夜雨聆风项目执行阶段，有三件事几乎每个PM都觉得烦：
站会记录整理、周报撰写、向上汇报材料准备。
这三件事有一个共同特点：重要，但不需要太多创造性思维，主要是信息整理和格式化表达。
换句话说，正是AI最擅长的类型。
我现在每周花在这三件事上的时间，加起来不超过1小时。以前至少要3-4小时。省出来的时间用来做更重要的事。
下面把这套工作流拆开说。
01·每日站会：5分钟出纪要
站会结束，很多PM要花20-30分钟整理纪要，发给各方确认。
现在的做法：站会全程开着录音，结束后转文字，丢给AI。
提示词：
以下是今天项目站会的录音转写：【粘贴文字稿】
请整理成站会纪要，格式如下：
日期与参会人 昨日完成事项（按人员列） 今日计划事项（按人员列） 阻塞问题与需要协调的事项（标注责任人和期望解决时间） 决策事项（如有） 要求：语言简洁，每条不超过2行，阻塞问题单独加粗标注。
5分钟以内，纪要出来，直接发群里。
一个小技巧：如果你们站会没有录音习惯，可以站会结束后立刻用手机语音输入，把刚才讨论的内容口述一遍，30秒说完，再转文字给AI处理。比手打快得多。
02·周报：10分钟搞定
周报是最典型的"重要但耗时"的工作。
很多PM写周报的方式是：打开上周的周报，对照着改，改完发现改了个遍，花了半小时。
现在的做法：把本周的工作记录（可以是碎片化的）丢给AI，让它整理。
提示词：
项目名称：【XX项目】 汇报对象：【职位，关注点：进度/预算/风险】 本周工作原始记录：【粘贴本周日报、群聊记录关键信息、或直接口述关键词，不用整理，怎么乱怎么来】
请生成本周项目周报，要求：
开头2句话给出本周核心结论，让只看开头的人也能掌握关键信息 本周完成事项，标注与计划的偏差（超前/按时/滞后） 下周计划，只写最重要的3件事 风险与问题，每条附上应对措施，不要裸奔呈现问题 需要决策或支持的事项，注明截止时间
注意第1条——开头2句话给结论。这个要求很重要。
你的领导大概率不会逐字看周报，他只看开头。把最重要的结论放在最前面，剩下的内容是附录。这个习惯，不管是不是用AI，都值得养成。
原始记录可以很乱，不用提前整理，AI能处理。我有时候直接把本周群聊里的关键消息截图描述一下丢进去，同样出得来。
03·向上汇报材料：30分钟准备完
向上汇报材料，是三件事里最耗时、也最需要思考的一个。
难点不在于写，在于"怎么说"——同样的项目情况，在不同领导面前要有不同的表达方式。
先用AI做一遍结构梳理：
我需要向【职位：分管副总/客户方总监/等】汇报【项目名称】的当前状态。 该领导的决策风格是【数据驱动/风险厌恶/结果导向，选一个最接近的】，最近最关注的是【进度/预算/某个具体问题】。
项目当前情况：【把你知道的都倒出来，不用整理，越详细越好】
请帮我生成：
电梯版（30秒口述）：如果只有一次电梯机会，说什么 标准汇报版（5分钟）：结论→数据支撑→风险提示→需要的支持 预判对方最可能提的3个问题，并给出建议回答思路
电梯版这个东西，很多人觉得没用，实际上非常有用。
它帮你做了一件事：强迫你想清楚，这次汇报最核心的一句话是什么。这句话想清楚了，整个汇报就有了主线，不容易跑偏。
AI给出的3个预判问题，过一遍，看看你能不能回答上来。回答不上来的，说明你还没准备好，需要补材料。
04·把三个工作流串起来
单独用每一个已经能省不少时间，串起来效果更好。
实际运作起来是这样的：
每天站会结束，5分钟出纪要，发群。纪要同时作为本周周报的原始素材积累，不用额外记录。
周五写周报，把本周5天的纪要里的关键信息整合进提示词，10分钟出周报。
有向上汇报需要时，把最近几周的周报作为项目情况的输入，30分钟准备完材料。
三个环节的输出互相喂养，形成一个闭环。每周额外花在这三件事上的时间，加起来不超过1小时。
05·有一个前提要说清楚
这套工作流能跑顺，有一个前提：原始信息要真实、完整。
AI能做的是整理和表达，它没办法帮你"编"项目进展。如果你的项目本来就乱，把乱的信息丢给AI，出来的也是结构化的乱。
说白了，AI帮你省的是"整理和写作"的时间，不是"搞清楚项目情况"的时间。后者还是要你自己花时间在项目上。
这个顺序不能搞反。
最后说一句
每周3-5小时，一年下来是150-250小时。
这些时间，用来做什么，你自己想。
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