写在前面

做标书、做会议记录的朋友都知道，一份资料动辄几页甚至几十页。

现在大家都想用AI帮忙润色、排版、生成内容，但文档里全是公司名、人名、手机号……直接发给AI？不敢。手动一个个替换？太累。换完发给AI，AI返回的文档还得手动改回去？更痛苦。

今天分享一个我实测最顺手的方案：一键脱敏，一键恢复。弄好后，整个过程两个按钮搞定，而且敏感信息和代码分离，改Excel就行，不用动代码。

先看效果

发给AI前：点一下「正向脱敏」按钮 👉 张江→张*、北京某某科技有限公司→某科技公司、13812345678→138****5678

AI返回后：点一下「反向恢复」按钮 👉 所有脱敏标记自动还原为真实信息

整个过程：两个按钮，零手动替换。

核心架构：三件套

这个方案由三个组件配合完成：

组件	作用	存放位置
Excel映射表	维护「原始内容 ↔ 脱敏内容」的对照关系	本地任意路径（如 D:\映射表.xlsx）
VBA宏	读取Excel映射表，自动执行正向/反向替换	Normal.dotm（Word全局模板）
自定义按钮	一键触发宏	Word左上角快速访问工具栏

核心设计思路：敏感信息与代码分离。映射关系全部放在Excel里，增删改只需要编辑Excel，不用碰VBA代码。

实操步骤

Step 1：建一张Excel映射表

新建一个Excel文件，比如保存在 D:\映射表.xlsx，结构如下：

原始内容	脱敏内容
张江	张**
李虎	李**
北京某某科技有限公司	某科技公司
13812345678	138****5678

第一行是表头，从第二行开始填数据。需要新增、修改、删除规则？直接在Excel里编辑保存就行，不用动代码。

💡 小技巧：脱敏内容建议用有辨识度的字符串（比如加方括号【张**】），避免AI生成的内容里恰好出现相同字符导致反向恢复时误替换。

Step 2：把VBA代码粘贴到Word

打开Word，按 Alt + F11 打开VBA编辑器
在左侧找到 Normal → 右键 → 插入 → 模块
把下面的代码全部粘贴进去

' ===== 正向脱敏：发送给AI前使用 =====Sub 正向脱敏_发送给AI()    Application.ScreenUpdating = False    Dim xlApp As Object, xlBook As Object, xlSheet As Object    Dim i As Integer, lastRow As Integer    Set xlApp = CreateObject(”Excel.Application”)    Set xlBook = xlApp.Workbooks.Open(”D:\映射表.xlsx”)  ' ← 改成你的实际路径    Set xlSheet = xlBook.Sheets(1)    lastRow = xlSheet.UsedRange.Rows.Count    For i = 2 To lastRow   ' 第1行是表头，从第2行开始        Call BatchReplace(xlSheet.Cells(i, 1).Value, xlSheet.Cells(i, 2).Value)    Next i    xlBook.Close False    xlApp.Quit    Application.ScreenUpdating = True    MsgBox ”脱敏完成，可以发给AI了！”End Sub' ===== 反向恢复：AI返回后使用 =====Sub 反向恢复_从AI取回()    Application.ScreenUpdating = False    Dim xlApp As Object, xlBook As Object, xlSheet As Object    Dim i As Integer, lastRow As Integer    Set xlApp = CreateObject(”Excel.Application”)    Set xlBook = xlApp.Workbooks.Open(”D:\映射表.xlsx”)  ' ← 改成你的实际路径    Set xlSheet = xlBook.Sheets(1)    lastRow = xlSheet.UsedRange.Rows.Count    For i = 2 To lastRow        Call BatchReplace(xlSheet.Cells(i, 2).Value, xlSheet.Cells(i, 1).Value)  ' 注意：这里交换了两列    Next i    xlBook.Close False    xlApp.Quit    Application.ScreenUpdating = True    MsgBox ”已恢复真实信息！”End Sub' ===== 替换核心函数 =====Sub BatchReplace(FindText As String, ReplaceWith As String)    With ActiveDocument.Content.Find        .ClearFormatting        .Text = FindText        .Replacement.Text = ReplaceWith        .Forward = True        .Wrap = wdFindContinue        .Format = False        .MatchCase = False        .MatchWholeWord = False        .MatchWildcards = False        .Execute Replace:=wdReplaceAll    End WithEnd Sub

⚠️ 重要：代码中有两处 "D:\映射表.xlsx"，都要改成你实际的映射表路径。

参考截图

Step 3：添加自定义按钮

Word → 文件 → 选项 → 快速访问工具栏
「从下列位置选择命令」下拉选择 → 宏
找到 Normal.NewMacros.正向脱敏_发送给AI → 点「添加」
找到 Normal.NewMacros.反向恢复_从AI取回 → 点「添加」
点「确定」

参考截图

现在Word左上角就多了两个按钮，以后一键操作即可。

Step 4：日常使用流程

场景	操作
需要增删改规则	直接编辑映射表.xlsx，保存即可
发给AI前	打开Word文档 → 点「正向脱敏」→ 保存 → 发送
AI返回后	打开返回的文档 → 点「反向恢复」→ 保存 → 完成

就这两步，循环往复。操作效果图，放在下一篇一键生成组织机构图~

这个方案好在哪？

特点	说明
✅ 规则与代码分离	映射规则在Excel中，修改无需动VBA代码
✅ 一键操作	自定义按钮，点一下即可
✅ 安全	代码存在Normal.dotm全局模板里，不会进入文档文件本身
✅ 易于维护	打开Excel就能增删改映射关系
✅ 可逆	正向脱敏 + 反向恢复，完整闭环

注意事项

映射表路径要填对：VBA代码中有两处路径，都要改成你映射表的实际位置

脱敏字符串要有辨识度：建议用方括号包裹（如【张**】），避免误替换

发给AI时附一句说明：比如"请勿修改文档中的脱敏标记"，防止AI自作主张改了脱敏字符导致恢复失败

写在最后

这是我实测最顺手的文档脱敏方案，如果你也在用AI处理标书、会议记录、合同等敏感文档，一定要试试。

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本文首发于微信公众号「一键AI办公实战」，专注AI办公提效，每周更新。