电子发票必须打印归档吗?只存电子版到底合不合规?

随着全面数字化电子发票推广应用与会计档案电子化管理持续深化，电子发票（含增值税电子发票、全面数字化电子发票）已成为企业经济活动与财务核算的核心原始凭证。实务中，电子发票是否必须打印纸质件归档、仅保存电子版是否合规，是财务人员、报销人员普遍关注的问题。依据财政部、国家档案局、国家税务总局相关规定，符合条件的电子发票可仅以电子形式归档，无需打印纸质件；采用纸质打印件归档的，必须同步保存电子原件，二者不可替代。本文结合现行政策与实操要求，系统说明电子发票归档规则、适用条件与管理规范，为单位合规处理提供指引。

一、政策核心结论：符合条件可仅存电子版，不打印纸质件合规

根据《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第79号）、《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号）及国家税务总局相关解答，电子发票与纸质发票具有同等法律效力，满足规定条件的单位，可仅以电子形式对电子发票进行报销、入账、归档，无需打印纸质件，即实行“单套制”管理；单位以纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存电子发票原件，即实行“双套制”管理，仅保存纸质打印件不符合规定。

二、仅留存电子版（单套制）的适用条件

单位实行电子发票单套制归档，需同时满足以下条件，确保电子发票来源真实、传输安全、存储合规、可查可验。

（一）电子发票来源真实有效

电子发票由法定系统开具、传输，数电票为含有数字签名的XML格式文件，增值税电子发票为带有效电子签章的OFD、PDF格式文件，来源可追溯、内容未被篡改，具备完整发票要素与法定效力。

（二）会计核算系统适配

单位使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子发票数据，可输出国家标准格式的会计凭证、账簿、报表等资料，系统设置经办、审核、审批等必要审批流程，具备发票查重、验真、防重复入账功能，从流程上杜绝重复报销与错误入账。

（三）信息安全与防篡改保障

电子发票在接收、传输、存储、归档全流程采取安全技术手段，确保文件不被非法篡改、损毁、丢失；具备篡改识别与校验机制，可及时发现数据异常，保障电子档案真实性、完整性、可用性、安全性。

（四）归档管理符合规范

电子发票归档范围、保管期限、整理标准、检索利用等符合《会计档案管理办法》要求，建立电子会计档案管理制度，配备专用存储设备或云端存储空间，实现分类管理、长期保存、便捷查阅，满足审计、税务、财政等监督检查需求。

三、打印纸质件归档（双套制）的强制要求

单位因内部管理、查阅习惯等需要，仍使用电子发票纸质打印件报销、入账、归档的，必须严格执行双套制要求，不得仅保存纸质件。

（一）必须同步保存电子原件

以纸质打印件作为归档依据的，必须同时保存该发票的电子原件，数电票为XML格式，电子发票为OFD、PDF格式，截图、照片、扫描件不属于法定原件，不得替代电子源文件。

（二）纸质打印件仅作辅助查阅

纸质打印件不具备独立法律效力，仅可作为辅助查阅凭证，不能替代电子原件作为原始凭证入账归档；税务、审计等检查时，需提供电子原件进行验真、核验。

（三）电子原件管理要求

电子原件应集中存储、分类编号，与会计凭证关联对应，确保可快速调取、查验，保管期限与纸质会计档案一致，最低保管期限为30年，期满按规定程序鉴定销毁。

四、电子发票归档实操规范与管理建议

（一）企业财务实操规范

1. 建立电子发票接收与审核机制，要求报销人员提交电子原件，拒绝仅提供截图、照片、打印件无原件的报销申请；

2. 配备电子发票管理工具，实现自动验真、查重、防篡改，降低人工审核风险；

3. 实行单套制的单位，完善电子会计档案系统，满足数据存储、安全防护、检索利用、长期保存要求；

4. 实行双套制的单位，纸质打印件与电子原件同步归档、关联管理，确保账证一致、来源可查。

（二）个人报销操作建议

1. 取得电子发票后，及时下载保存XML、OFD、PDF格式原件，不删除、不修改源文件；

2. 按报销项目、时间分类整理，便于提交与归档；

3. 报销时按单位要求提交电子原件，不仅提供纸质打印件或图片，确保报销流程合规。

（三）风险提示

1. 仅保存纸质打印件、未留存电子原件，属于会计凭证归档不合规，面临税务、财政检查处罚风险；

2. 电子原件存储不当导致丢失、损毁、篡改，将影响凭证效力，无法正常抵扣、税前扣除与审计核查；

3. 数电票未保存法定XML格式原件，不符合入账归档要求，不得作为合法原始凭证。

五、总结

电子发票归档实行单套制与双套制并行的管理模式：单位满足系统适配、安全保障、合规管理条件的，可仅留存电子版，无需打印纸质件，符合数字化管理导向；单位使用纸质打印件的，必须同步保存电子原件，二者缺一不可。

各单位应结合自身信息化水平与管理需求，严格遵循财会〔2020〕6号、《会计档案管理办法》等规定，规范电子发票接收、审核、报销、入账、归档全流程，强化电子原件管理与安全防护，既落实会计档案合规要求，又提升财务工作数字化、高效化水平，有效防范合规风险与管理风险。

翡财税

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