夜雨聆风
原来,文档管理也能彰显店长内功……
小荟是R药店的店长，那天，在门店检查各文档时，走到温湿度计的位置，文档上都记得很规范，小荟心里面很满意，刚想走的时候，就在“瞥一眼”的功夫里，小荟惊讶地发现，那温湿度计有问题，再仔细一看：“呀，这温湿度计不是明明坏掉了吗？怎么这文档上还每天都计着店里面温湿度正常呢？”
这件事情给小荟一个深刻的教训，她暗自庆幸还好自己及时发现了，但是这一情形背后，说明了什么问题呢？
其实，在门店工作中，我们发现对文档这样的基础事情，不少门店是存在问题的：
对于文档，似乎同事们只是把它当成了一个形式，所以才会出现小荟店里面这种温湿计坏了，还在记着正常的“荒谬”事件。
在观察员工进行处方药销售登记时，我们也发现，往往都显得敷衍了事。
一些门店回复的理由是事情太多，没有时间去做文档，其实，这还是把文档当成了多余或可做可不做的事。
的确，在我们药店的文档很多，列出来一算可能有几十本，但是，正是因为有这些文档，才能规范我们的运营，才能保证商品的质量，才能保障顾客的安全，文档的存在，自有其意义。
我们来看一下，在门店有哪些文档，在记录时有哪些需要注意的事项？
这里面包括处方药销售登记、含麻黄碱复方制剂销售登记、中药饮片销售登记、药品拆零销售登记、商品效期预警表、商品养护表、中药饮片装斗复核表等，这里面的每一张表都要花足够的心思好好填写。
在进行处方药销售等的登记时，如果顾客不理解，需要充分解释，一般来说，顾客都能表示认同。
商品质量表单管理的目的是确保产品的质量，同时避免销售差错，另外，也能对销售后的问题进行及时的跟踪，其意义与销售业绩同样重要！
包括顾客意见本、顾客需求登记、顾客投诉记录、药物不良反应记录、会员申请表、顾客健康档案、慢病顾客档案与VIP档案、会员卡遗失补办表等。
顾客服务相关表格里面包括了收集顾客意见，对顾客使用产品中出现的问题的记录，这里面还包括药品的上市后不良反应追踪可用到的信息，而其中，VIP档案如果做得足够细致，将会是一家门店营业的财富。
不过，我们在门店却发现不少门店顾客意见本放在那里，一年难得一个顾客填，就算是有，也可能是人为“做假”的，有的甚至放在顾客够不着的地方，还有的压根就没有。从这些细节中，我们都可以看出门店运营的能力与差异。
这里面有调拨单、互调单、退库单、报损单，贵重商品交接表，盘点表，营业汇总表等，这些表格是为了确保商品数量的准确，及时发现商品是否遗失等，保障门店的财产安全。
在填写方面，关键是要及时记录，跟进核销，有些门店货被人家借了，没有写相关单据，结果到盘点时才发现少了，然后就开始与其他门店的相关人员翻大脑中的“回忆录”了。
这里面的文档表格主要是掌控每天的营业数据等，其中包括：交接班本、周例会本、排班本、营业数据跟进表、费用记录表、执行单、门店培训记录本、店长交接记录表、公司各项文件等。
每一个记录都是在推动工作流程，当我们填写相关表单时，其实也是在进行计划或是在做总结，这对于我们日常工作来说都是有帮助的。
有一次，一个新员工才上几天班就自动离职，找不到人，连联系方式都没有留下，后来打电话到公司人事部才找到了手机号，但是已停机，幸好没有什么遗留问题，其实，这里面便是疏于及时完善员工的个人档案。
在门店，关于员工的个人档案有：个人简历、身份证复印件、上岗证复印件、药师证复印件、健康证、员工个人培训档案等，这些信息，对于门店进行人员管理也是有帮助的，因为可以进一步了解员工的背景与专业资历等。
笔者曾常去翻员工的个人档案，发现，每一次都会有新发现，当我们对员工的经历、所学专业、老家等都更清楚时，你会发现，你更能了解员工。
对于每一个药店人来说，其实，参加的每次培训对自己的益处并不只是增长知识与技能，其中所获得的证书对于自己日后工作也是有助益的，而且也可以提供给门店文档的负责人，记录在案。
这里面主要是包括固定资产标签及登记表、温湿度计、设施设备养护表等，固定资产是公司的财产，应注意保护！
在记文档时，有些门店写得很“匆忙”，很“随意”，虽然完成了，但是看上去很不舒服，甚至看不清楚，其实，多花一些时间，把文档做得整齐、清楚、漂亮，人家在检查时也会少一些麻烦，看上去也会舒坦些，这样不就更容易通过了吗？
文档管理看上去没有直接产生营业额，但是它却是我们所有销售业绩的基础，没有完善的文档管理，业绩的大厦再高，都随时会轰然坍塌！相反，有了扎实的文档管理，才能规避风险，门店才能追求更佳更长久的业绩！
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