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不要拿 Excel 当账本:场所没人懂财务,账怎么做?多人问了我相同问题,我决定写下来
不要拿 Excel 当账本:场所没人懂财务,账怎么做?多人问了我相同问题,我决定写下来最近有不少场所的负责人问我做账的事情，虽然我不建议没有会计专业背景的人去做账，容易把账做错，但是问的人多了，今天姑且说一下这个做账的大概流程，以供大家参考，也为了未来我不用一个一个单独回复。 对于场所来说，会计作为一门技术，场所一定要有人懂财务，学习一点财务知识，锻炼一种财务思维。 大家对照着下面的图来认识一下这些凭证和账簿： （1）记账凭证----用来做“会计分录” 
（2）账簿--根据上面的“记账凭证”登记现金/银行日记账，根据明细账或者科目汇总表登记总分类账。 
（3）账簿-明细分类账，包括费用明细分类账、固定资产明细分类账，其他会计科目明细分类账：根据记账凭证登记上述分类账。 
（4）科目汇总表---根据记账凭证登记（根据凭证数量的多少，可以按月登记，也可以每周登记一次） 
（5）财务报表--淘宝上没找到可购买的报表，大家自己再去找找，不行就电子档打印报表即可。（需要电子档财务报表的可私信） 做手工帐的需要先把这些买回去，准备做账，这些都是必备工具。 实务中的小窍门：很多场所他们会把银行对账单和财务报表一起装订在每个月会计凭证的第一页，这个方法大家可以学习，因为单独存放资料容易丢失，装订在一起比较好保管，供大家参考。 第二种：电子记账——正式的说法叫"使用电子计算机进行会计核算"，也就是常说的会计电算化、用财务软件做账。凭证录进电脑，账簿、科目余额表、报表由软件自动生成。
⚠️ 四个容易踩的坑： 🔴 不能"不设账"。 不管用手写还是用软件，账都必须依法设置，并保证真实、完整（《会计法》第三条；《宗教活动场所财务管理办法》第十六条）。 🟠 不要拿 Excel 当账本。 大家要非常关注，好几个场所问过我这个问题。Excel 缺少会计软件应有的凭证连续编号、修改留痕、权限控制，检查或审计时容易被认定不规范。它可以用来自制对账表、固定资产清单这类辅助台账，但不能代替法定账簿。 🟠 手工记账也有硬规矩： 要用规范的订本式账簿，不能拿普通笔记本代替；登记用蓝黑墨水或碳素墨水，不能用圆珠笔、铅笔； 现金日记账、银行存款日记账要逐日结出余额； 账簿要按页码顺序连续登记，不能跳行、隔页； 写错了只能划红线更正并盖章，绝不能涂改、挖补、刮擦，也不能撕掉重新抄一遍。 🟠 电子记账不能"只放在电脑里"：电子数据、会计软件资料要按会计档案管理；年终要把凭证、账簿、报表打印装订、签字盖章后归档。 （说明一点：2019 年修订《会计基础工作规范》时，删去了原来"电算化单位的总账、明细账应当定期打印"的强制条款，但向登记管理机关报送、接受检查和审计、人员交接时都要用纸质件——所以该打印还是要打印，别只留一份电子档。） 📌 一句话：手写还是用软件，看场所的实际情况定；但"账要依法设、要真实完整、要能拿得出来"这几条，怎么变都不变。 下文预告：从业务到财务，怎么做账？
一、先弄清一个前提：账可以手写，也可以用软件做
做账的方式就两种，选定一种，后面照着做就行：
第一种：手工记账——去淘宝上或者文具店买规范的记账凭证和账簿本（总账、明细账、现金日记账、银行存款日记账），用笔一笔一笔登记。
好处：不用花钱买软件，看得见摸得着，写错了改起来直观； 适合：一个月收支不超过三五十笔的小场所。
好处：不用手工加合计数，不会加错，月底出表快； 适合：收支笔数多、办流通处、有对外经营网点，有工程建设的场所。 财务软件就很多了，基本上财务软件都能用，但如果你的场所规模比较大，建议选大品牌，因为大品牌的软件公司生存能力也强，服务能跟得上，小品牌的软件公司有时候抗风险能力差，万一倒闭了，就不能提供服务了，后面可能还得换软件，当然大品牌的软件价格可能也比较高，大家自由选择。
政策上，以上手工账和电子软件账两种都允许，不强制用软件。
怎么选？给大家一个简单参考标准：
关于本文作者
任丽 中国注册会计师 国际注册会计师 高校特聘讲师 老板娘财税学园主理人
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