律所文档管理的新门道 | iCourt

对于当代知识工作者而言，文档管理已经成为工作时无法回避的必答题。在发展初期，商业刑事部在文档管理方面所遇到的问题与其他团队并无二致。同样的弯路，同样的教训，也欢迎大家自我诊断。

1.文件夹名称雷同，同时存在几个化身，每次都在纠结使用哪个；

2.不同文件夹包含同一份资料，徒占硬盘容量；

3.二级文件夹名称设置随意，不能清晰指明所含内容特征；

4.“Desktop”+“Download”，两个文件夹能够包容整个世界；

5.甲项目放在 C 盘，乙项目太大就放在 D 盘，丙项目因为工作开心就放在 E 盘，需要使用时却总是不记得放在哪个盘里；

6.项目文件夹置于系统深区，每次找它都要打开十几个文件夹，已患“鼠标手”；

7.不清楚一份文档是保留还是删除，索性全部丢在一起；

8.文档名称千奇百怪，命名规则不统一；

9.不能有效区分同一文档的不同版本，辛苦定稿之后却交出了初稿版本，老板已经无力吐槽；

10.电脑突然死机，一日辛苦付诸东流；

11.习惯本地存储，需要时不是跑律所就是找人帮忙，既浪费时间，还拖欠人情；

12.通过U盘存贮文档，一旦设备遗失（损坏），感觉黑暗笼罩全身；

13.辛辛苦苦写好一份方案，却被告知早有成型定稿，重复劳动浪费时间；

14..耗费时间搜集资料，殊不知同事早已梳理完毕，精力再次被浪费。

将上述问题进行简单梳理，我们可以发现，有些问题是侧重于文件夹系统的设置和命名（如问题 1 至问题 6 ），有些则和文档命名和存贮有关（问题 7 至问题 12 ），有些则是文档使用环节遇到的麻烦（问题 12 至问题 14 ）。

为了避免这些问题拖慢团队工作节奏，我们在思考解决方案时特别提出如下几项需求：

第一，命名规则务必统一，但也要有一定灵活性。既要实现有效区分，也不能太过麻烦；

第二，具有普适性的文件夹系统（包含二级文件夹），尽可能包容团队项目，逐渐培养团队默契；

第三，目标文档（包括法律法规、文档模板和各类范例）必须获取方便，最好一键直达，避免搜索浪费时间。

在明确上述需求后，我们结合 Alpha 操作系统自身功能，开始下一项措施。

在第二步中，我们融入了近年来在律界十分盛行的项目管理理念。绝大多数同行已然注意到，每一个案件即是一个“项目”，在解决客户问题时需要在时间、工作范围、质量和成本之间找到一个平衡点。我们通过 Alpha 操作系统，为每一个案件单独建项，同步计算工作时间和分类存贮文档，方便团队管理案件。

项目管理示意图

（来源：Alicia Mitchell-Mercer,Post-Project Review: How Lawyers can Leverage Mistakes)

在两年前，我们就借助 Alpha 搭建了内部“刑事辩护（全阶段）”的项目模板。

在纵向维度上，我们通过设置标准任务来规范团队成员在不同诉讼阶段的工作；在横向维度上，我们则设置了统一的文件夹系统。

我们赞同，无论是在 Win 端还是在 Mac 端，文件夹都是区分文档的一个重要维度，也是落实项目管理思维的具体载体。

试图通过一个文件夹来存贮所有文档的做法，结果往往会事与愿违（搜索达人除外）。我们的项目文件夹如下图所示：

商业刑事部辩护案件项目文件夹示例

通过 Alpha 系统，使用者在本地安装“Alpha Box”并对相应项目设置“同步该资料库”后，电脑会自动生成相应文件夹。

如果你没有使用 Alpha 系统，也可以通过本地部署的方式，先行制作文件夹模板的方式，然后再在具体案件中进行复制。这样每个项目的文件夹系统尽可能做到了统一。

上述项目文件夹系统几乎能够涵盖我们办理案件过程中的所有文档，同时又能够做到各有侧重。

团队成员在养成默契后，都会知道相应类型的文档会保存在哪个文件夹当中，无需再耗费时间进行搜索或者思考应当放置在哪个文件夹当中。

此外，我们也不限制三级文件夹的设置，以尊重案件差异和律师的个性化，从而实现灵活办案。二级文件夹名称和存贮文档如下所示：

01 委托资料：包括委托代理合同、报价方案、委托书、身份关系证明、法定（诉讼）代表人身份证明、代表人身份证复印件、工商营业执照、所函等；

02 卷宗资料：包括办案部门卷宗、文档密码、出具的通知书、决定书等；

03 案件研究：包括法律检索、案例检索、文章检索等；

04 证据资料：包括当事人提交的证据资料、经办律师收集的证据资料等；

05 律师文书：包括会见笔录、审查报告、申请书、法律意见书、辩护词（意见）、质证提纲、讯问提纲、律师月报、复盘总结等；

06 其他资料：包括与客户聊天记录、文件邮寄凭证、收件回执等其他资料。

一、不要为了区分而区分

在解决各类文档的逻辑归属问题后，接下来则是考虑如何规范文档命名。细心的读者会注意到，我们并没有结合案件信息为二级文件夹进行单独命名。这是基于如下考虑：规范命名的目的是为了区分文档，但不要为了区分而区分。

在《律师职业基本素养》一书中，作者对电子文档命名设置了多达7项的构成要素。

尽管的确实现了区分目的，但不免“小题大做”，花费了太多时间成本。而文档管理这项工作，虽是看似花不了太多时间，但点滴之差经过时间和人数加成之后，最后必然会差之千里。

《律师职业基本素养》文档命名要素（P.194）

其实，无论是用 Windows 系统，还是用 Mac 系统，无论你是通过浏览器访问，还是直接通过文件夹打开，在前端窗口的不同位置都会显示一级文件夹的相关信息，而这些“隐性信息”只是被我们喜欢偷懒的大脑给刻意忽视了。

既然能够通过一级文件夹来区分二级文件夹，区别又仅仅是一瞥之差，那为何要自寻烦恼，花费时间重复命名了呢？

通过一级文件夹可以有效区分二级文件夹

二、如无必要，勿增实体

奥卡姆剃刀原理建议我们在解决问题时要避繁逐简，追求简单有效的处置方案。为了统一命名规则，我们专门编制了《商业刑事部文档管理及命名指引》。其中，我们提倡大家通过“文档内容特征-客户名称”这一简单规则来命名文档。这种命名规则基于如下考虑：

第一，我们的视线习惯从左向右来获取信息，将关键要素放置在最左侧，方便第一时间去识别文档。

否则，遇到标题过长或者图标没有显示出有效信息时，我们还要点击更换文件夹显示方式，额外消耗精力进行甄别，增加了一些时间成本。

第二，“文档内容特征”外延广阔，会根据不同情况做到区别对待，充分尊重制作者的自主性和灵活性。

同时为了保证团队大致统一，我们又在上述指引中列举了众多例子，最终避免混淆情况的发生。

第三，虽然《刑法》规定有 422 个具体罪名，但现实中大多数案件涉及到的不足 50 个。如以罪名作为区分要素，势必无法做到有效区分。

同理，民事案由也不适合作为构成要素。相比之下，客户名称其实更为适宜。

第四，对于文书的过程稿以及向同一单位出具的多份文书，我们也提倡成员表明相应版本/序号，用来相互区分。

发给法院开庭的“三纲一词”，同时也要注明律师姓名和联系方式，方便书记员操作。

《商业刑事部文档管理及命名指引》

相较于电子文档，纸质文档具有一定先天不足。例如，不便携带和保存，分类和整理时会比较麻烦，无法搜索目标内容。

最令人棘手的是，纸质资料一旦毁损或者遗失，在物理上便很难恢复。因此，我们对于接收的各类纸质资料，都会在第一时间扫描，然后将 PDF 文本上传在相应项目文件夹当中（“Alpha Box”支持自动同步）。

这样做还有如下好处：

第一，只要能够联网，我们可以随时随地通过手机或者电脑获取目标文档，不再受纸质文档的时空限制，契合现代移动办公需要；

第二，刑案卷宗数量一般都不会少，在看守所等无法使用电子设备的区域，只需打印关键部分即可，节省力气的同时还能做到绿色环保（公安部、司法部虽已发文明确律师可以在会见时携带电脑，但出于防范执业风险，我们目前暂不提倡会见时使用电子设备）；

第三，包括证据原件在内的重要资料统一放置在专门档案柜中，在保证证据安全的同时，也增添了客户信任；

第四，通过 Alpha 系统自动同步功能，打开电脑即可获取最新更新的资料，同时也没有容量限制，无需再受累 U 盘存贮；

第五，我们也将扫描文件夹部署在云端，支持不同成员同时访问、使用，提高协作效率；

第六，在需要提交证据时，可以通过 PDF 软件直接组织相应文档、添加页码，一键打印，既省时又高效。

即使需要修改，编辑 PDF 文档也远比复印、装订纸质文档来得轻松。

解决了文件夹和文档命名的问题之后，接下来则是需要思考如何高效使用它们。对于团队而言，很大一部分知识成果可以重复利用。

而一项工作每次都是从 0 开始，势必会因重复性劳动阻碍团队效率的提升。

这个问题平时并无太多影响，但遇到事情紧急、任务繁重的情形，小瑕疵就会变成大麻烦，无法保证最终成果的质量。

为了做好点滴积累，我们在项目文件夹之外，又专门建立了法律知识库和律师文书库。

其中法律知识库用来存在搜集得来的法律法规、相关案例及检索报告、“两高”指导案例和法官裁判评析等资料，方便大家准确掌握法律规定；

律师文书库则是用来存在各类文书模板、定稿文书等资料，既能形成统一的格式，也可以在既有成果的基础上不断精进，提高文书写作质量。

法律知识库示例

上述两项文库并不是孤立存在，而是与案件项目库有机串联在一起。其中，法律知识库大多是由具体项目中的“03 案件研究”文件夹内容组成，并按照一定顺序进行排列；律师文书库则是来源于“05 律师文书”文件夹。

在解决个案问题需要查找资料时，我们的第一反应不是新建文档或者打开浏览器进行搜索，而是先查看法律知识库和律师文书库，检索有哪些既有成果可以重复利用。

这种工作流程，使得我们初步打造出团队知识输入到输出的完整闭环，大多数工作都不再是从零开始，节约了很多功夫。

而为了方便成员快速调取资料，我们也提倡通过在桌面固定快捷图标（Win端）、在“个人收藏栏”锁定（Mac端）或者安装“Clover”软件的方式来提高搜索效率（一般而言， 目标文档访问不宜超过三级文件夹）。

前者十分常见，不需赘述；后者则是 Windows Explorer 资源管理器的一个扩展，为其增加类似谷歌 Chrome 浏览器的多标签页功能。这样可以在任何一个文件夹中，通过一次点击，访问另外一个文件夹。

不要小看这一点点微小的变化，其好处是立竿见影——对于团队而言，明显提高了法律知识库和律师文书库的使用频率，节约了再次搜索的时间成本；

对于个人而言，每天都可以节约 15 分钟左右的时间，日积月累，再加上其他知识管理成果的增幅，改变也十分显著。

快捷访问目标文档

PDCA循环理论（即戴明环理论）将质量管理分为四个阶段，即计划（Plan）、执行（Do）、检查（Check）、处理（Act）。

我们在参考敏捷开发这一方法时，也在第一阶段不经意间走了一遍 PDCA 循环——作出计划、计划实施、检查实施效果，然后将成功的纳入标准，不成功的留待下一循环去解决。

而在完成第五步之后，第一阶段的知识管理工作基本上可以画上句号。

文档管理

在第一阶段，我们从发现问题、诊断症结开始，然后提出这一阶段调整的核心需求，继而结合自身特色和办案实践，思考具有执行性和有效性的解决方案。

在这个过程中，各位先行达人、优秀同仁的成果也给了我们很多启发。

我们也尝试结合不同的软件和 Alpha 系统来融入知识管理工作。

当然，查验和总结各项措施的具体效果，不断地进行相应调整自然也是不会少的。

期间遇到的 BUG 、麻烦和形形色色的障碍囿于篇幅所限，暂时按下不表，但最终相互支持，统一认识，即便走得慢一些，也终于完成了大部分工作。

无需否认的是，知识管理这条长征路，我们当前不过是才迈出了离开瑞金的第一步，远远还未触及深水区。

第一阶段针对的是具体、显性的文档与文件夹，改动起来并不复杂，但对于抽象的、隐性的办案经验却力有不逮。

此外，一些目标信息潜藏在文档内容之后，即便已经形成默契，搜索起来仍会遇到麻烦。这些问题都有待在下一个阶段解决。

部门知识管理工作还未触及深水区

诚然，相较于法律检索和文书写作，基于办案经验的案件研究对办好一单案件更为关键，往往又占据成员很大一部分时间和精力。

如何将隐形知识转化为显性知识，如何将内化的办案经验可视化，如何使其在成员之间进行流动（包括代际传承）、如何抓住教育契机更新专业知识，这些都是在第二阶段我们需要思考和解决的重要命题。

转换关键知识的类型

（《知识管理如何改变商业模式》P.52）

思路已然成型，接下来又是一翻新的调整。知识管理，我们仍在路上。

更多往期精彩文章：

张健：民事诉讼文书应该怎么写？ 

袁华之：如何做一个案子收获十个案子的口碑？

辅导了100多家律所，原来这才是法律服务产品的本质