在工作和学习中，我们几乎每天都在和文档打交道：

• 改 Word

• 做 PPT

• 看材料

• 发文件

• 调格式

但很多人都会有类似的感受：👉 事情都会做，但一用英语说，就开始卡壳。

这篇文章，专门整理一些你一定会用到的文档英语表达，不复杂，但非常“职场真实”，对于外企工作人员和留学党来说更是必备表达。

1. 最基础，但最容易说不准的词

📌 document = 文档（最通用）

I’ll update the document and send it to you later.

✔ 可以指 Word、PDF、说明文件✔ 比 file 更偏“内容本身”

📌 file = 文件（更偏存储和传输）

I can’t open this file.Please upload the file to the system.

2. 最常见的“文档动作”英语怎么说？

✏️ 修改 / 更新

• edit the document 编辑

• revise the document 修改（偏正式）

• update the document 更新信息

I’ll revise the document based on your feedback.

👀 查看 / 审阅

• review the document 正式审阅

• go through the document 从头到尾看一遍

Could you review the document before the meeting?

📤 发送 / 分享

• share the document

• send the document via email

• upload the document to the platform

I’ve shared the document with you.

3. 改格式时，这些英语真的太常用了

在真实的工作中，我们讨论最多的，往往不是观点本身，而是👇

• 字号是不是太小

• 行距看起来有点挤

• 列表能不能更清楚

• 整体看起来够不够专业

这些“改格式”的英语，真的值得系统学一次。

🔧 1️⃣ 一个万能词：formatting

formatting = 格式（总称）

I’ll fix the formatting.The formatting needs some adjustment.I made a few formatting changes.

👉 当你不想具体展开时，用它就够了。

🧱 2️⃣ 结构 & 版式（整体层面）

• structure：结构

• layout：版式 / 页面布局

The structure of the document is clear.We may need to adjust the layout slightly.The layout looks clean and professional.

🔠 3️⃣ 字体 & 字号（最高频）

• font：字体

• font size：字号

• bold / italic：加粗 / 斜体

Could you increase the font size slightly?Let’s make the heading bold.

📏 4️⃣ 间距 & 页面细节

• line spacing：行距

• paragraph spacing：段前 / 段后距

• margin：页边距

Can we increase the line spacing for better readability?The margins look a bit tight.

📐 5️⃣ 对齐方式

• alignment：对齐

• left-aligned / center-aligned / right-aligned

Let’s center-align the title.The text should be left-aligned.

🔢 6️⃣ 列表 & 层级（材料感立刻上来）

• bullet points：项目符号

• numbered list：编号列表

• indentation：缩进

Can we use bullet points here?The indentation is inconsistent.

🏷️ 7️⃣ 标题 & 重点突出

• heading / subheading：标题 / 小标题

• highlight：突出

• emphasize：强调

We might need clearer subheadings.Let’s highlight the key points.

📊 8️⃣ 表格 & 图表（PPT / 报告必备）

• table：表格

• column / row：列 / 行

• chart / graph：图表

• label / legend：标注 / 图例

Can we adjust the column width?The labels are a bit small.

🤝 9️⃣ 非常“职场友好”的改格式句型

这些句子，不命令、不强硬，非常好用：

To improve readability, I adjusted the formatting.I made a few formatting changes for clarity.Let me know if the layout works for you.We can tweak the formatting if needed.

👉 tweak = 微调（非常地道）

很多人英语不差，但在文档协作场景里容易卡住，不是因为词汇少，而是：

👉 没人系统教过这些“工作中真实会用的表达”。

而一旦你掌握了它们：

• 开会更自然

• 改文档更顺

• 和老板交流更无障碍

• 发邮件更有底气

记住：

Good formatting doesn’t draw attention to itself — it makes the content shine.好的格式不会抢戏，只会让内容更清楚。