AI个人助理|如何让AI管理本地文档

梵高 ·《法国小说》｜图片来源：Gallerix

我是文科生，拿AI来做软件的时候比较少，但每天都会让AI找素材、写文案、做图片、做方案等等，我的项目也都是较为长期的项目，让AI做完的方案或者图片，经常要被我再次找出来改动，有时候让AI下载的对标视频，也会被反复拿出来参照和二创。

AI不像之前的软件那样，完成任务后会让你自己选择一个文件夹进行储存，哪怕是可以让你选择文件夹储存，那你本地其实也需要一个文档管理系统，用于管理各类素材和文档。

于是，你也许会有以下几个选择：

1、云端

有些人说会用一些云端软件来管理图片，也有人说会把资料放在GitHub。我理解一些项目的文档也许确实不用放在本地，但这肯定不是我使用AI的方式。而且放在云端，调用速度是一个大问题，如果我要AI把上次存到云端的图片调出来，AI是去云端自己下载下来吗，做完了之后再把新的传上去吗，这个流程一听就不丝滑。

2、AI软件默认储存路径。

平时用AI生成素材较少，也许可以直接用，所有的搜索都在Codex这样的软件里搜索。优点是简单直接，不用单独把AI制作的文档存下来，也不用费心思让AI去找对应路径。缺点是AI软件内的搜索不太好用，而且AI存储的逻辑就是按session来的，根本不会给你区分项目，换个AI软件后，素材要全部搬家才行。不同AI软件路径不同，如果用两个AI软件做一个项目，你得人工把相关素材在不同AI之间传递。

3、本地文档系统。

我是从OpenClaw开始，才慢慢接触AI的，一开始我会在OpenClaw里建立项目Agent，项目Agent有固定的文档路径，我把路径放到对应的agent.md里面，在一些skill里也会规定这个路径。这样一来，只要是用项目Agent生成的文档、图片，都会被路由进项目文档库里。

这个方案的优点是，确实项目相关的重要素材会进入到对应文档库里。缺点有两个，一是我要提前建好一个项目文档路径，这个事情干过的人都知道其实没那么简单的，和AI协作的过程中会产生非常多的文件，如果文件目录分少了，那一个文件夹里有很多东西很杂，如果文件目录分多了，那AI容易偷懒搞错，而且制定文件夹规范也是个技术活，这里面有一整套知识库的知识。第二个缺点刚刚其实也讲了，AI会偷懒，你的项目越庞大，这个路由就要做得越精细，但AI会偏移错漏。但这其实是我26年4月左右的方案，现在AI可能足够聪明了。

我理解这可能也是现在很多人的AI文档管理方案，很多人在说用Obsidian来管理，我觉得Obsidian确实可以，但Obsidian只能管文档，图片、pdf、视频等等，哪怕能集中管理，我认为使用体验也不好。

4、我的方案：AI驱动的本地文档系统。

在AI出现之前，我就一直信奉输入简单、检索方便的知识库管理理念，那会需要通过设置精妙的文件层级和复杂的标签系统来让知识库运转起来。那么AI时代，又该如何进化呢。

我最初的想法很简单，每次和AI进行一项任务的时候，让AI帮我建一张任务卡，以MD形式存在本地，如果当前任务有交付文件，那么再建立一份交付文件的文件夹，把任务卡和交付文件关联。如此一来，就有了当前余烬的雏形，当然，这也体现了这个系统最核心的特征：以本地文档形式储存，AI驱动。

于是，每次当我想要根据之前的任务进行工作的时候，我就有地方找啦。就这么过了一个多月，我发现找任务或者找交付文件夹并不容易，我要从AI对话里或者从几十份任务文档的文件夹里，找到文件名为日期和拼音的文档，然后我还要在任务文档里设置对应交付文档的路径，我再点击跳转过去。在这时候，我是挺想用Obsidian来管理任务卡的，每次打开Obsidian定位任务，然后再跳转到交付路径，其实也是可以的。

但我也许和Obsidian八字不合，我就是不喜欢用这样的笔记软件界面来管理文档，于是我就想，难道就不可以让AI帮我基于这个任务文档的体系，做一个本地工作台？于是我先去找了各类项目管理软件，因为之前就研究过很多了，这次我就补充看了Linear为代表的一系列软件，这些任务管理或者项目管理软件还是有着旧时代的窠臼，什么叫做旧时代的窠臼呢，就是需要我人工登记项目、登记任务。

我想了小半天，当AI时代真正到来的时候，我应该是不需要再人工建立任务卡的。所以我要做的这个AI任务系统，其实是一个发起任务和检索任务的工作台，它要解决2件事，1是AI上下文，尤其是文档上下文，我们很多时候让AI干活，是需要给它喂信息和文档的，每次人工输入信息，找到相关文档喂给AI，这个活最好能做成半自动化；2是历史任务和历史材料的检索，我能够快速检索之前的任务和交付文件，用于各类用途，或者让AI基于历史任务继续工作，或者让AI参考之前的版本，或者仅仅是把文件找出来发给其他人或者发到什么要用的地方。至于用户真正工作的场景呢，还是在自己常用的AI软件里。有了这个文档系统呢，无论用什么AI软件，只要接入了这个系统，就可以按照这个系统规则进行检索。

然后就是漫长的网站建设工作，从初稿到无数版本的迭代，时间也来到26年9月，我和一些朋友聊起，也算顺便做调查，发现不少人有这个需求，于是我打算把这个系统开源。

以下我想用一个我常见的AI工作场景，来描述这个AI任务系统。

我有个心理茶话会的产品，每周一期，已经做到35期了，每期都要一张海报，基本都是让AI帮我改。我经常会遇到这样的情况，这一期海报想参考上一期海报的风格，换个时间、改几句话、别的都不动，一开始的时候，除非我做海报的session还打开着，不然几乎找不到上一期做好的海报，我每次都会让AI改好几版才满意，最后也不知道哪一版是确认版，当时定下来的海报内容，AI也经常找错。这种事我遇到过很多次，AI其实改得挺快，麻烦的是改完以后找不到。

有这个任务系统之前，我是自己建本地文件夹管的，每个文件夹写上是哪个项目，归到项目底下，项目里面再分子文件夹，说实话，管理压力有点大。现在我做一期海报，跟AI说的基本就一句话，按上次那张改，改哪几个地方。AI自己就会去系统里找上一版。

当我让AI帮我总结这个系统的用法的时候，它还帮我找到了一个对比场景。

6月2日的时候，那会系统还没有那么成熟，我让AI参考前两期的风格做，它找错了参考，我只好自己去翻出上一期那张海报发给它，它才照着重做。那张海报当天改到下午四点多，第二天又改了七八次。

从那以后每期都有一张卡。第32期的卡里写着确认过的标题、日期（9月24号周四晚上8点到10点）和主持人，文件夹里最后只留了三个文件，海报、能改的源文件和主视觉图。

到第33期，是AI自己去看了第29到32期的卡，29期讲情绪，30期讲注意，31期讲想法，32期讲自我，它照着这个顺序提了33期讲动机。主题是我确认的，海报的样子它也对着前几期避开了重复。

AI会如何处理任务卡

一件事一张卡。第32期海报是一张卡，第33期是另一张，文案和海报分开做的时候也各开一张，这样说“上次那张”的时候，AI找得到是哪一张，我自己也找得到。

确认过的东西原样写进卡里。标题是哪一句、几号几点、谁主持，只要我说过“就这个”，AI就要一字不改地记下来，下次改的时候照卡里的改。

确认版的文件放进这张卡对应的文件夹。卡里写清楚现在确认的是哪一版，没用上的版本该删就删，该改名就改名。

文档系统的本地储存

我为了学习AI，买了Mac mini和一个NAS，这个文档系统放在我的NAS上，一个任务一个编号，任务卡、我给的素材、AI交出来的文件都用这个编号对上。现在进行中的卡有119张，做完的有626张。

我平时不会去翻这些文件夹，AI给我做了一个工作台，我直接打开工作台翻阅即可，工作台的所有内容都来源于文档系统，给大家看下任务详情页的布局，每一个任务都是按编号把三个地方拼在一页里，左边是任务卡，右上是交付的文件，旁边有个标签是我给的输入资料，右下是文档预览。

新建任务的实际流程

我先说这期要讲什么、几号几点，AI会先去找已有的卡，把往期的主题和海报样子看一遍，再给这一期开一张新卡，把我确认的信息写进去。下面是第32期那张卡，任务目标、确认过的标题和时间、当前结果都在左边，右边是最后留下的三个文件，点开就能看。

然后它出图，我看完说改哪里，它改一轮，就把卡里“当前结果”那一段重写一遍，写现在是第几版、还有什么没定。我发给它的参考图会单独存进输入资料，写着多大、拿来做什么，跟它交出来的文件分开放。

我确认之后，文件就留在这张卡的文件夹里，下一期再说“按上次那张改”，它就从这里开始。要找某个文件也可以直接搜，现在交付的文件有四千九百多个，输入资料三百九十多个，搜“茶话会”能出来405项，每个都写着是哪张卡的。

任务整理

我经常会在不同的AI工具中处理一个项目，有时候我没注意，AI就会重复建任务卡，这时候就需要对任务卡进行整理。事实上，一个任务会有2个状态，进行中和已完成，这个系统自带周报设置，我会在每周一的早上让Hermes出周报，让我审核过去一周的任务卡，手动进行晋级操作。

从任务到项目

当同一个类型的任务多了之后，或者说很明显的，你会发现一些任务属于一个项目，另一些任务属于另一个项目，于是我在工作台上开发了项目的板块，项目其实就是多了一个项目看板，介绍项目的基本信息和相关路径，其他就是给每张任务卡一个项目的字段，匹配的任务自动关联到项目页，就OK了。

有了项目板块之后，理论上，我所有和AI一起的工作，都可以存到这个系统。我顺便也回顾了下自己所建的项目，千奇百怪，有让AI写小说的，有实时翻译会议语音的，有做小程序的，有做账号运营的，有些项目可能只有一些任务卡，有些项目有自己的工作台、小程序，有些项目有点像围绕一个skill产出很多文档。所有项目都可以挂到这个AI任务系统。

未完待续

这个AI任务系统，取名余烬，和AI的每一次对话我们都在烧token嘛，那烧完了token，还剩什么呢，那不就还剩这些文档、软件、网站…而这个任务系统呢，就是能让你从上一次的余烬中，和AI开启新一轮的协作。