Excel批注规范录入:给单元格加填写说明,鼠标悬停就显示规则

一、为单元格添加填写字说明

比如制作员工信息登记表，让大家在上面填入自己的入职日期。

操作步骤为：

1.选择C2单元格也就是我们要填入入职日期的那个单元格。

2.用鼠标右键点击选择新建备注。

3.在弹出的备注框里输入所需要填写的内容。

4.选择其他单元格进行设置。

备注内容可以写成：

注释：

①日期格式统一为2026-10-24这样的格式。

② 填写准确的出勤时间。

③ 不能写上2026年10月24日这样的文字。

最后的效果是：

设置完毕之后，在C2单元格的右上角会有一个小标记出现。

鼠标移到C2单元格的时候，会自动弹出上面设定的填写说明。当鼠标移开的时候，说明框就会自动消失，并不会影响到正常的表格查看。

这样同事填日期的时候就可以随时查看到要求，不用再反复去问了。

二、一个快捷键来实现备注的添加及修改

如果要为大量的单元格添加填写说明的话，每次用右键点击就会很繁琐。

实际上Excel有一个很实用的快捷键：

Shift+F2

选择好单元格之后按住该组合键就可以实现备注的添加或者修改了。

比如制作员工登记表的时候，要分别设置：

部门栏：请填入全称的部门，比如市场营销部，不可以使用简称。

联系电话栏里要填上11位的手机号码，并且不能有空格。

报销金额一栏只写数字，例如，1500，不要写上单位“元”。

每一个字段都做了详细的解释说明，所以接收到表格的人也自然会按照规定的要求来填写。

提示：

新版本的Excel已经把“批注”和“备注”分开了。

批注：用在多人讨论、回复以及协作的时候。

备注：主要用来做补充说明，在鼠标悬停的时候出现提示信息。

因此要想达到本文所说的填写提醒效果就要用到【备注】。部分旧版Excel仍然会把它的名称叫做【批注】。

三、鼠标悬停不出现提示吗？选择此选项进行设置

有些朋友会出现以下的情况：即使设置了备注，但是鼠标移动到上面时并没有显示出来。

此时可以查看一下Excel的显示选项。

使用办法：

1. 点击文件——选项。

进入到“高级”设置中去。

3、找到显示选项卡。

4. 在批注和备注的显示选项里选择【只显示标记，鼠标的指针悬停在上面的时候显示批注和备注】对应的设置。

5、确定。

不同的Excel版本选项名称可能会有些许不同。

设置完毕之后，将鼠标移动到带有备注的单元格上面，查看提示是否能正常显示出来。

小提示：

备注只能提示输入规则，但是不能防止错误输入。

要求金额必须为数字、日期必须在指定范围之内时，可以配合使用“数据验证”功能来限定输入的内容。

四、创建员工信息登记表

下面来进行一个简单的练习。

然后做出以下表格：

姓名，部门，入职时间，电话

张三，销售部， 2026-10-24 ，13800138000

李四，财务部 ，2026-09-15 ，13900139000

然后进行三项工作：

给B2备注上写上“请把完整的部门名称填入”。

给C2增加备注：日期要统一显示为yyyy-mm-dd格式。

3.D2备注中写明：请填写11位手机号。

再将鼠标移动到这三处单元格中查看相应的提示语是否能够正确显示。

当其他的行也需要显示提示的时候，请给相应的单元格添加批注。

入职日期一栏也可以用【设置单元格格式】→【自定义】的方式把显示格式设成：

yyyy-MM-dd

既有了输入提示，又可以使真正的Excel日期值一直保持一致的显示格式。

到此为止

今天我们所学到的技术其实是非常简单的，用备注来标明填写规则、使用Shift+F2快速修改、然后通过显示设置来控制提示的方式。

一定要重视起来。在一张表中如果能预先说明好填写的要求，那么后面的核对和修改就会少很多。

Excel的高效率往往都隐藏在一些不被注意的小地方。每天学一点，工作就会轻松一些。