电子版还是纸质版?IRS鼓励前者,邮政规定使后者复杂

去年，我们曾发布一则提醒，说明根据 Executive Order 14247《Modernizing Payments to and from America’s Bank Account》的要求，所有与联邦政府之间的收付款必须以电子方式进行。

虽然电子支付与退款要求的实施看似相对简单，但正如生活中的许多事情一样，细节决定成败。近期发布的最新指引进一步明确了纸质支票逐步取消的实施方式，以及过渡期间的处理办法。

来自联邦政府的付款（最常见的是税款退税）将按照行政命令的规定停止以纸质支票形式发放，仅保留极为有限的例外情况。目前这些例外尚未被具体界定，但将包括特殊困难情形，例如纳税人无法获得银行服务的情况，以及具有特殊法律或程序要求的情形，例如已故纳税人的案件。

对于大多数不符合上述例外条件的纳税人，自2025年9月30日起，Internal Revenue Service（IRS）将仅以电子方式发放退税。如果应退税的纳税人在报税表中选择不提供银行账户信息，IRS将向其发出通知。纳税人若要最终领取退税，必须回复该通知，提供银行信息，或说明其如何符合上述例外情形。

向联邦政府付款则是另一回事。在我们首次讨论该项规定时，曾担心IRS可能会完全停止接受纸质支票。然而，最新指引明确表示，在另行通知前，纸质支票仍将被接受。不过值得注意的是，IRS的最新指引一再强调电子支付是首选方式，并表示将在不久的将来停止接受纸质支票（同样保留有限例外）。

邮戳规则变化影响及时申报与缴款

数十年来，联邦税法和法规一直依赖“及时邮寄即视为及时申报”（timely mailed, timely filed）原则，该原则载于《国内税收法典》第7502条。纳税人通常理解为：只要在截止日期前寄出税表、付款、退税申请、延期申请或美国税务法院请愿书，即使实际送达时间晚于截止日期，IRS仍视为按时提交。

然而，United States Postal Service（USPS）近期的做法改变了这一现实，为依赖最后时刻邮寄的纳税人设置了重大风险。

USPS最近通过最终规则，正式界定“邮戳”的含义，并明确哪些标记符合邮戳要求。该新定义自2025年12月24日起生效，直接影响“及时邮寄即视为及时申报”原则在重要税务文件截止日期中的适用。

具体而言，新规则明确指出，机器加盖邮戳上显示的日期代表的是“在处理中心进行的首次自动化处理操作的日期”，而非USPS最初接收邮件的日期。

这将如何影响您

潜在延误

由于大多数邮戳是在区域处理中心加盖的，因此邮戳日期可能晚于邮件最初被USPS接收的日期。例如，投放在邮筒中的邮件，可能在投递后数天才被加盖邮戳。

税务实务中的现实情况

在新规则生效后，邮戳日期已不再是“完全可靠的邮寄日期证明”。例如，4月15日交给USPS的报税支票，可能被加盖为4月16日或更晚日期。更糟的是，有时USPS邮戳机甚至不会加盖邮戳。此种情况下，IRS可能将该申报视为逾期，从而触发罚款和利息。

如何确保当日邮戳

如需确保文件在交付USPS当日获得邮戳，应强烈考虑使用特定零售服务。USPS最终规则列举了以下几种方式：

1. 申请人工邮戳：在邮局柜台出示邮件并要求“人工（本地）邮戳”。该邮戳在接受时当场加盖，日期与USPS接收日期一致。

2. 邮资验证标签（PVI）：在柜台支付邮资时，由邮政员工加贴的PVI标签亦显示接收日期。

3. 邮寄证明：可购买邮寄证明，或使用挂号信/认证邮件以获取收据，作为邮件提交日期的证据。

这些新的邮政规定无疑使纸质税务邮寄更加复杂，同时也进一步放大了电子支付（以及适用情况下的电子申报）的便利性与优势。

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