Word邮件合并是办公室高频应用功能之一，是需要批量生成格式统一、内容存在个性化差异的文档。

这份Word邮件合并实操教程，手把手教你搞定模板制作、数据源匹配、批量生成全流程。无需复杂技能，零基础也能快速上手，一键生成格式统一、信息精准的文档，帮技术人节省80%的重复工作时间，高效搞定办公琐事！

一、具体的应用领域：

1、办公行政场景

批量制作通知、函件、邀请函：比如公司给全体员工发的节日福利通知，只需设置好通用模板，再匹配员工姓名、部门等信息，就能一键生成数百份个性化通知。

制作员工入职/离职文件、薪资条：薪资条的表头和计算逻辑固定，仅员工姓名、工号、薪资明细不同，用邮件合并可避免重复编辑，减少出错率。

2、市场营销与客户维护场景

批量发送客户回访函、产品推广信：针对不同客户的姓名、购买产品类型，生成定制化的推广内容，提升客户的关注度和信任感。

制作会员贺卡、优惠券：结合会员信息库，批量生成带会员姓名、专属优惠码的贺卡或优惠券。

3、教育与政务场景

学校批量制作录取通知书、成绩单、家长会邀请函：模板统一，仅学生姓名、班级、成绩等信息不同，高效且规范。

政务单位批量下发政策告知书、补贴领取通知：面向辖区内居民或企业，快速生成带接收人信息的正式文件。

二、Word邮件合并的优势【水文，可跳过直接看教程】：

1、大幅提升效率，节省重复劳动

无需逐份编辑文档，只需制作1个通用模板+1份数据源（Excel表格/Word表格/Outlook联系人等），即可批量生成几十、几百甚至上千份个性化文档，效率提升数倍。

2、保证格式统一，强化专业形象

所有生成的文档沿用模板的字体、排版、落款等格式，不会出现手动编辑导致的格式错乱，适合对外发布的正式文件。

3、降低出错概率，数据精准匹配

数据源与文档内容一一对应，避免手动复制粘贴时的姓名、信息写错、漏写等问题，尤其适合涉及大量人员信息的场景。

4、操作门槛低，无需专业技能

依托Word自带功能，向导式操作流程清晰，只要会基础的Word和Excel操作，就能快速上手，无需编程或额外软件支持。

三、邮件合并的操作步骤

举例来一步一步的操作，拿下面的文档，一个excel表，一个Word成绩通知单。

Excel表如下：

1. excel成绩单编辑好后保存为*.xls格式，然后保存退出，用*.xls格式，是因为这个格式兼容性更好。
2. Word通知单制作如上。
3. 在word中选择引用/邮件合并/打开数据源，选择学生成绩表。

好吧，出错了，需要再检查数据表。格式是*.xlsx，另存为更改格式为*.xls，然后再试。这次成功了见下图：

4、导入正确后，表格锁定

图5表单已锁定

数据导入后，excel表就被锁定了，不能再编辑了。如上图：

重点：出错原因，一是格式不兼容，二是用的盗版，缺少必要组件。

5、数据源打开后就能在word表格中插入。

注意输入光标位置，光标位置在哪一格，就插入到哪一个。

6、重复上面的步骤，把全部项目点一遍插入，如图

点查看合并数据如下：

到这一步就可以说已经完成了，点击合并到新文档，如下：

新文档打开，预览为截图如下：

好了，如果你是一个老师，可以直接打印，愉快的发给每一位家长朋友。邮件合并是非常好用的方法，用处也特别多，如果你需要文章中的联系模版，那么动动你的小手，点个关注，私聊我，我给你发上面练习用的文档。