EXCEL|智能可视化,按指令动态突出显示目标记录

在进行工作汇报或数据展示时，经常会遇到这样的场景：领导突然给出一个条件，要求将 Excel 报表中满足条件的数据突出显示出来。这时如果使用筛选功能，会隐藏其他数据，从而无法对比数据，而如果手动标识目标数据，无论是速度还是精准度都无法保证，这就需要用到 Excel 中的智能可视化功能，让报表中的数据按照用户指定的条件突出显示。

下面结合实际案例，具体介绍让 Excel 按用户交互指令动态突出显示目标记录的方法。

某企业要求在全年各区域及月份销售报表中，按照指定的月份，动态突出显示该月份所匹配的数据行，效果如下图所示：

当用户将查询条件从 3 月改为 5 月时，Excel 则动态更新突出显示的数据行，效果如下图所示：

下面介绍实现这种效果的具体操作步骤。

1）在 B2 单元格中设置下拉菜单，在 “数据验证” 对话框中的序列来源中设置 1 月至 12 月，便于用户从下拉菜单中选择月份作为查询条件。

2）在 Excel 中设置条件格式。选中 E2:J13 单元格区域设置条件格式规则，操作步骤如下图所示：

3）在弹出的 “设置单元格格式” 对话框中，设置字形加粗显示：

4) 为了让目标数据的突出显示效果更加明显，设置格式时除了加粗字形外，还要设置填充背景颜色，如下图所示：

设置完毕后，即可使 Excel 跟随用户指定的月份条件（B2 单元格处）突出显示该月份下所有数据。

在实际工作中，我们可以根据需求调整查询条件，同样可以使 Excel 动态交互突出显示目标数据，如将查询条件从月份改为区域，动态显示效果如下图所示：

这张 Excel 动态报表的设置原理与前例相同，唯一区别在于 “编辑格式规则” 对话框中的公式改为：

=E$1=$A$2

以上两个案例都是根据单个条件突出显示目标数据，我们还可以根据多个条件突出显示同时满足条件的目标数据，如按照用户指定的查询区域和查询月份，突出显示目标数据的月份所在行及区域所在列，效果如下图所示:

这张 Excel 动态报表其实就是前两个案例中条件格式的叠加版，分别设置两种规则即可,见以下设置：

举一反三

如果领导还想在此基础上，继续突出显示满足条件的行列交叉位置的目标数据，也是可以实现的，效果如下图所示：

要想实现这种效果，设置方法很简单，仅需在之前报表的基础上继续添加编辑格式规则，使用公式如下，如下图所示：

=AND(E$1=$A$2,D2=$B$2)

由于行列交叉位置的目标数据需要同时满足两种条件，所以这里使用 AND 函数实现多条件同时满足情况的判断。

输入编辑格式规则公式后，继续设置要突出显示的格式（如红色加粗字形 + 黄色背景颜色）。

设置完毕后，即可同时实现以下 3 项动态突出显示的需求：

① 按查询月份突出显示目标行；

② 按查询区域突出显示目标列；

③ 按月份和区域突出显示行列交叉处的目标数据。

此时可以在 “条件格式规则管理器” 对话框中查看对应的 3 条规则，如下图 所示：

综上，我们利用 Excel 中的下拉菜单、条件格式、函数公式的组合，实现了 Excel 智能报表，根据用户交互指令动态突出显示目标数据，极大地增强了 Excel 报表的数据可视化效果，既实用又美观、专业。

以上内容来自李锐的书《跟李锐学Excel数据分析》