解读|《公证档案管理办法》解读

（二）管理工作职责部分

第五条规定了公证机构配备档案工作人员的要求和日常职责 。档案工作人员对于形成档案数量较大的公证行业而言非常重要，因此必须明确其日常工作中的权利、义务和责任。《办法》列举了档案工作人员的六项职责，涵盖档案的保管、统计、接收、移交、利用销毁等方面，比较详尽，需要公证机构认真选择档案工作人员并监督指导其认真履行职责。

第六条对公证机构的档案库房建设提出要求。明确档案库房需要满足的设立标准、配置的设施设备和确保安全的目标。 实践中，公证机构对于公证档案的保管安全普遍高度重视，能够按照《机关档案管理规定》《档案检查工作办法》等规范性文件规定的标准建设档案库房，配备防火、防盗、防潮、防虫等设施设备，实现了公证档案保管的实体安全。

第七条明确了公证机构采购档案外包服务的条件要求及档案服务企业开展档案外包服务的能力标准。《办法》在援引《档案法》《档案法实施条例》等相关规定的基础上，进一步细化了公证机构委托档案服务企业的条件和程序 。 实践中，已有地方的公证协会、公证机构探索与档案服务企业合作开展档案管理工作，积累了有益经验，后续还需要进一步按照《办法》的要求予以规范

（三）整理与利用部分

第八条主要规定了公证档案整理工作的启动时间 。 需要注意的是，本条与《公证文书立卷归档办法》的规定有所不同：一是将公证文书材料立卷归档的条件由“公证事项办理结束或终止 ”调整为“公证业务办结或者公证机构作出不予办理公证、终止公证的决定”，与《公证程序规则》规定的三种公证活动完成的情形保持一致，增加了公证机构不予办理公证后也需要进行档案整理的要求；二是将归档的责任主体由“承办人 ”调整为“承办公证员”，进一步明确了归档责任的具体承担主体；三是增加“及时整理立卷，定期向档案工作人员移交 ”的规定，强调归档工作的时效性与规范性。

第九条规范并优化了公证档案立卷原则 。 一方面维持立卷的基本做法是“一证一卷、一卷一号”，即每一份公证书对应一本公证卷宗，形成一份档案。另一方面也允许公证机构根据实际情况，将若干份有关联的公证书进行合并立卷。此处对《公证文书立卷归档办法》的规定进行了优化，将可以合并立卷的情形由“同一当事人为同一目的而办的数项公证 ”扩大为“ 当事人为同一目的而申请办理的数项公证”，即增加了不同当事人因同一事由集体办理公证的情形 。修订的缘由是《办法》在征求意见期间有公证机构提出，实践中存在公证机构在服务党委政府拆迁安置、建设征地“农转非 ”等工作时，大量的当事人会办理同一种类的公证，如委托公证、农转非劳动力人员自谋职业协议公证等，此时采取合并归档方式，有助于未来完整还原事件，发挥档案作为历史记录的作用。对此建议，《办法》予以采纳吸收。

第十条明确了公证档案整理工作的总体要求，即公证文书材料齐全，图文字迹清晰，格式标准统一三个方面。其中，关于文书材料齐全的范围通过第十一条的规定列明；关于格式标准统一是指不允许出现公证档案一部分以纸质形式、另一部分以电子形式，合在一起成为完整公证档案的情况出现。

第十一条规定了公证档案正卷的归档范围 。 一是要求归档的文书材料一般为原件，特殊情况下可以使用复制件但需标记复制件与原件一致；二是明确公证档案正卷归档内容主要包括 13 项，其中第 6 项“当事人申请证明的文书原件或者底稿”、第 9 项“审查、核实所取得的证明材料 ”和第 10 项“履行反洗钱义务形成的材料 ”不是必须有的内容，而是要根据具体的公证业务内容确定是否存在相关的文书材料需要归档；三是援引《公证程序规则》第六十条第四款的规定，强调对公证档案副卷的制作和保存。

第十二条对档号编制进行了规范 。 实践中公证机构编制档案档号需要考虑两种情况：对于公证档案进入国家综合档案馆保管的，要按照拟进入的档案馆的具体规定编制档号；对于公证档案由公证机构自行保管的，按照本条确定的方式编制档号。

第十三条对公证档案利用工作提出了新的总体要求 。 一是明确公证档案利用的形式包括查阅、复制、摘录三种，不再包括原《办法》规定的借出情形；二是强调公证档案利用的范围原则上限于正卷部分，不包括副卷内容；三是规定公证机构需要建立公证档案利用制度，根据不同的利用情形设置不同的利用程序和内部控制机制，而不仅是原《办法》规定的具备公证档案借阅制度即可 。 因此，公证机构需要根据《办法》对公证档案利用的宏观思路、方法和已有的制度内容进行相应调整。

第十四条规定了公证档案内部利用的规则 。 与原《办法》相比，本条保留了“履行审批、登记手续 ”的要求，并增加了“不得将公证档案带离指定区域 ”的禁止性规定 。 关于指定区域的范畴，由公证机构自行决定并在相关制度中体现 。 新增规定旨在避免公证档案内部利用时脱离公证机构及档案工作人员的控制，带来档案篡改、损毁等不利后果。

第十五条规定了公证档案对外利用的规则 。 公证档案对外利用涉及的主体多且复杂，《办法》针对五个方面的主体采取了差异化的处理方式：一是增加公证协会因工作需要利用公证档案的内容，与司法行政机关保持一致，用以完善实践中常见的公证协会处理公证复查争议投诉、开展公证卷宗质量检查等工作过程中利用公证档案的依据。 二是在审判机关、检察机关的基础上新增监察机关、公安机关、国家安全机关等部门因办案需要利用公证档案的场景，明确上述部门利用公证档案的程序是需要出示工作函并履行登记手续，相较过去简化了利用程序，同时不再规定将档案原件借出的内容。三是增加本公证机构以外的公证机构利用档案的内容，提出“因工作需要利用 ”和“未列为密卷 ”两个限定性要求，明确其他公证机构仅需要出具申请函并履行登记手续后就可以利用公证档案，促进公证行业内部互助，以及便利当事人跨地域办理公证的质效水平。 四是增加公证当事人自行申请利用公证档案的内容，明确当事人能够利用的公证档案范围包括三个类别：公证书正本，即公证机构根据当事人申请出具的公证书的存档原件；其本人作为申请人提供的有关证明材料，如身份证复印件、无犯罪记录原件等；申请证明的文书材料，如委托书、合同协议等。 同时将律师作为代理人利用公证档案的情形吸收至公证当事人委托他人申请利用公证档案的范畴，优化了规则结构体系。五是明确上述四大类主体之外的其他单位、个人原则上不得利用公证档案，相较于原《办法》的规定，扩大和便利了公证档案的利用。另外，考虑到特殊情况存在的可能性，《办法》规定遇到特殊情况需要利用公证档案的，应当由公证机构报所在地司法行政机关同意。需要说明的是，此处认定特殊情况、发起上报程序的主体是公证机构，司法行政机关同意与否并不属于具体行政行为。

第十六条规定了档案利用主体和保管主体的义务 。 其中，档案利用主体的义务是需要严格承担的，篡改、毁损或者伪造公证档案，造成公证档案的不真实、不完整的行为是严令禁止的 。 保管主体即公证机构，其义务主要体现在档案真实性、完整性出现问题时的发现、报告和补救上 。 对于违反《办法》规定义务的行为，档案利用主体和保管主体都将承担相应的法律责任。