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学习参考丨档案数字化工作常用表格(附:下载)
编者按：应兰台之家粉丝要求，编辑整理档案数字化工作常用表格，方便大家参考学习，欢迎补充，有任何问题敬请留言。（文末附下载）
图1 纸质档案数字化流程示例
图2 录音录像档案语音识别转写工作流程
图3 实物档案数字化流程示例
表1 纸质档案数字化审批书
项目 | 内容 |
批次 | |
数字化对象 | |
档案数字化 部门意见 | 部门负责人：年月日 |
档案保管 部门意见 | 部门负责人：年月日 |
单位意见 | 现批准对等全宗共计卷（件） 纸质档案进行数字化。法定代表人：（单位签章）年月日 |
表2 纸质档案数字化流程单
全宗号：__________ 目录号：__________ 案卷号：__________
进度勾选 | □数字化前处理 □前处理质检 □数据库建立 □目录质检 □档案扫描 □图像处理 □图像质检 □数据挂接 □挂接质检 □数据验收 □装订还原 | |||||||||||||||||||||||||||
一级环节 | 数字化前处理 | 前处理质检 | 数据库建立 | 目录质检 | 档案扫描 | 图像处理 | 图像质检 | 数据挂接 | 挂接质检 | 数据验收 | 装订还原 | |||||||||||||||||
二级子项 | 整理编页 | 目录数据准备 | 技术修复 | 前处理质检 | 备注 | 数据录入 | 备注 | 目录质检 | 备注 | 档案扫描 | 备注 | 图像扫描 | 备注 | 图像质检 | 备注 | 数据挂接 | 备注 | 挂接质检 | 备注 | 数据验收 | 备注 | 装订还原 | 备注 | |||||
完成人员 | ||||||||||||||||||||||||||||
完成时间 |
表3 纸质档案数字化前处理工作单
全宗号：______ 目录号：______ 案卷号：______
件号 | 编页起始号 | 需扫描页数 | 特殊情况记录 | 页面修整页号 | 页面修整完成情况 | 总体质量检查 | 备注 |
档案整理人：__________ 完成时间：__________ 页面修整人：__________ 完成时间：__________ 整体质检人：__________ 完成时间：__________ |
表4 纸质档案扫描工作单
全宗号：______ 目录号：______ 案卷号：______
件号 | 扫描页数 | 扫描特殊情况记录 | 总体质量检查 | 备注 |
档案扫描人：__________ 完成时间：__________ 整体质检人：__________ 完成时间：__________ |
表5 数字图像处理工作单
全宗号：______ 目录号：______ 案卷号：______
件号 | 图像处理完成情况 | 图像处理特殊情况记录 | 总体质量检查 | 备注 |
图像处理人：__________ 完成时间：__________ 整体质检人：__________ 完成时间：__________ |
表6 数据录入工作单
全宗号：______ 目录号：______
卷号 | 起止件号 | 特殊情况记录 | 总体质量检查 | 备注 |
数据录入人：__________ 完成时间：__________ 整体质检人：__________ 完成时间：__________ |
表7 纸质档案数字化验收登记表
批次：__________ 验收人：__________ 验收时间：______年____月____日
全宗号 | 总卷数 | 图像数据 | 目录数据 | 元数据 | 数据挂接 | 工作文件 | 载体 | 验收意见 | |||||||||||||||||||||||
图像 总数 | 计算机全检项 | 全检结果 | 抽检数 | 抽检项 | 抽检结果 | 条目总数 | 计算机全检项 | 全检结果 | 抽检条目数 | 抽检项 | 抽检结果 | 计算机全检项 | 全检结果 | 抽检项 | 抽检结果 | 计算机全检项 | 全检结果 | 抽检条数 | 抽检项 | 抽检结果 | 总册数 | 抽检册数 | 抽检项 | 抽检结果 | 载体类型 | 载体数量 | 检验项 | 检验结果 | |||
表8 纸质档案数字化成果移交清单
项目 | 内容 | ||||
批次 | |||||
全宗号 | |||||
内容描述 | |||||
移交数字图像数量（页） | 移交条目数（条） | 数字化工作文档（件、册） | |||
载体起止顺序号 | 移交载体类型、规格 | ||||
检验内容 | 单位全称 | ||||
移交单位： | 验收单位： | ||||
准确性检验 | |||||
完整性检验 | |||||
可用性检验 | |||||
安全性检验 | |||||
载体外观检验 | |||||
填表人（签名） | 年月日 | 年月日 | |||
审核人（签名） | 年月日 | 年月日 | |||
单位（印章） | 年月日 | 年月日 |
表9 录音录像档案语音识别转写工作流程单
档号： | 档案类型：□录音档案 □录像档案 |
评估与导入 | 评估情况： 导入情况： 操作人： 年 月 日 |
识别转写 | 预处理情况：□完成 □未完成 识别情况：□完成 □未完成 转写情况： □分句与分段 □文本顺滑 □非汉字字符转换 □说话人标记 □文本翻译 □文本摘要 操作人： 年 月 日 |
成果修改校正 | 成果修改校正情况： 操作人： 年 月 日 |
成果整理输出 | 成果整理情况： 操作人： 年 月 日 |
成果输出情况： 纯文本文件（数量）_______ 声纹音频文件（数量）_______ 视频字幕文件（数量）_______ 操作人： 年 月 日 | |
质量控制 | 质量评价意见： 识别转写准确率： 识别转写速度： 操作人： 年 月 日 |
语音识别转写处理人：_____________________ 完成时间： 质 检 人：_____________________ 完成时间： |
注：预处理情况与识别情况根据软件反馈结果登记。
表10 干部人事档案类号信息表
分类名称 | 类号 | 类号代码 |
履历材料 | 一 | 1 |
自传材料 | 二 | 2 |
鉴定、考核、考察材料 | 三 | 3 |
学历学位、职称、学术、培训等材料 | 四 | 4 |
学历学位材料 | 4-1 | 4-1 |
职业（任职）资格和评（聘）专业技术职务（职称）材料 | 4-2 | 4-2 |
科研学术材料 | 4-3 | 4-3 |
培训材料 | 4-4 | 4-4 |
政审材料 | 五 | 5 |
党团材料 | 六 | 6 |
奖励材料 | 七 | 7 |
处分材料 | 八 | 8 |
工资、任免、出国、会议等材料 | 九 | 9 |
工资材料 | 9-1 | 9-1 |
任免材料 | 9-2 | 9-2 |
出国（境）材料 | 9-3 | 9-3 |
参加会议的代表登记表等材料 | 9-4 | 9-4 |
其他材料 | 十 | 10 |
表11 干部人事档案数字化验收登记表
序号 | 档案姓名 | 人员建库情况 | 目录建库情况 | 原始图像情况 | 优化图像情况 | 是否合格 | 备注 |
验收人： | 验收时间： |
注1：人员建库情况、目录建库情况、原始图像情况、优化图像情况四栏依照验收标准填写发现的问题，没有问题的填写"无"；上述四栏任意栏内存在问题，则视为该人员数字档案不合格。
注2：是否合格栏内，合格打"√"，不合格打"×"。
注3：验收数量较多不够填写时，可将多张表格合订在一起，在末页填写验收人和验收时间。
注4：验收登记表应汇编成册，形成台账保存。
表12 实物档案数字化审批书
批次： 审批书编号：
经办人 | 时间 | ||
数字化对象 | |||
档案数字化部门意见 | 部门负责人： 年 月 日 | ||
档案保管部门意见 | 部门负责人： 年 月 日 | ||
单位意见 | 现批准对 等 全宗共计 件实物档案进行数字化。 法定代表人： （单位签章） 年 月 日 |
备注：以上表格仅供参考，可直接复制，具体使用以所在单位要求为准。
来源：新华社微信公众号
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一审一校|王 敏
二审二校|符标玲
三审三校|杨 奋
