别再手动筛选了!Excel 这个隐藏功能,一键按分类分页打印,90% 的人都不知道!

先问一句：你有没有遇到过这种情况——

一份几百条内容的表格需要按照“渠道”、“部门”或者是“地区”来进行分页打印，每一种都是一张纸的内容。

是不是第一反应就是：选中、打印、取消选择、再选一个、再打……

有十几类别，弄了一下午才搞定。

Excel 中有一个不需使用筛选也不用VBA就可以点击几下鼠标就实现分类分页的功能，还可以批量打印出来。

今天的文章一定要看完，在掌握了可以节省大把的时间。

第一步：先复制一份原表（关键！）

首先要做的是：

先用Ctrl+A全选表格的内容，然后按下Ctrl+C进行复制。

不要因为觉得麻烦就忽略了这件事。

因为等一下要使用的功能将会直接改变原来的表格结构，很多人后面出现各种问题，十有八九就是忘了备份原表。

一个好习惯，只要一瞬间就可以养成。

第二步：分类汇总，勾选分页

重点来了。

❶ 点击菜单中的“数据”-“分类汇总”。

❷ 在“分类字段”中选中，选择你要用来分组打印的那一列，如"渠道”。

❸ 汇总的方式选择默认的求和就可以了，其他的不需要理会。

❹ 重点是勾选“每组数据分页”。

❺ 点击确定。

此时你会看到表格已经被按照渠道自动地分成若干部分，每一部分之间都有分页符隔开。

因此每一个渠道都是一个单独的页面。

第三步：打印配置

最后一步，设置打印细节。

点击“页面布局”，点击“打印标题”选项，在打印的时候每一张纸上面都有表格的第一行内容了，并且不会出现第二张纸上没有表头的情况。

打开打印预览看下每种类别是否单独占了一张纸，确认没有问题之后再进行打印。

收工！

几个注意点

1.关于求和汇总行

在进行分组的时候会自动生成一行“求和”，如果没有数值列或者不需要这个汇总行的话，在打印出来之后再手动删除即可，并不会影响到打印的效果。

2.关于原理

其实就是用“分类汇总”中的“每组数据分页”功能自动生成分页符号。

简单地说就是 Excel 帮你把手动插分页符的活儿全干了。

3.再次提醒

一定要先复制原来的表格！分类汇总会修改表格的结构，直接操作原来的数据会造成无法挽回的局面。

最后说两句

下次再遇到分类打印的需求，不用自己一个一个的筛选。

复制、分类汇总、勾选分页、打印，四个步骤就可以完成全部工作了，不到一分钟的时间就搞定了。

觉得有用的话，点个「在看」，转发给那个还在手动筛选的同事吧。

说不定他正为这事儿加班呢。