让律师团队快乐办公的软件有哪些?| iCourt

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编者按：

作者作为技术控律师团队负责人，把成为“快乐的律师团队”当作团队一大目标，本文其分享了团队最常用的五大律师办公软件，包括Teambition、Evernote、坚果云、Thebrain、行健动力CRM，并深入解析了其优势与使用技巧，并作为技术控用户解析了iCourt推出的Alpha的体验。

2014年年末的好几个晚上，我和同事在会议室里开“务虚会”，话题是团队的愿景和定位、价值观和责任感。关于团队定位，我们提了很多大大小小的想法，最后扪心自问，留下两个——“成为最具温州本土经验的建筑房地产律师团队”和“快乐的律师团队”。

关于后者，当时的我和大家说，就偷偷放在心里吧，因为快不快乐只和自己有关，拿出去的只能是前者，因为法律服务必须创造价值。

2016年4月16日，惊闻前同事方律师猝亡。温州律师圈内，广为转发他留在朋友圈的最后一段话。他说自己“满身伤痛，内心不再纯洁”，“老来病如缚，空对书满箱”，“只想回到海那边的家”。

读到这几句话，令人尤为难受。为何我们的律师，走向这样令人唏嘘的结局？我想，“快乐的律师团队”和“专业的律师团队”一样，都很重要。这个想法要植入所有成员的心中，得到更多认同。

如何在专注工作的同时又能感受快乐呢？我们认为，如果能做到以下的全部或者大部分，我们的工作大概率会变得更专业，更快乐，更富有满足感：

1、做自己喜欢且擅长的事，其他的事交给适当的人；并减少不必要的重复劳动。

2、注意力可以集中到法律问题的处理上，并且可以最大掌控时间，提升专业能力的同时，获得与之匹配的薪资。

3、能随时随地开启办公模式，实现拥有免受不必要打扰的周末和夜晚。

为了以上所想，我们希望在团队建设中需解决如下的问题：

1、建立跨越团队、事务所、专业、行业的无边界合作；

2、实现在线任务指派、协同办公和错时办公，减少重复沟通和非工作时间的电话干扰；

3、资料远程共享、同步，确保能随时移动远程办公；

4、工作日程和重要事件的推送提醒、相互知会；

5、进行知识管理，提升专业能力，传递有效经验；

6、实行办案流程化和标准控制；

7、建立高度信任的团队氛围，创收一体化，工作团队化，模糊彼此界限，荣辱与共；

8、利用合适的方法评估不同成员的能力特点，推动彼此成长；

9、将工作过程和成果可视化；

10、持续寻找将以上各项需求一揽子解决的方案。

那么，我是用哪些软件来帮助团队解决以上问题呢？

 有效帮助团队快乐的五大办公软件

我是一个软件控。这些年，我和同事们在工作中用过几个主要软件，它们不同程度地解决了我们希望解决的问题，让我们得以向更专业、更快乐的方向逐步靠近：

1、Teambition：

Teambition是一款优秀的无边界合作及在线协作软件，主要功能模块包括“任务栏”、“分享墙”、“文件库”和“日程”。

“任务栏”可实现项目成员之间的任务指派和任务进度信息传递，我们用它来做各类案件中的任务分工及各成员的工作进展观察；“分享墙”类似于以前的BBS，我们用它来放置案件备忘、案件联系人信息，案件相关法律法规、案例，以及进行案件讨论，这些信息的特点是随时需要、查阅方便；

“文件库”类似于云盘，可大容量存储，也可以更新文件版本和查询历史版本，但没有同步功能，我们用来放置经扫描的卷宗及证据材料、各种律师文书、参考资料等；“日程”可用以设置固定时间的工作安排，我们用来设置开庭日程和会议、会见日程等不可改动的工作任务，网页端的日程可以和手机端的日历进行关联同步，自动推送。

这个软件的最大好处是无边界合作和自定义使用方法，可以无限量拉入合作者以及可以创新使用功能，我们用它来与同行、客户、其他人士进行各类项目的协作，包括案件办理、期刊编辑、社会活动、图书管理等。

这个软件的局限也是开放，因为适用于全行业，故对于律师这个特定行业来说，很多刚需功能在平台上无法获得或不够好用，不能实现一站解决。比如，在知识管理角度缺乏便捷的剪藏功能，文件库无法实现自动同步等。

但总的来说，这一款软件，帮我们实现了无边界合作、在线协同办公和错时沟通、资料共享、减少电话干扰、日程和重要事项推送、办案流程化、初步知识管理、把客户变成工作伙伴等功能，大大提升了工作的效率和幸福感。

2、印象笔记Evernote

印象笔记Evernote是我们在Teambition缺乏好用的一键剪藏功能的情况下，为了知识收集和管理而反复挑选出来的软件。这个软件在iCourt校友中知名度非常高，许多校友将它们玩出了各种花样，有兴趣的朋友可以在网上找到大量的使用介绍和攻略。 

我们只是将它用于知识管理中的资料收集和分类整理，因为它的一键剪藏和分类笔记刚好可以满足这个需求，尤其在手机阅读上，它的剪藏功能非常突出。

这个软件没能和Teambition很好打通，是我们非常痛的痛点。但截止目前为止，印象笔记仍是我认为最便捷的资料收集、分类利器。它的专业版可以在附件中直接搜索内容，还可以进行会议录音。在律师的检索研究和调查取证过程中，都可以派上不小的用场。

3、坚果云

前面讲过，Teambition的文件库只有大容量存储而缺乏自动同步功能，而印象笔记虽然也可以上传众多的文件，但文件大小有限制，也无法在文件修改后自动同步，所以“Teambition+印象笔记”的组合，还不够解决我们希望达到的出差不带卷宗、随时自动同步、随时获取同伴最新修改的文件版本、随时移动协作办公的要求。

在这样的情况下，我们启用了坚果云。坚果云是知名的同步云盘，除了自动同步外和历史版本功能外，其亮点是可以直接分享文件文件夹给微信好友，并拥有自动备份的云相册。我们用坚果云来解决团队成员移动办公中的文件自动同步、文档版本即时更新、成员共享文件夹的需求，并同时保证可以随时、随地与客户、同行在手机终端分享资料，提高法律顾问和办案过程中的响应速度。

4、Thebrain

Thebrain是一款模仿人脑方式的思维导图软件。这个软件的主要界面由想法构成，处于中间位置是的当前想法，处于下方的是具有相对直接关系的子想法，处于侧方的是经由当前想法联想到的其它想法，想法和想法之间通过关系线连接。

这个软件可以帮助重现思维和记忆轨迹，在错综复杂的想法中梳理出它们的相互关联。我们用这个软件梳理写作脉络，处理暂不成形的想法，对于复杂案件的办理或论文的写作，它的作用非常突出。这个软件在处理人际关系上的能力尤其值得一提，通过日常积累的众多的人际信息，可以挖掘企业或个人之间的相互关系。

5、行健动力CRM

行健动力CRM软件是一款可以自定义字段的客户管理软件，我对客户管理软件的印象基本上来自于它。这个软件将客户进行分级，设置自定义规则进行自动跟踪，并可将客户发生的购买（法律服务合同）与客户进行关联，通过统计相关数据，进行客户特征识别，以及进行维护提示，以及进行适当的财务分析。

以上1-5项软件，通过功能互补，基本满足了我们的刚性需求，但缺点是无法相互打通。我们期待，有一天能找到一个平台，将它们的功能集于一身，把我们从多个平台的频繁切换中解放出来，节省下更多的时间，并能使各项功能模块中积累的数据相互共享和关联，更易于统计和挖掘出更多对于业务办理和团队建设有用的信息。

合五为一的Alpha是一款怎样的软件？

Alpha是今年4月启用的。这是针对法律人设计的一站式智能办案平台，主要模块大体覆盖了我们使用前述1-5项软件时所发挥的功用，除此之外，它增加了计时统计、大数据检索功能、自动检查文件错别字、自动排版等功能。

现在我们用Alpha作为业务办理和日常沟通的平台，利用它的任务协作、计时、成就、文档、大数据、收藏、客户管理功能和剪藏插件，在同一个平台上进行案件办理中的项目管理、流程控制和标准化尝试，共享和同步文件，进行可视化分析、整理，得以更清楚地看到团队成员的工作和成长，实现知识和经验的传递共享。

案件管理使用场景

接了新案件，就建一个新项目。项目建好后，在任务栏中导入预设好的任务组。比如一个民事一审案件，就导入模板中预设好的任务组，分别是“前委托阶段”、“庭前准备阶段”、“庭审及庭后阶段”、“总结复盘阶段”。这样，四个任务组下所有数十件任务，就全部自动设置完成了，不用再一项一项安排工作，也不会忘记重要事项。如果案件有特殊的情况，就在各个组中适当再添加任务就行了。每个任务中的检查项对执行者提出质量控制要求。

任务有特别要求的时候，会看到任务发布者提供的几项到几十项不等的检查项，每个检查项检查一遍全都没问题了，任务的质量就有保障了。任务模板中预设的任务检查项，用来将资深律师的办案经验传递给初级律师、实习律师，我们尝试用它来实现标准化。

有客户约见面或开庭，就排进日程。根据我们的日程设置规则，日程的设置每个成员都会收到提示。这样，团队成员就知道自己要不要参加这个日程，以及知道谁必须参加固定的日程而将无法分身参与其他事务。

可以随时在客户管理模块上增加客户，企业客户会直接自动联想并可查看到相关工商登记信息。已有案件委托的现有客户，所有案件都会在该客户名下看到。

需要进行检索研究时，点开“工具栏”，在最左侧“大数据”的搜索框里写上关键词，点上需要查询的数据库，再点“一键查找”，所要点选的数据库就开始自动查找了，几秒钟后，可以看到所有的检索结果。平台自带案例库中的检索结果中可以看到案由分类、律师介入情况、标的等各项数据的可视化效果。

看到有用的检索结果，可以用剪藏插件剪藏，收到收藏夹里，并把它关联到特定的案件项目，便于办案时参考。

需要看一些陌生领域的题材，或某个领域的集中资料，除了检索之外，还可以去“实践指引”中看看别人整理出来的成果。实习律师写作合同，可以去“合同库”里找到一些可供参考的条款样本。

每个案件办结归档时，可以通过项目分析看到花费的时间以及团队的小时费率，借此可以评判团队工作效率，以及判断收入是否匹配付出。

所有的案件，在项目建立的同时，自动在“文档”终端出现与项目同名的同步文档库，一个案件一个库，案件相关的东西全都可以甩进这个库里，不用担心找不到。随时可以用文件名进行检索，自动更新版本，随时找回历史版本。病毒肆虐的日子，我们并不怎么担心。

每日工作场景

早上上班，看一眼“今天的任务”、“即将到期的任务”和“未来的任务”，然后，开始干活打勾。做完一个，勾掉一个，如果中途没有新增的任务，勾完就可以下班了。有同伴给你派任务，点一下“知道了”就行了。也可以给别人派任务。

下班前，点一下“成就”，可以看到今天干了多少时间，在哪个工作类型上花的时间多，哪个花得时间少，还可以看其它成员的工作成就。通过计时清单和计时类型分布饼图，可以迅速直观地看到每位律师一天、一周、一月、一年付出的努力，有时，看到饼图尤其是别人漂亮的饼图，会产生给自己注射鸡血的冲动。

干累了，可以喝一口Alpha端来的鸡汤。昨天，Alpha推送的金句是“我走得很慢，但从不后退”，今天是“预测未来最好的方法就是去创造未来”。

凭着对技术改变律师工作的执着期待，借助技术专家的努力，今年，我们终于使得团队各位成员无障碍地在同一个平台上与所有人进行无边界的合作和进行任务协作，在执业过程中不再受到频繁重复检索、重复沟通、重复传送文件的困扰，不再需要在周末和晚上频繁接听工作电话，不再需要带着满箱子卷宗材料出差，不再因为办案经验难以传递而一筹莫展，不再担心因为项目参与人员资历的差异而在工作质量上产生重大偏差。

快乐一直是我们的目标，技术不能给我们快乐，但是会帮助我们获得快乐的能力与空间。

专栏编辑 | 雪梨卷   排版编辑 | 祁小宅

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