WPS表格技能:数据规则6个注意,照此操作效率翻倍

Excel处理数据自有一套规则，在整理数据时，应遵循以下这些规则，这样处理数据会更准确、高效。

（1）一个单元格一个属性。

如数量和单位不能放于同一个单元格中。

（2）数据源中禁止合并单元格。

合并单元格可用在不需要进行下一步统计汇总的表格中，在数据源表中禁止合并单元格。一个规范的数据源表应该将所有单元格填满，有一条记录一条，每一行数据完整、结构一致。

（3）表格标题不放在工作表中。

Excel的标题行用于存储每列数据的属性，如“年龄”“职务”“销售量”等，是筛选和排序的字段依据。所以，不能用标题占用工作表首行，在工作表和工作簿名称中将标题标识出来就可以。

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（4）勿用空行空列隔断数据。

在数据源表中添加空行会影响数据的连续性。如果确实需要将数据分隔开，可以通过将单元格边框加粗、改变单元格填充色等方法实现。

（5）不要添加合计行。

一张规范的数据源表，不应该有多余的合计行。一边输入数据，一边求和，是不可取的。正确的做法是，先录入数据，然后再合计。数据源表为一张表，汇总表为另一张工作表或在其他区域。汇总可以使用函数、数据透视表等完成。

（6）同类数据一张表。

同类型数据尽量使用一张工作表记录，不在同一张工作表中，筛选、排序、引用和汇总的难度会增大不少，非常不利于操作。

特别是在刚接触Excel，对一些技能还没有掌握时，应尽量地将数据规范化，虽然解决的都是很小的问题，但在处理数据时这些操作可以帮我们节约很多工作时间。当然，对于工作表的美化，情况又不同，不过最好保证有一份标准、规范的源文档，这样遇到不同情况时，后续处理会相对简便一些。