夜雨聆风
文件分类与归档管理办法
文件分类与归档管理办法
第一章 总则
第一条 目的与依据
为规范本单位文件收集、分类、整理、归档与管理工作，确保文件资料完整、系统、安全、可查，提升公文处理与档案管理规范化水平，依据《中华人民共和国档案法》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》及上级主管部门相关要求，结合本单位实际，制定本办法。
第二条 适用范围
本办法适用于本单位所有收文、发文、内部资料、会议材料、专项工作材料、电子文件等各类文书资料的分类、流转、归档与保管工作。全体工作人员均应遵照执行。
第三条 管理原则
文件分类与归档遵循集中统一、规范标准、便于查找、安全保密、应归尽归原则，做到分类科学、编号清晰、整理规范、保管有序、利用高效。
第四条 职责分工
1.办公室（综合科）
为文件归档管理责任部门，负责文件统一收发、登记、分类、流转、督办、整理、归档、保管与提供利用。
2.各业务科室
负责本科室承办文件的收集、整理、移交，配合办公室完成归档工作。
3.档案管理人员
严格执行档案管理规定，负责档案入库、保管、保密、销毁与数字化管理。
第二章 文件分类体系与代码
第五条 总体分类框架
本单位文书档案实行一级类目 + 二级类目 + 三级类目层级管理，核心分类如下：
|
|
|
|---|---|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
本办法重点规范S 上级来文分类标准，其余类目参照执行。
第三章 上级来文（S）分类细则
第六条 二级类目设置
上级来文（S）按发文单位性质划分为3 个二级类目：
1.S1 教育行政部门来文
2.S2 党委政府及综合部门来文
3.S3 其他行业主管部门来文
第七条 S1 教育行政部门来文（含教育工委、教育局）
（一）归档范围
1.国家、省、市、县（区）教育局、教育工委单独制发的公文。
2.教育局牵头、与其他部门联合发文，且主题为教育业务的文件。
3.教育局转发上级教育主管部门（教育部、教育厅）的文件。
4.教育局批复、复函、督办单、督查通知等专项业务文件。
（二）教育业务主题范围
教育教学、招生考试、学籍管理、师资队伍、职称评聘、经费保障、基建装备、校园安全、双减工作、督导评估、思政德育、民办教育、继续教育等。
第八条 S2 党委政府及综合部门来文
（一）归档范围
1.党委办公室、政府办公室制发的全局性公文、决定、意见、通报、纪要。
2.党委、政府直属综合管理部门来文：发改委、财政局、审计局、统计局、编办、机关工委、信访局、督查室等。
3.政府牵头、多部门联合发文，主题为全局性、综合性工作的文件。
4.以政府名义部署的重大专项行动、考核、督查、会议、人事任免等文件。
第九条 S3 其他行业主管部门来文
（一）归档范围
1.非教育、非政府综合口行业主管部门单独发文：人社局、卫健局、公安局、消防救援大队、应急管理局、市场监管局、司法局、住建局、生态环境局、民政局、文旅局等。
2.群团部门来文：工会、团委、妇联、残联、关工委等。
3.上述部门牵头、联合教育部门发文，主题为行业管理范畴的文件。
第十条 联合发文分类判定规则（核心执行标准）
联合发文不按 “是否含教育局” 简单归类，执行牵头单位优先 + 主题内容为辅双标准：
1.教育局牵头 + 教育主题 → 归入 S1
2.党委政府 / 综合部门牵头 + 全局主题 → 归入 S2
3.行业部门牵头 + 行业管理主题 → 归入 S3
4.无法判定牵头单位时，以落款排名第一单位、文件主责事项为判定依据。
第十一条 转发文件分类规则
1.教育局转发上级教育部门文件 → S1
2.政府办转发上级党委政府文件 → S2
3.教育局转发政府 / 其他部门文件 → 按原发文单位归类
4.多部门层层转发 → 按最终直接下发单位归类
第十二条 特殊文件归类规则
1.函件、批复、请示回复：按发文单位对应类目归入。
2.会议通知、参会通知：按发文单位归类，随正式公文一并归档。
3.明电、急件、密件：按发文单位归类，单独标注密级与急缓程度。
4.无明确牵头单位、跨领域综合性文件：按主要管理职责归属类目。
第四章 文件整理与编号规则
第十三条 整理要求
上级来文按年度 — 类目 — 保管期限整理，做到件数齐全、正文附件齐全、印章清晰、签字完备、无缺页漏页。
第十四条 编号规则
档案编号实行：年度 + 类目代码 + 件号示例：2026-S1-001（2026 年教育局来文第 1 件）
第十五条 保管期限划分
1.永久
重要政策、规划、决定、人事任免、重大事件、综合性总结、具有历史价值文件。
2.30 年
一般性业务文件、常规工作部署、专项检查、请示批复。
3.10 年
临时性通知、一般性会议材料、短期工作安排、参考性资料。
第五章 归档流程与要求
第十六条 收文登记
所有上级来文统一由办公室登记，标注来文单位、文号、标题、份数、缓急、密级、承办科室，未经登记不得私自留存。
第十七条 流转与收集
文件承办完毕后，承办科室应在5 个工作日内将原件（含附件、领导批示、办理结果）移交办公室归档，不得私自存放、丢弃、外传。
第十八条 移交归档
每年12 月底完成当年度文件整理，次年 3 月底前完成归档入库，填写移交清单，双方签字确认。
第十九条 电子文件归档
电子文件与纸质文件同步归档，格式规范、命名清晰、备份存储，确保与纸质件内容一致、版本一致。
第六章 保管、保密与利用
第二十条 保管要求
档案实行专柜存放、防潮、防火、防盗、防虫、防泄密，定期检查，确保档案安全完整。
第二十一条 保密管理
涉密文件严格按照保密规定管理，严禁私自复印、扫描、外传、上网，查阅、借阅履行审批登记手续。
第二十二条 查阅利用
内部人员查阅档案需经部门负责人批准，外单位查阅须持单位介绍信并经主要领导批准，档案原则上不外借，确需外借的须限期归还。
第七章 责任追究
第二十三条
对违反本办法，出现文件丢失、损毁、泄密、应归未归、私自留存、违规外传等行为的，视情节予以通报批评、追责问责；造成严重后果的，依法依规处理。
第八章 附则
第二十四条
本办法由本单位办公室（综合科）负责解释。
第二十五条
本办法自发布之日起施行，原有相关规定与本办法不一致的，以本办法为准。
