性，更在公用事业领域树立了一个可借鉴、可推广的智慧档案建设标杆案例。
数字化转型是一场持续的旅程。我公司作为AI+档案创新利用服务商，将持续与客户携手共进，跟踪前沿技术，深化AI场景应用，同时在安全合规的前提下，探索档案数据对内对外赋能的新模式，使档案管理系统从一个高效的管理工具，进化为一个智慧伙伴，赋能更多大型集团企业基业长青。
AI+档案创新利用服务商
开拓档案利用新阵地 构筑档案安全新防线
上海涵妍档案信息技术有限责任公司是行业领先的AI+档案创新利用服务商。涵妍档案秉承“守护历史文献 传承人类文明”的企业愿景，积极响应国家档案事业新时代发展战略，投产长三角G60科创走廊—智慧档案产业园，强化档案一体化服务。公司深耕政企数字化转型，立足上海、辐射长三角、服务全国，致力于开拓档案利用新阵地，构筑档案安全新防线。
涵妍档案位于上海松江区G60科创走廊总部研发功能区—中山工业园。公司以上海为轴心，在全国设立三大研发中心，积极推动大数据、人工智能、物联网及数字孪生等新一代信息技术融入档案行业应用，提供从档案咨询、整理、数据化加工、寄存托管、信息软件、业务培训到智慧档案馆（室）的设计及建设的智慧档案全生命周期管理解决方案。
公司在重庆、西安设立西南、西北总部，业务辐射西南、西北区域，为中西部地区政企提供一站式、全产业链的智慧档案解决方案和服务支撑。
