班主任一定要会的Excel:学生成绩、考勤、分班,一张表全搞定

班主任一定要会的Excel：学生成绩、考勤、分班，一张表全搞定

当了这么多年班主任以后，我越来越感觉，班主任比较累的地方，很多时候还真不只是上课。

而是平时各种各样的小事情实在太多了。

今天要统计学生信息，明天要登记学生迟到的情况，后天可能又要交一份成绩分析。期中考试成绩刚刚整理完，年级又通知要统计住宿生、走读生，还有一些需要单独说明情况的学生。

一个班四五十名学生，每个学生后面都有很多需要记录的信息。

如果每一件事情都单独做一张表，用不了多长时间，电脑里面就会出现：

学生名单.xlsx

学生名单最终版.xlsx

学生名单最终版2.xlsx

期中成绩最新版.xlsx

考勤统计修改版.xlsx

班级分组最新.xlsx

时间一长，连自己都容易弄不清楚到底应该打开哪一个文件。

我以前也这样做过。

后来才慢慢发现，班主任比较值得做的，不是一直增加新的Excel文件，而是先把一张最基础的表做好。

学生成绩、考勤、分组、联系方式，还有平时经常要反复使用的信息，其实都可以围绕同一份学生名单来进行整理。

这样以后再去做其他统计的时候，就会方便很多。

第一步，先做好一张学生基础信息表。

班主任接手一个新班级以后，我一般不会马上去做成绩表。

我首先会做的事情，是把学生最基础的名单和信息先整理好。

比如：

学号；

姓名；

性别；

班级；

住宿情况；

家长联系电话；

学生联系电话；

家庭住址；

是否担任班干部；

备注。

这些内容不一定每一项都必须有，实际工作需要哪些，就设置哪些。

不过我建议其中有一项最好保留下来。

就是学号。

因为学生姓名有时候会重复，但是学号一般不会出现重复。

如果一个班里正好有两个同名学生，以后查成绩、查考勤的时候，就比较容易弄混。

有了学号以后，相当于每一名学生都有一个固定的编号。

以后不管整理成绩还是登记考勤，都可以根据这个编号去对应学生。

我以前带过一个班，班里刚好就有两个学生名字一样。

第一次整理考试成绩的时候没有注意，把两个人的成绩对应反了。

后来家长过来询问，我才发现这个问题。

从那以后，我制作班级表格的时候，基本都会把学号放在前面。

第二步，学生名单尽量只录入一次。

这也是我现在做表格时比较注意的一件事。

以前用Excel的时候，经常会把学生姓名在不同表格里面反复复制。

做成绩表的时候复制一遍。

做考勤表的时候再复制一遍。

到了分组的时候，又重新复制一遍。

每多复制一次，就多一次出错的可能。

比如少复制了一名学生。

或者班里新转来一名学生，只加到了成绩表里面，却忘了加到考勤表里面。

到了最后，就可能出现几张表的人数对不上的情况。

现在我一般都会保留一张学生总名单。

后面的其他表格，尽量都从这张总名单里面使用学生信息。

这样一来，学生名单只需要集中维护一次。

新转来一名学生，就在总名单里面增加。

如果有学生转走，也在总名单里面进行调整。

后面的其他统计表，再跟着进行修改。

这样比每一张表都单独修改，要省事很多。

第三步，成绩不要只登记一次考试。

不少老师制作成绩表的时候，是一次考试做一张表。

第一次月考做一张。

期中考试再做一张。

第二次月考又单独做一张。

这样做当然也没有问题。

但是如果是班主任，我比较建议把一个学期里面几次重要考试的成绩放到一起。

比如：

第一次月考；

期中考试；

第二次月考；

期末考试。

这样放在一起以后，最大的好处就是方便进行前后比较。

一个学生这一次考了85分，如果只单独看85分这个数字，其实能够看出来的东西并不多。

但是如果他上一次是72分，这一次变成85分，就可以看出来这个学生进步得比较明显。

如果他上一次是92分，这一次是85分，老师可能就需要多注意一下。

所以我现在看学生成绩，已经不太喜欢只看某一次考试。

我一般会把几次考试成绩放在一起进行比较。

有的学生名次会一直慢慢往前走。

有的学生总分变化不大，但是某一科突然下降得比较明显。

还有一些学生的成绩一直忽高忽低。

这些情况，如果只看一次考试的成绩表，其实不太容易发现。

把几次成绩放到同一张表里面以后，就能看得清楚一些。

第四步，让Excel自动计算总分和平均分。

这一点前面也提到过，不过对于班主任来说，确实很实用。

各科成绩输入进去以后，总分就没有必要再自己拿计算器去算。

可以直接交给公式来计算。

平均分也是同样的道理。

一个班四五十名学生，又有六七门课程，如果全部靠手工计算，不仅速度慢，而且比较容易算错。

公式设置完成以后，只要某个学生的成绩发生变化，总分和平均分也会跟着重新计算。

这也是我经常跟年轻老师说的一点：

可以让电脑重复完成的工作，就尽量不要让老师自己一次又一次重复去做。

老师真正需要花时间看的，是这个学生为什么成绩下降了。

而不是把大量时间用在一遍又一遍地加数字上。

第五步，考勤也可以放进这一套表里面。

班主任平时每天都少不了考勤。

迟到。

请假。

病假。

早退。

缺勤。

这些情况一天看起来没有多少，但是一个学期积累下来，记录就会非常多。

我以前是直接用本子进行记录。

谁迟到一次，就在名字后面记一下。

刚开始的时候还比较容易看懂，等过了一两个月，再往前翻的时候就会比较麻烦。

现在改成用Excel以后，就方便不少。

可以给每个学生设置几个统计项目：

迟到次数；

请假次数；

病假次数；

缺勤次数。

平时发生一次，就登记一次。

到了月底或者学期结束的时候，不需要再翻着班主任工作手册一点一点数。

一名学生这个学期迟到了几次，直接就可以看到。

如果再加上条件格式，次数比较多的学生还可以显示得更明显一些。

这样老师也不容易把这些学生漏掉。

第六步，考勤最好使用下拉菜单。

这一点确实可以减少很多重复输入的麻烦。

比如每天登记考勤的时候，可以提前设置几个固定选项：

正常；

迟到；

请假；

病假；

缺勤。

以后再登记的时候，就不需要每次都重新输入这些文字。

直接点一下对应的单元格，再选择相应的状态就可以了。

为什么我比较建议这样做？

因为如果全部自己手动输入，很容易把同一种情况写成不同的内容。

比如有时候写“请假”。

有时候写“事假”。

还有时候顺手只写一个“假”。

这些内容人看起来都能明白是什么意思。

但是到了后面让Excel进行统计的时候，它可能会把这些内容当成不同的项目。

所以在制作统计表的时候，最好从一开始就把输入方式尽量统一下来。

这样到了后面做统计的时候，会方便很多。

第七步，用颜色把需要关注的学生找出来。

一张表格里面如果全部都是数字，老师看久了其实也比较累。

所以我一般会设置一些比较简单的提醒。

比如：

成绩下降得比较明显；

迟到次数比较多；

缺勤次数达到一定数量；

某一科成绩连续偏低。

符合这些条件以后，可以让Excel自动使用不同的格式显示出来。

这样打开表格以后，就不用每一行、每一个学生慢慢去检查。

哪些学生最近需要多注意一下，很快就能够找到。

班主任每天要处理的事情很多，很多时候并不是不知道某个学生有问题，而是同时需要看的信息太多，很容易把一些情况漏过去。

Excel在这里的作用，就是先帮助老师把这些需要关注的学生显示出来。

第八步，分班、分组不要再一直靠手抄。

这里说的分班，并不一定是学校重新分班。

班主任平时也经常需要给学生进行各种分组。

值日小组。

学习小组。

活动小组。

座位小组。

考试小组。

以前我给学生分组的时候，经常拿着一张学生名单在纸上划来划去。

这个学生放到第一组。

那个学生安排到第二组。

中间一旦弄乱了，又要重新抄一遍。

其实使用Excel以后，可以直接增加一列“分组”。

然后在每个学生后面填写：

第一组；

第二组；

第三组；

第四组。

分组完成以后，可以直接使用筛选功能。

想看第一组有哪些学生，就只筛选第一组。

想看第二组，就筛选第二组。

如果后面有学生需要调整，也只需要修改这个学生对应的组别，不需要重新制作整张名单。

第九步，真正分班的时候，要把不同条件放到一起看。

有些学校到了新的学年，会重新进行学生分班。

这种情况下，Excel使用起来会更加方便。

比如分班的时候，可能需要同时考虑：

学生成绩；

男女比例；

住宿和走读；

原班级来源；

特殊情况；

班级人数。

如果完全靠人工拿着一张张名单去分，很容易刚顾到这个条件，又把另外一个条件忘掉。

提前把这些信息放进Excel以后，分班的时候就可以一边筛选，一边检查。

比如每个班学生人数是不是差不多。

男生和女生的数量是不是相差太大。

各个班的成绩分布是不是比较均衡。

住宿生是不是过多集中在某一个班。

Excel并不能替老师直接决定学生应该怎么分班，但是它可以先把这些数据整理清楚。

最后具体怎么安排，还是需要老师和学校根据实际情况来决定。

第十步，最后可以做一张班级总览。

我现在比较习惯在整个表格的最前面放一张简单的班级总览。

比如：

班级总人数；

男生人数；

女生人数；

住宿生人数；

本月迟到人数；

本月请假人数；

最近一次考试平均分；

及格人数；

需要重点关注的学生数量。

这样每次打开文件以后，就不需要先去不同的工作表里面来回翻找。

班级现在大概是什么情况，看第一页基本就能有一个大致了解。

如果想查看某一个学生的具体情况，再进入后面的详细表格。

这个和以前使用班主任工作手册其实差不多。

只是以前很多内容需要老师自己翻、自己统计，现在有些数字可以直接让Excel进行汇总。

我当班主任这么多年，现在越来越感觉，一张比较实用的班级Excel表，重点并不是做得有多漂亮。

也不是一定要使用多少复杂的高级函数。

更重要的是尽量不要让自己一直重复做同样的工作。

学生姓名已经录入过一次，后面就尽量不要再重复录第二次。

成绩输入以后，总分可以让Excel自己计算。

考勤登记完成以后，次数也可以让Excel自己统计。

学生分组完成以后，需要名单的时候就直接进行筛选。

这样慢慢整理下来，原来分散在五六张表、七八个文件里面的信息，就可以围绕同一套学生资料来进行管理。

刚开始当班主任的时候，总觉得自己的记性还不错。

四五十名学生，谁成绩比较差，谁经常迟到，谁家里有什么情况，好像都能够记住。

但是事情多起来以后就会发现，人脑并不适合专门去记这些反复出现的数字和记录。

特别是到了期末的时候。

成绩统计、评优、考勤、操行、家长沟通，各种事情差不多一起过来，只靠脑子确实很难全部顾得过来。

所以我现在还是经常说：

Excel没有必要学得特别复杂。

班主任可以先把一张学生基础表认真做好，再慢慢把成绩、考勤、分组这些内容加进去。

实际使用一个学期以后就会发现，以前很多需要不断翻名单、找学生、数人数的工作，现在通过筛选和统计就可以完成。

对于班主任来说，这就是Excel比较实际的作用。