国际工程的信息文档管理

转载：NEX 筑云慧建

摘要：在国际工程承包项目中，信息文档管理是项目管理的重要组成部分，但是，对于正在努力开拓国际市场的成长中的国内承包企业来说，信息文档管理尚属陌生领域，仍处于学习探索阶段。信息文档管理的环节包括信息酌获取、处理、传递和存储，项目信息文档管理者在具体项目运行过程中应围绕这些重要环节展开工作。文章结合苏丹管道项目的施工实例，介绍了在项目实施过程中信息文档管理的基础工作和一些先进的信息文档管理的模式和方法。

0引言

信息文档管理是项目管理的重要组成部分，但对于我国的承包企业来讲可能还是一个不太受重视的职能管理领域。在我国，大多数情况下都是由合同管理部门担当着整个项目信息文档管理工作。这种管理方式的弊端日益突出，例如项目的信息不能及时迅速流动，信息量巨大造成堵塞，文档管理失效等。在国外，信息文档管理正在全面发展，且已取得重大的进展，有越来越多的国际上知名的承包公司致力于将网络IT技术应用于工程项目管理中。如果国内承包企业不能顺应这个趋势，则在国际竞争中将首先面临无法与国外的开发商及建筑业各相关部门进行网络联系与协调的困境。而承包企业在承包国际工程时，首先面对的问题就是如何用国际通行的运作方式与各方协作。这就要求我国的承包企业能够学习和借鉴国际知名工程公司关于信息文档管理的成熟经验，开拓思路，积极创新，探索出适合本公司和本项目的信息文档管理方法。

本文结合苏丹管道项目的工程实例，阐述信息文档管理在国际工程总承包项目中的实施方法。

1信息文档管理的基础工作

1.1项目中信息的主要来源

管理工作的基础就是信息，通过对信息的采集、提取、处理、存储和传递，管理者才能对工作内容做出决策，制订工作方案和计划。而任何系统都处在一定的环境之中，受环境的影响，也反过来影响着环境。因此，工程项目的信息按其主要来源可分为内部信息和外部信息。图1为项目中的主要内部及外部信息流动示意。

从图1可以看出，项目中的信息很多，信息文档管理者的主要任务就是将从各部门收集到的信息与文档进行处理，从而提高项目运行的效率。

1.2将计算机技术应用于信息文档管理

随着项目的进行，不同来源的信息不断产生，各类文档资料纷至沓来。因此，要组织好信息文档管理工作就应使所有参与该项目的组织和人员在步调上一致。遵循同一种程序，使用同一种信息处理方法，在各个环节上严格按照流程工作，并且保持各种工作流程的追踪记录。要达到以上的要求，没有计算机和网络是办不到的，任何国际工程项目，都要注意充分利用国际互联网的优势，无论工程规模大小，一定要实现办公自动化，并组建计算机局域网络。

（1）项目高效率运作。网络的组建可以使承包商与总部、业主、供应商及来自不同国家、不同地区的项目的其他参与者通过网络反馈各种意见和问题，在短时间内达成共识、做出决策，避免异地奔波造成的时间浪费和效率低下。将各类文件的标准格式制作成文档模版放入网络服务器，对国际互联网和局域网电子邮件的接收和发送实行统一管理。

（2）提供在线文档管理。为使用者提供在线文档管理，存储多种格式的工程图纸、文件，并且可以随时更新，方便下载，使各种报表、报告等信息之间快捷传递。

（3）建立计算机文件状态数据库。根据国际工程文件信息管理需要，建立计算机文件状态数据库，以提交和返回文件的传送单为依据，每天录入最新文件状态。

（4）对管理文件的三重存档。为确保报批文件存档的万无一失，对提交业主的项目管理程序文件的最终版本进行三重存档。完整齐全的文档为最终索赔工作提供充分的依据。

(1)编制用于指导项目中所有文档管理工作的文档管理程序，并负责该程序的应用和推广。

(2)将计算机技术应用于信息文档管理工作中，建立并维护计算机信息文档数据库，在项目内部建立局域网络，使信息可以及时准确地获取、传递、更新、共享。

(3)对项目文档的准备、报批、出版、分发、存档和作废等一系列处理过程进行有效地控制和管理。确保项目文档的质量和格式满足业主和文档使用者的需要。

(4)负责项目实施期间文档的印刷出版和分发以及临时存档，提供项目文档查阅及复印服务。

(5)负责项目文档的分类整理，在项目结束后负责项目文档的移交工作。

文档控制是一个二级控制模式，即总体控制和现场控制。在项目经理管理下的文档控制工程师负责项目全部文档的汇总、控制和管理，从总体上对项目的文档负责。在设计、采购和施工现场再设置文档控制管理人员，文档控制工程师对该类人员总体负责。文档控制工程师与各部门的文档控制管理人员相互协调配合，从而构成了项目文档控制网络。信息文档管理组织如图2所示。

1.4建立严格的文件控制管理程序

国际工程实施的一个重要特点就是严格按照程序办事，除了施工文件图纸需要得到业主的审批外，承包商的每一个步骤，每一个举动，从开工竣工报告、施工程序，到供货厂商的选择、人员设备的动迁，甚至文件页眉页脚的格式等，都必须书面报告业主，得到批准后方可实施。所以，在合同生效后，文档控制工程师应根据合同要求立即编写并向业主提交文档管理控制程序，确定文档控制的工作范围、控制流程和实施方法，明确规定项目文件的格式要求、报批程序、收发处理步骤、控制和归档，绘制文件处理流程图，设计各种文件登记表格，将各类文件的标准格式制作成计算机文档模版，规范整个项目的文件编制和运行。同时信息文档管理部应与控制部、设计部、采购部等其他相关部门一起编写与文档管理密切相关的文件，如各部门文件的编号、项目变更程序等。表l列出的是在苏丹项目管理程序中所有与信息文档管理相关的程序。

所有程序文件都在合同生效后立即提交给业主，并积极与业主沟通，使程序尽快得到业主的批准。这样，下一步的项目管理、设计、采购、施工等文件编制准备工作才能全面展开。信息文档管理程序是其他程序编制的基础和依据，它使项目中所有信息文档能够具有统一性和协调性。

2信息文档管理的方法

以上介绍的是信息文档管理的基础工作，即管理好信息与文档的前提条件。下面将问题从一般到具体，根据笔者的实际项目工作经验，阐述在国外承包EPC项目进行信息文档管理的方法以及需要特别注意的方面。

2.1建立文件标准鳊号系统

建立文件标准编号系统，是承包商进行信息文档管理工作的重要内容。将项目所有文件进行统一编号，可使承包商的所有文件便于管理，提高工作效率。一个标准的文件编号包含以下部分：文件类型编码，专业、组织或货物编码，单元、地点或其他编码，序列号和版本。

文件类型编码：该编码由两个字母或数字组成，代表文件的类型。

专业、组织或货物编码：各部门文件的编码所代表的含义有所不同，每个专业、组织都有特定的编码，专码专用。如采购部门，该编码即代表货物的种类，再如，内部往来信函，外部往来信函也都有特定的编码。

单元编码、地点编码或其他编码：单元编码有4个数字，在单元编码索引中列出；地点编码有4个字母，在地点编码索引中列出；其他编码有4个字母或数字。只要申请人和信息文档管理部达成一致意见，就可以随时分配这种编码。包括采购文件、合同和供货商文件相关的编码。如果使用了其他编码，必须监督其使用的一致性，避免不同的编码指明同一件事。只要有新的编码修改或有编码删除，相关索引就应更新。

序列号：序列号由4个数字组成。序列号是为了鉴别文件是英文还是中文版本，适用于所有的文件。在序列号后加字母“E”的，只适用于英文版本。如果文件由一个或更多不同格式的附件附录组成，可以在号码后对所有的附件附录使用相同的序列号。

版本：版本号通常指明文件不同版本的发布。版本号一般不适用信函、会议记录、信息申请和质疑文件。

索引包括：图纸类型索引、专业编码索引、单元编码索引、文件类型索引、申请类型索引、行政管理／管理文件类型索引、地点编码索引、组织编码索引、供应商文件类型索引、货物编码索引。

项目中的所有人员必须严格按照文件的标准编码系统进行编码，对每一份经手的文件进行准确编码，由专人及时将文件在信息平台上进行系统登录，并分类存档。存档一般按同一类文件的时间顺序排列。

需要特别提醒注意的是文件版本的控制问题。随着项目的深入，已出版并获批准的项目管理文件、设计文件等可能需要不断进行修改和升级，版本号的设立可以使资料使用者辨别出最新版本的文件，避免错误使用旧版本。例如，当已获批准的设计文件根据项目需要进行修改升级时，在获得业主批准后，文档控制工程师负责将旧版本设计文件原件留底，并在所有新版设计文件发送时一律附有“文件版本变更通知单”，文件接收方应根据通知单上所列内容及时停止使用和回收作废的设计文件。文档管理人员负责跟踪和回收作废的设计文件，递交文档控制工程师集中管理，同时向文档控制工程师发送新版本及文件的电子版，用于存档文件电子版的更新。

2．2项目文件的传递

在承包商的内部进行文档的传递，是信息文档控制管理的主要内容。项目中的某个部门生成的文件如果需要传递至其他部门，应将文件递交给项目信息文档管理部门，由项目信息文档管理部门统一进行文件的传递工作。在文件的传递工作中，文件传递表(Document Transmitta1)是一个很重要的工具。文件传递表中包含了传递方名称、接受方名称、传递文件名称、编码、版本号、WBS号、电子文件类型、页数、份数、安全级别、传递目的等信息。在项目中所有文件的传递均应使用文件传递表。纸制文件的传递由信息文档管理部送达，电子文件通过项目邮件系统送达。

2．3项目文档的报批和递交

根据合同和业主的要求，部分项目文件需要获得业主的批准之后才可执行，对各类文件的报批及最终正式文件的递交等一系列过程进行控制是信息文档管理的另一重要内容。这部分文件由于要经过承包商外部的流转过程，因此也是信息文档管理的难点问题。一般来讲，设计文件构成了这类文件的主要组成部分。在合同生效后，项目管理部应会同信息文档管理部门尽快明确哪些文档必须向业主报批，这对于保证和促进设计进度是至关重要的。此外，信息文档管理部门还应具有合同管理的时间意识，帮助合同管理部控制文件的审批时效。在承包合同中一般需经报批的文件都有审批期限的问题，如果业主超过某一规定时间仍未做出反应，承包方有权向业主提出“视为批准”或进行工期索赔。

2.4制订文档的保管与借阗制度

信息文档管理部门的主要职责之一就是保管原始文件。在项目执行过程中，为了保证项目有效文档的完整性，所有有效项目文档的原件都应由文档控制工程师负责临时存档，并进行分类整理和存放，待项目结束后负责向业主递交和向公司档案馆正式移交。

信息文档管理部门应建立一套高效简捷的内部文件流转程序。建立严格的接收和发送文件的登记制度以及文件借阅制度，不能随意将任何文件私自带走，也不能在查阅时搞乱了文件原来存放的顺序。制度建立后应由专人进行监督执行。另外，还要注意文件存放的安全性，尤其要注意防盗、防火和防潮问题。

2.5文档的保密

项目信息文档的保密是值得重视的问题，承包商的技术、工艺、合同文件以及项目中的其他机密信息如果有任何泄漏都可能给项目带来无法挽回的损失，即使是办公室产生的废纸都有可能是造成信息泄密的原因。一个可行的办法是将信息分为四个安全级别。

第一级：公共领域信息。业主和承包商发布的正式新闻信息、公司声明、行业标准、信息共享和传输服务。

第二级：项目限制信息。项目计划、规范、财务信息、部门政策、标准、程序、通用规范、土木／结构／建筑图纸、管线图纸、电线图纸、数据表格／散装材料和大多数普通设备请购单等。

第三级：工艺保密信息。工艺设计包、标书表格、成本估算等。

第四级：严格保密信息。公司战略、计划书、成本信息、顾客信息、专有程序资料、专有软件源代码、个人资料、财务处理系统等。

对每一类安全级别的信息制订相应的保密程序，要求每一个项目成员严格执行。

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