Excel数据格式秘籍 ,让你的数据分析更精准!

🌟 哈喽，亲爱的粉丝们！今天我们要分享的是Excel中的数据格式设置技巧，让你的数据分析更加准确和高效。🚀

🔢 亲爱的数据小能手们，你们是否在输入长串数字时遇到过这样的烦恼：Excel自动将数字转换成了“科学记数”格式，比如身份证号码变成了一串看不懂的数字？输入身份证号码变成了3.60403E+19？点击去发现后5位都变成了0？😵

🔍 这是因为Excel有一个默认设置：当单元格中的数字超过11位时，它会自动切换到科学记数法；而超过15位时，后面的数字统统变成“0”。这对于需要输入18位身份证号码的我们来说，简直是个大麻烦！

💡 别担心，这里有解决方案！在输入长数字前，只需简单两步，就能让Excel乖乖显示完整的数字：

1️⃣ 设置单元格格式为“文本”：在输入任何数字之前，先选中单元格，选择“文本”的数据格式。这样，无论你输入多少位数字，Excel都会原样显示。

2️⃣ 输入前加单引号：在数字前加一个单引号（’），这样Excel也会将其视为文本，保持数字的完整性。

💡 你知道吗？数据格式不仅影响显示，还影响计算结果。比如，VLOOKUP函数找不到数据，可能就是因为格式不匹配。

📊 所以，正确设置数据格式至关重要，它不仅影响数据的显示方式，还关系到计算和分析的准确性。今天，我们就来一探究竟，Excel中的12种数字格式类型，让你的数据展示更加专业！

关于数字格式包括12种类型，分别为：“常规”、“数值”、“货币”、“会计专用”、“日期”、“时间”、“百分比”、“分数”、“科学记数”、“文本”、“特殊”、“自定义”。

🛠️ 如何设置？ 只需单击鼠标右键，选择【设置单元格格式】选项，在【数字】页签下，你就可以选择或自定义你想要的格式了！

1、文本格式

第一个是文本格式，很多小伙伴在输入身份证号的时候，如果按照常规格式输入，在后面的这几位默认的就是“000”，并且显示为一个科学计数法的形式。这是因为我们在数字储存的时候，它不能够存储这么多位的数字，所以我们需要将它转换为一个文本的格式。

显示文本格式的方法有两个：第一个就是将单元格格式设置为文本型，第二个就是在输入数字前加一个英文状态下的小撇（’）。

例如在单元格内先输入一个英文状态下小撇“’”，然后再输入数据。

比如“360403201701011234”，那身份认证号就能够快速地输入了。

或者先将单元格的格式设置为【文本】格式，然后再在单元格内输入数据，这时无论你输入多少位数字它依然可以全部显示出来。

2、整数，小数

第二个是输入的数字可以输入整数或小数，并且可以通过调节这个数字的显数位数来显示它保留几位小数。

3、万元单位

💰 货币和会计格式，以及如何将数字显示为万元单位，这些都是Excel中的常见需求。自定义格式能让你的数据看起来更专业，比如1100000显示为110万元。

选中【D4】单元格，单击鼠标右键，选择【设置单元格格式】选项。

我们在自定义当中输入它的格式是：0!.0000″万元”。

注意：“！”是英文状态下的感叹号，在Excel中凡是遇到符号都需要用英文状态下的。

然后再点击小数点，接下来由于后面要保留 4 位小数的万元显示形式，所以输入4个0，接着输入“万元”，即0!.0000″万元”。然后单击【确定】按钮，这是快速地将我们单元格的数值改成万元的格式的方法。

如图所示，在【D4】单元格内就显示为110.0000万元的形式了。

那继续往下，我们的单元格格式还有“货币”“会计专用”的以及“日期”格式。

4、日期格式

📅 日期和时间的输入也有讲究。正确的日期格式应该是2024-2-2或2024/2/2，而时间则是数字，通过设置可以显示为时间格式。

但是很多小伙伴在输入日期的时候会录入2024.2.2这样用小数点的形式进行分格，这样的日期其实是假日期，只有正确的日期格式才能够被计算。而正确的日期格式存在3种，分别是：2024-2-2，2024/2/2，2024年2月2日。

5、时间格式

关于时间其本质上也是一个数字，只是我们将它定义为一个时间格式。在这里给大家介绍两个快速录入当前系统时间和日期的方式，可以利用快捷键的方式来快速输入。

按键盘上的 <CTRL+;>键，可以快速录入当前系统日期；那如果需要快速录入当前系统时间，可以按键盘上的 <CTRL+Shift+;>键。

我们试一下，比如目前是 2024 年2 月19日，那么我们按<CTRL+;>键即可快速完成日期的录入。

快速录入当前时间，按键盘上的 <CTRL+Shift+;>键，快速完成时间的录入。

如果想要在同一个单元格当中快速的输入当前的日期和时间，可以按键盘的 <CTRL+;>键，然后按<空格>键，再按 <CTRL+shift+;>键就得到当前的时间了。

选中【A2】单元格，右击鼠标选择【设置单元格格式】选项。

在弹出来的【设置单元格格式】对话框中可以看到它显示的是一个自定义的单元格格式，自定义的类型为“yyyy/m/d h:mm”这样的是年月日小时秒的形式。

如果想要将这个小时秒都展示两位数的，可以将月“m”修改为“mm”，日“d”修改为“dd”，小时“h”修改为“hh”，然后单击【确定】按钮。

此时它就自动补齐了空缺的位数，显示效果的“月”“日”“时”中就都显示为两位了。

对应的时间也可以进一步进行一个设置，例如计算时间的时候有这样一个概念：通常计算两个时间间隔为1天，它会以 24 小时来显示出来。那么如果需要只显示它的时间总值，比如两天转化为 48 小时，这种情况又该怎么做呢？

同样选中【D9】单元格，然后单击鼠标右键选择【设置单元格格式】选项，在弹出来的【设置单元格格式】对话框中选择【自定义】选项，在【类型】中设置一个【[h]:mm】的格式，需要注意的是在h的左右两边需要加上英文状态下的方括号，然后单击【确定】按钮。

到这里就可以看到【D9】单元格就显示48了，并且在函数编辑区我们可以看到其本质上值是等于【C9】单元格的值的。

6、百分比、分数

📈 百分比和分数的显示也很简单，通过设置单元格格式，就能轻松实现。

直接选择“百分比”，这样他就可以显示为我们想要的百分比或者分数的形式了，其本值同样不会发生变化。

7、科学计数

🔬 科学计数法适合处理大数字，当我们要标记或运算某个较大或较小且位数较多时，用科学计数法可以免去浪费很多空间和时间。

这里用到的是 A 乘以十的几次方这样一个算法。如果您将单元格的格式设置为一个科学计数法，它会显示值为这种形式。

8、自定义:合同号

最后我们来讲一讲自定义格式的一些设置方法。

例如【C13】单元格的值显示的是 “1” ，虽然【D13】单元格的值是通过【C13】单元格引用过来的，但【D13】单元格它显示的确是：合同号:0001。

那么这两个单元格的值到底是不是一样的？接下来我们判定一下。

在【D18】单元格内输入：=D13=C13，此时显示为true ，这就验证了【C13】和【D13】的值是一样的。

那么究竟怎么将一个数字 1 显示为合同号: 00001 这样的形式呢？也就是自动补齐前缀的效果？这就用到自定义设置的一个方法。

选中【D13】单元格，单击鼠标右键选择【设置单元格格式】选项，然后在弹出来的【自定义单元格格式】对话框中选择【自定义】选项，在【类型】中设置：“合同号：”00000。

关于“合同号”，即文本的输入时需要在其两端输入一个英文状态下的双引号给它括起来（这个不用质疑，我们只需要记住一句话，就是我们这 Excel 是汉化来的，说汉字的内容，字符串的内容我们都用英文状态下的双引号给它括起来），括起来以后我们给它补齐位，就是我们想要合同号数字的位数是多少位，这里我们合同号为5位，所以我们补齐5 位，输入 5 个0即可。最后单击【确定】按钮即可。

此时合同号就显示为：合同号：00001，这样的形式了。

如果将【C13】单元格内的合同号修改为126，那么在单元格中显示的数字格式是：合同号：00126，这样的形式。

但是我们单元格本身的值还是126，它本身的数值并没有发生变化，只是呈现的效果进行了一个自定义的改变，对应还可以设置它的自定义效果。

9、自定义:监控中

除了合同号的自定义效果之外，还可以设置它的自定义效果。

例如，如果【D14】单元格的值为“正数”就显示为“已完成”，如果值为负数就显示为“未完成”，如果值为0就显示为“监控中”。

这里所使用到仍然是对单元格自定义格式的一个设置，分别用【;】来隔开单元格的值，依次录入：>0，<0，=0时所显示的不同效果，接下来我们举例看一下。

选中【D14】单元格，单击鼠标右键选择【设置单元格格式】选项，在【自定义】的【类型】中先输入大于0的我们显示的是：正数-已完成，然后负数我们显示的是：负数-未完成，0显示的是“0-监控中”，其中文本需要用英文状态下的括号扩上，即：“正数-已完成”;”负数-未完成”;”0-监控中”，最后单击【确定】按钮。