如何用云文档实现交付现场状态实时同步?

在房地产工地开放或交付现场，我们最熟悉的场景就是微信群里此起彼伏的通知：“1# 401进场”、“2# 605进场”……

如果想知道看房的进展，虽然能翻看聊天记录，但面对少则数十，多则数百条的群消息，你很难瞬间判断出：

现在全场到底还有多少户在看房状态？

哪些楼层当日已经结束看房了？

今天分享一个实战方案：

利用腾讯云文档（或者其他云文档）的Excel公式组合，将“线性”的微信群通知转化为“平面”的数字化看板，让现场状态一眼见底。

核心逻辑：从“流水账”到“矩阵表”

微信群消息本质上是“流水账”，而管理需要的是“状态位”。

通过云文档的公式设置，将原本杂乱的信息进行结构化处理。

01：建立底层索引（数据清洗）

这是一个项目的开放计划，保存在腾讯云文档的表格中，包含楼栋、户号及到访日期。我们把它命名为“开放计划”。

利用 LEFT 、 RIGHT 和 LEN 函数，从原始户号中拆解出【楼层】和【房序号】，再用 & 符号拼接成唯一标识。

在这张表的左侧添加3列，分别命名为：【楼栋房号】【楼层】【房序号】，在第二行空白单元格中分别设置对应的公式。

楼栋房号：

=D2&B2&C2

楼层：

=TEXT(LEFT(E2,LEN(E2)-2),"00F")

房序号：

=RIGHT(E2,2)

这样， 每一户就建立全局唯一的“楼栋房号”索引，是实现后续所有自动化引用的基石。

02：搭建二维矩阵引用表

在当前腾讯云文档表格中新建工作表，创建一个【行】为楼层，【列】为房序号的二维矩阵表格。我们把它命名为“业主到访分布”。

表格右侧要包含【楼栋】和【到访日期】，便于进行快速的引用操作。

在19F、05对应的单元格中，设置如下的公式：

=IF(VLOOKUP($G$2&$A2&B$1,到访计划!$A:$F,6,0)=$H$2,"待签到","")

它通过自己所在的楼栋位置，通过查询到访计划中的时间，来确认当前户在具体日期是否到访。

例如：

1# 19F05户，5月18日到访。公式识别后，直接显示“待签到”。

将公式拖拽复制后，就可以知道某栋楼某个时间点是否到访的二维矩阵信息。

03：搭建二维矩阵状态表

在当前腾讯云文档表格中再次新建工作表，重新创建一个【行】为楼层，【列】为房序号的二维矩阵表格。我们把它命名为“业主看房状态”。

将【业主看房分布】中的数据，通过选择性粘贴-仅粘贴值的方式，粘贴至【业主看房状态】对应的单元格中。

这样，楼栋在5月18日的到访信息将保存在这个新的动态看板中。

选中这些单元格，通过【数据】-【数据验证】-【下拉选项】，为动态看板设置显示状态。

可以为不同状态设置不同的名称和颜色。例如设置【待签到】、【在现场】、【已离场】，并分别为它们设置浅蓝色、红色和绿色。

设置好后，二维矩阵中每一户将变为【下拉列表】，原先显示的“待签到”信息也会变为相应的色块。

当看房状态出现变化后，可通过下拉列表快速进行状态的变更。

将这个二维矩阵看板分享给团队后，团队成员都能够实时查看看房动态。

也可以在动态表右侧设置统计公式，例如三种不同状态的实时数量。

以待签到为例：

=COUNTIF($B$2:$F$17,G2)

注意：

1、为了防止误操作，需要严格管理“编辑权限”。

2、为了防止无关人员查看，在表格分享时不要选择“所有人可查看”和“所有人可编辑”。

我也把这个表格模板的链接放在原文链接中，有需要可以直接点击文章左下方的【阅读原文】，【保存副本】或者【另存为模板】。

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