文件管理中的单轨制、双轨制与单套制、双套制

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什么是“轨”与“套”？

“轨”主要是指文件的运行状态，即针对文件运行流程的管理，在管理流程上实现数字连续性，涵盖文件生命周期整个运行流程。文件运行阶段中包含的所有业务活动都应属于“轨”的范围。

从始至终以某一种形态（数字或非数字）运行则称为“单轨”，反之则称为“双轨”。

“套”是文件归档后的状态，以“归档”为临界点。特指文件的保存状态，即归档文件的载体类型。文件归档后移交档案部门，以“归档”作为判定“套”的临界点。

对于电子文件而言，仅以电子或数字形式归档为“单套”，同时以电子（数字）形式和非电子（非数字）形式归档为“双套”。

02

单轨制与双轨制

1.单轨制

在文件的整个运动生命周期过程中仅以一种文件形式运行。即在文件归档前，只有一种文件形式（数字或非数字）伴随业务进程流转。

电子文件“单轨制”主要是指文件管理流程上的全数字化运行状态。

2.双轨制

在文件的整个运动生命周期过程中以两种文件形式（数字形式和非数字形式）同步运行。

电子文件环境中的“双轨制”

文件的起草、审核、签发、传递、阅办以及接收、查询、存档、利用等都要运用计算机和网络技术来实现，电子文件管理流程、电子文件管理系统与纸质文件管理流程、纸质文件管理系统并行存在。“双轨制”意味着纸质文件与电子文件长期并存，双轨运行，即两种版本文件同步随业务流程运转。

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单套制与双套制

1.单套制

只以一种文件形式对具有长期保存价值或其他重要价值的文件进行归档、移交、处理、利用。即文件归档后，只有一种文件形式（数字或非数字）处于存储和利用状态。

电子档案单套管理，仅以电子形式归档电子文件和管理电子档案的方式。

2.双套制

以两种文件形式（数字形式和非数字形式）对具有长期保存价值或其他重要价值的文件进行归档、移交、处理、利用。

电子文件环境下“双套制”含义

以某种形式（主要是打印）将电子文件固化到传统存储介质（主要是纸张）上，即将具有保存价值的电子文件转换为纸质文件并且同时保存文件的两种版本，实行“双套归档”。双套归档可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态。

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文件管理模式“轨”与“套”应用组合

1.“单轨制”+“双套制”

（1）电子文件“单轨制”与“双套制”结合

“双套制”中的原件为电子文件，由电子文件转化成的纸质文件为副本。

（2）纸质文件“单轨制”与“双套制”结合

“双套制”中的原件为纸质文件，电子文件是数字化而形成的副本。

2.“双轨制”+“双套制”

一般“双轨制”形成的文件都属于原生文件，都具有法律效力。这是因为“双轨制”是全程共存，产生的文件经过运行和处理，在现行期发生效力，有相应的元数据，它的“文件”属性和证据力是完整的。“双轨制”大多导致双套归档。

在“双轨制”的前提条件下，双套归档保存可以直接获取电子文件的前期运行信息、元数据等法律效力的信息，保障电子文件的原始性，同样也可以获取纸质文件的原生信息并保存归档，那么电子文件与纸质文件都是原生文件。

3.“单轨制”+“单套制”

（1）纸质文件“单轨制”与纸质文件“单套制”结合

（2）电子文件“单轨制”与电子文件“单套制”结合

4.发展阶段

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