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Excel管项目够不够用:什么时候该上专业的项目管理系统|PMIS
EXCEL vs PMIS
Excel管项目够不够用：什么时候该上专业的项目管理系统
工具不是目的，管理才是。关键在于你的管理需要什么工具来支撑。
想必每一个项目经理，都经历过手头管着三四个项目，每个项目一张Excel表，任务清单、进度跟踪、风险记录，分门别类，颜色标得漂漂亮亮。
周会汇报的时候打开表格，哪个任务延期了标红，哪个完成了标绿，一目了然。
你觉得挺好用的，为什么要花几万甚至几十万去买一套项目管理系统？
这话听着没毛病。
但你有没有遇到过这种情况？
老板问"公司今年同时在跑的二十多个项目，哪些是战略级的，哪些可以砍掉"，你翻了翻自己的Excel，发现每张表都是一个孤岛。
你想做一次跨项目的资源分析，发现五张表里同一个工程师的名字拼写都不一样。
你想看一个项目的预算执行情况，发现财务数据在财务部的Excel里，你的表里只有进度。
Excel管项目够不够用，不取决于你用得好不好，取决于你的项目有多复杂、你管的范围有多大。
Excel能做什么，不能做什么
先把Excel的优缺点摆清楚，别一上来就否定它。
Excel的优势非常明显。
第一，上手快。
几乎所有的项目经理都会用Excel，不需要培训，不需要部署，打开就能用。
第二，灵活。
你想加一列就加一列，想改格式就改格式，想嵌套公式就嵌套公式，没有系统能比Excel更自由。
第三，便宜。
一个Office授权解决所有问题，不存在采购审批的麻烦。
在单项目、小团队、低复杂度的场景下，Excel是够用的。
一二十个人做一个项目，任务不超过一百项，不需要跟其他部门共享数据，用Excel完全没问题。
用锤子能钉好的钉子，没必要搬一台液压机过来。
但Excel有三个解决不了的问题。
1数据不互通
每张Excel是一个封闭的文件，彼此之间没有关联。你有十张表，想看全局就得手动汇总十次。
每次汇总都可能出错，每次出错都可能导致错误的决策。项目越多，这个成本越高。
2权限没法管
你把Excel发给团队成员，谁都能改，改了你也不知道。你想让老板看汇总数据但不让看到具体人员的薪资，做不到。
你想让供应商看到他的交付节点但不看到你的内部计划，也做不到。Excel的权限控制约等于零。
3没有过程记录
谁在什么时候改了什么内容，Excel不告诉你。你发现计划被改了，但不知道是谁改的、为什么改的、什么时候改的。
没有过程记录，就没有审计依据，出了问题只能互相扯皮。
五个信号：该上系统了
那什么时候该从Excel升级到专业的项目管理系统？不用等到来不及的时候再换，以下五个信号出现任何一个，就该认真考虑了。
信号一你在花大量时间汇总数据
每周花半天时间把各项目的Excel数据拷到一张汇总表里，再花半天时间核对数字对不对。
如果你汇总数据的时间超过了分析数据的时间，说明工具在消耗你而不是帮助你。
信号二跨项目的信息你拿不到
老板问"公司所有项目加起来还需要多少人"，你答不上来。
不是因为你不想回答，是因为每个项目的资源数据在各自的Excel里，汇总起来需要三天。信息不透明，管理就是空谈。
信号三同一份数据有多个版本
你的Excel里项目计划是1.0版，团队成员本地存的是2.0版，发给客户的又是3.0版。
谁手里的版本是对的？没人说得清。
多版本并存是项目管理中最大的隐患之一，因为你以为的"最新版"可能已经过时了。
信号四干系人越来越多
一个项目三五个人，用微信群加Excel就能配合。但当项目团队超过十个人，涉及三四个部门，还有外部供应商参与的时候，Excel就hold不住了。
信息传递靠口头和邮件，迟早出问题。
信号五项目数量超过了个人管理能力的上限
一个项目经理管两三个项目，Excel应付得来。管五六个项目，Excel开始吃力。管十个以上项目，Excel就是在制造混乱而不是管理秩序。
当组织同时运行的项目数量超过一定规模，就需要系统来支撑了。
PMIS解决了Excel解决不了的什么问题
从Excel到PMIS，不是换了一个更高级的表格，而是管理方式的根本转变。
IPM INSIGHT
IPM把PMIS定义为IPM方法论的数字化孪生系统。
PMIS不是一个记录工具，而是把你的管理体系，用数字化的方式重新表达出来。
Excel是一个被动的容器，你往里填什么它就存什么。
PMIS是一个主动的引擎，它会根据你设定的规则自动流转、自动提醒、自动汇总。
这不是功能多少的区别，而是管理逻辑的区别。
具体来说，PMIS解决了四个Excel做不到的事情。
数据实时共享
项目进度、资源占用、预算执行、风险状态，所有数据存在一个平台上，所有授权的人都能实时看到。
不需要等周会，不需要等汇总表，打开系统就是最新的数据。老板想知道公司二十个项目的总体状况，点一下仪表盘就出来了。
流程嵌入系统
任务流转、审批节点、变更管理，这些在Excel里只能靠人盯的事，在PMIS里是系统自动驱动的。
一个需求变更提上来，系统自动通知相关人审批，自动记录审批意见，自动更新计划和预算。人可以忘记流程，系统不会。
权限精准控制
谁能看什么、谁能改什么、谁只能评论不能操作，在PMIS里可以精确到每一个功能项。
财务看预算，不看技术方案；供应商看交付节点，不看内部计划；老板看汇总，不看细节。信息该透明的透明，该隔离的隔离。
过程全记录
每一次操作都有日志，谁在什么时候改了什么、改之前是什么样、改之后是什么样，全部留痕。
这不是为了秋后算账，而是为了出了问题有据可查、做复盘的时候有数据可用。组织的知识和经验，就是这样一点一点积累出来的。
也别急着上系统
说了这么多PMIS的好处，但也要提醒一句，
不是所有组织都需要立刻上PMIS。
IPM社区梳理了PMIS的四个演进层级：单项目级、多项目级、组织级、生态级。
这个演进过程告诉我们的道理是，系统要跟组织的发展阶段匹配。
你只有三五个项目、十来个人，用Excel加上微信群就够了，非要上一套功能齐全的组织级PMIS，就像小学生穿了一身博士服，衣服比人还沉。
上一套PMIS不是买个软件那么简单。
它需要有人负责推行，有人负责维护，有流程作为输入，有数据作为支撑。
如果组织还没有形成基本的项目管理流程，上系统只会把混乱固化到系统里。
先有流程，再上系统；先有共识，再上工具。
这个顺序不能反。
IPM INSIGHT
IPM有一条原则，先优化后固化。
意思是先把管理流程梳理清楚、优化到位，再用系统把它固化下来。
如果你现在的工作方式本身就是一团糟，系统只会让这团糟变得更高效。
判断标准，三个问题
回到最开始的问题：Excel管项目够不够用？问自己三个问题。
问题一你管的是一个项目，还是一组项目？
如果只是单个项目，Excel大概率够用。如果要管多个项目之间的资源分配、优先级排序、依赖关系，Excel就力不从心了。
问题二你的数据需要跟谁共享？
如果数据只在你和团队内部流转，Excel够用。如果需要跟财务、采购、高层、外部供应商共享数据，就需要一个统一的平台。
问题三你需要的是记录还是管理？
如果只是记录任务和进度，Excel够用。如果需要流程驱动、自动提醒、权限控制、数据分析，就需要系统了。
三个问题的答案里，只要有"后者"，就该考虑上PMIS了。
回到文章开头的场景：你手头的三四个项目，Excel管得挺好，暂时不用换。但如果明年项目数量翻一倍，后年再翻一倍，你的Excel表迟早会变成一座信息孤岛组成的迷宫。到那时候再换，数据迁移、习惯切换、流程重建的成本，比现在就开始准备要高得多。
IPM INSIGHT
工具从来不是目的，管理才是。Excel是好工具，PMIS也是好工具。关键不在于你用什么工具，而在于你的管理需要什么工具来支撑。正如管子所言："不务天时则财不生，不务地利则仓廪不盈。"不根据实际需要选择工具，再好的工具也是摆设。
EXCEL vs PMIS
虽然用锤子能钉好的钉子，没必要复杂。
但钉子越来越多、越来越大的时候，
你需要的是一把更好的锤子，而不是更用力地挥。
