Word 初级|审阅基础:拼写检查、添加批注修订文档

一、一键检查文字错别字、语法错误（全文校对）

1. 全文一键深度校对（批量纠错）

适合写完文档后批量排查所有错误，无遗漏：

1. 点击顶部菜单栏【审阅】选项卡；

2. 点击功能区【拼写检查/AI校对】按钮；

3. 系统自动扫描整篇文档，右侧弹窗展示所有错别字、语法问题、标点错误、语句不通顺等问题；

4. 逐一点击【接受修改】一键修正，或手动忽略、保留原文。

2. 校对功能开启/关闭设置

若无波浪线、无法自动纠错，可手动开启：【审阅】→点亮【拼写检查】按钮即可激活；点击按钮可随时关闭校对功能。

二、批注插入、删除操作

批注仅留修改意见，不改动原文，适合多人审阅、批注备注。

1. 插入新建批注

1. 选中需要备注、修改标注的文字内容；

2. 点击顶部【审阅】→【新建批注】；

3. 文档右侧弹出批注框，输入修改意见、备注内容即可；

4. 快捷键：Ctrl+Alt+M，快速新建批注。

2. 删除单个/全部批注

• 删除单条批注：右键点击右侧批注框，选择【删除批注】即可。

• 删除文档所有批注：点击【审阅】→【删除】→【删除文档中的所有批注】，一键清空全部批注。

  

3. 批注显示/隐藏

点击【审阅】→【显示批注】，可一键切换批注的显示和隐藏状态，不删除内容，仅调整视图。

三、修订模式：开启、使用、查看修改痕迹

修订模式可完整记录文档所有增删、修改、格式调整痕迹，清晰区分原文和修改内容，是办公协作核心功能。

1. 开启修订模式

1. 打开需要修改的文档，点击顶部【审阅】；

2. 点击【修订】按钮，或使用快捷键Ctrl+Shift+E，一键开启；

3. 开启后，所有文字删除、新增、改写、格式调整都会被自动标记痕迹。

2. 查看、区分修改痕迹

• 新增内容：彩色字体标注；

• 删除内容：带删除线标记；

• 修改记录：侧边弹窗可查看修改人、修改时间、修改内容。

可通过【审阅】-【显示标记】，自定义只展示文字修改、格式修改、批注等指定痕迹。

3. 接受/拒绝修改痕迹

• 单条处理：选中修改痕迹，点击【接受】保留修改，或【拒绝】恢复原文；

• 批量处理：点击【接受】→【接受所有修订】，一键全部生效；或【拒绝所有修订】还原整篇文档。

4. 关闭修订模式

再次点击【审阅】-【修订】按钮，或按下快捷键Ctrl+Shift+E，即可退出修订模式，后续修改不再记录痕迹。

5. 进阶：默认开启修订模式（长期办公适用）

如需新建文档自动开启修订，可设置默认规则：【文件】→【选项】→【编辑】→勾选【默认启用修订模式】→确定保存即可。

四、功能汇总速查

• 错别字语法检查：审阅→拼写检查/AI校对

• 新建批注：审阅→新建批注（Ctrl+Alt+M）

• 删除批注：右键删除 / 审阅→删除所有批注

• 修订模式开关：审阅→修订（Ctrl+Shift+E）

• 批量处理修改痕迹：审阅→接受/拒绝所有修订