夜雨聆风
5分钟学AI:快速总结长文档
📚 「5分钟学AI」系列 · 职场实战
你一定有过这种经历：
领导发来一份20页的行业报告，说”下班前看完，明天开会讨论”。
打开文档，密密麻麻的字，看完第一页就开始犯困。
今天教你用AI，5分钟把10页报告变1页摘要。
用什么工具？
根据文档长度选择：
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Kimi |
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Kimi |
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本篇以Kimi为例，因为它处理长文档最强。
3步搞定文档总结
第1步：上传文档
打开 kimi.moonshot.cn，点击输入框旁边的”上传文件”按钮。
支持：PDF、Word、Excel、PPT、TXT、图片
第2步：说出你的需求
上传后，用这句话：
帮我总结这份文档的核心内容，列出3-5个关键要点，每个要点不超过50字
进阶版（让总结更有针对性）：
帮我总结这份文档，重点关注以下方面：
1. 主要结论是什么？ 2. 有哪些数据支持？ 3. 对我们公司有什么启示？
第3步：复制结果
AI会给你一个结构化的总结，直接复制到你的文档里。
如果想要更简洁：
把上面的总结精简到300字以内
4个常用Prompt模板
模板1：快速摘要
总结这份文档，用3个要点概括核心内容
模板2：提炼结论
这份文档的主要结论是什么？列出3条
模板3：提取数据
从这份文档中提取所有关键数据和数字，整理成表格
模板4：对比分析
这份文档提到了哪些方案？对比它们的优缺点
实战案例
场景：领导让你看完一份行业研究报告
你的操作：
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1. 上传PDF到Kimi -
2. 输入：
你是一位行业分析师，请帮我分析这份报告：
1. 行业整体趋势是什么？ 2. 主要玩家有哪些？各自优势是什么？ 3. 未来3年的机会点在哪里？ 4. 对我们公司有什么建议？
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3. 复制AI的回答，稍作修改 -
4. 发给领导
耗时：5分钟（原来需要1小时）
常见问题
Q：AI总结准确吗？A：大部分情况下准确。但涉及数据、日期等关键信息，建议对照原文核实。
Q：能总结图片格式的文档吗？A：可以。Kimi支持图片识别，直接上传图片就行。
Q：文档里有表格怎么办？A：AI能识别表格内容。你可以说”保留原文表格的格式”。
Q：能同时上传多份文档吗？A：可以。Kimi支持多文档对比分析。
⚠️ 重要提醒：信息安全
上传文档到AI之前，请注意：
不要上传敏感信息：
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• 公司内部机密文件 -
• 客户隐私数据 -
• 财务敏感数据 -
• 合同、报价等商业信息
企业用户注意：
大型企业通常会与AI服务商签署数据处理协议（DPA）或企业版服务协议，确保：
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• 数据不会被用于模型训练 -
• 数据传输和存储加密 -
• 符合企业安全合规要求
建议：
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• 如果公司有统一的AI工具，优先使用公司采购的企业版 -
• 上传前脱敏处理，去掉敏感信息 -
• 不确定时，咨询公司IT部门
记住：免费的公开版本，数据可能会被用于改进模型。敏感文件请谨慎处理。
进阶技巧：多文档对比
当你有多份文档需要对比时：
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1. 同时上传2-3份文档 -
2. 输入：
对比这3份文档的观点，找出相同点和不同点，整理成表格
适用场景：
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• 对比多份竞品分析报告 -
• 对比多个供应商报价 -
• 对比不同年份的财报
总结
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记住：AI是帮你读，不是替你思考。关键决策还是要自己判断。
系列文章
这是「5分钟学AI」系列的第7篇文章：
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1. ✅ 5分钟理解LLM -
2. ✅ LLM能做什么 -
3. ✅ 掌握Prompt的3个关键要素 -
4. ✅ 5分钟学AI：回答不满意?学会追问技巧 -
5. ✅ 5分钟学AI：选对AI工具 -
6. ✅ 5分钟学会和AI聊天：第一次提问的3个技巧 -
7. ⭐ 本文：快速总结长文档
下一篇：用AI写得体邮件
关注「5min学AI」，每天5分钟，告别AI焦虑。
写在最后
「5分钟学AI」这个系列的初心很简单：
AI已经来了，但大多数人还在观望。
有人觉得AI太复杂，有人觉得AI离自己太远，还有人被各种”AI要取代人类”的焦虑裹挟。
我想用最简单的方式告诉你：AI没那么可怕，也没那么复杂。
每天花5分钟，了解一个AI小知识，慢慢你就比别人领先一步。不是要成为AI专家，而是——
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• 当别人还在问”AI是什么”时，你已经在用AI提效 -
• 当别人还在纠结”选哪个工具”时，你已经找到适合自己的 -
• 当别人还在担心”被AI取代”时，你已经让AI成为你的助手
AI不是洪水猛兽，它是工具。会用工具的人，永远不用担心被工具取代。
希望这个系列能帮到你。
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