一目的：

确保质量ITAF16949管理体系所需之记录被建立并得到维护，藉以证明本公司管理体系质量量化管理的有效性。

二范围：

凡本公司质量IATF16949管理体系执行中所产生之相关质量管理记录均适用之。

三权责：

各部门负责本部门权责范围内之质量管理记录的建立、归档、保存与销毁。

四定义：

4.1成文信息：组织需要控制和保持的信息及其载体（包括文件与记录）

4.2质量记录：反映质量管理体系运行情况的非技术性记录，如内部审核报告、管理评审记录、培训记录、不合格处理记录。

4.3记录保留期限：记录必须保存的最短时间，依据法规要求、合同要求或内部规定确定。

五作业内容：

5.1质量管理记录的建立：

5.1.1表单的规划：

5.1.1.1相关系统文件的制定者，应依质量管理记录的种类，在文件中规划表单的格式，以记录相关的质量管理信息。

5.1.1.2在规划表单时，应赋予表单适切的名称和格式，并依《文件编码原则》之规则，赋予表单唯一的表单编号，以便使用者易于识别和使用。

5.1.1.3若必要，表单应建立索引号码字段，便于表单记录的日后查阅。

5.1.2质量管理记录的填写：

5.1.2.1相关单位和人员在填写质量管理记录时，应依自身之权责及表单之要求进行填写，并交由相关人员审核和核准。

5.1.2.2填写记录时，应力求字体工整清晰。

5.2质量管理记录的保存：

5.2.1质量管理记录的保存单位，应依质量管理记录的种类和建立的时间(或索引号码序号)分类归档保存。

5.2.2质量管理记录的保存时间，一般记录保存期限均为十年，内部审核及管理审查纪录保存期限为十年，客户及厂商质量管理保证书终身保存，合同及协议书等依其内容规定或相应文件之特别定义要求保存。特殊要求之记录依相应程序或作业规范定义保存期限保存。

5.2.3质量管理记录的保存应避免受潮、受污染和被损坏,并需易于识别和调阅。

5.3质量管理记录的调阅：

5.3.1若非工作上的需要，保管人员应拒绝其它人员调阅质量管理记录。

5.3.2若本公司人员因工作上的需要,调阅质量管理记录时，保管人员应及时督促其归还，避免因时间过长造成遗失或损坏。

5.3.3 若公司外界人员需调阅质量管理记录时，应先经由保管单位主管同意，方可调阅。

5.4质量管理记录的销毁：

5.4.1体系文件的制定者在文件制定时，应规定该文件所产生的质量管理记录的保存期限。

5.4.2质量管理记录若超过保存期限，则由保存单位进行销毁。并记录于「质量记录销毁登记表」

六支持性文件：

6.1 《文件与资料管制程序》

七相关表单/记录:

7.1 《质量记录销毁登记表》

7.2《质量记录一览表》