夜雨聆风XX有限责任公司公章管理制度（供参考）
第一章 总 则
第一条 为规范XX有限责任公司（以下简称"公司"）公章的刻制、保管、使用与管理，加强公司印章使用的合法性、规范性和安全性，维护公司及全体股东合法权益，根据《中华人民共和国公司法》及本公司章程，并结合公司实际情况，制定本制度。
第二条 公章是公司的法人财产，所有权归公司所有，其管理与使用受本制度约束。公司全体股东、董事、监事、高级管理人员及其他相关人员均须遵守本制度。
第三条 本制度所规范的公章范围包括：公司公章（光敏或回墨印）、法定代表人名章、财务专用章、发票专用章、合同专用章，以及符合国家密码管理部门要求的电子印章。
第四条 公章管理遵循以下基本原则：
（一）章主权清晰原则：公章的最终归属权和处分权归公司，通过本制度及公司章程将管理权限有效锁定。
（二）审批权与保管权分离原则：公章的审批、使用与保管分别由不同岗位负责，形成相互制约。
（三）全程可追溯原则：公章的刻制、保管、使用、废止全流程均应留有书面或电子记录，便于事后核查和责任追溯。
（四）稳定优先、审慎调整原则：公章管理规则的调整须经股东会决议通过，防止单方擅自变更引发管理混乱。
第二章 公章的刻制与启用
第五条 公司公章须在公安机关指定的刻制单位刻制，形体、规格须符合国家相关规定，并按规定向公安机关办理备案手续。任何部门和个人不得私自刻制公司公章。
第六条 公章刻制的启动程序：公章刻制须由公司行政管理部门（或执行董事/总经理指定部门，下同）填写《公章刻制申请单》，经执行董事或总经理审核后，由法定代表人批准。本制度规定的其他专章刻制申请程序如下：
（一）法定代表人名章的刻制，应由法定代表人本人或经其书面授权人员向行政管理部门提出申请，经执行董事审批后办理。
（二）合同专用章、财务专用章、发票专用章的刻制，由使用部门提交书面申请，经行政管理部门审核、分管领导批准后执行。
（三）电子印章的申请和启用，由法定代表人指定专人提出申请，经法定代表人批准后向具有法定资质的电子印章服务机构申领，并在国家密码管理部门认可的系统中完成备案。
第七条 公章刻制完毕后，行政管理部门须留存印模，建立《公章印模登记台账》，发布公章启用通知，通知中应明确公章全称、启用日期、印模样式，并通知全体股东及相关人员。
第八条 因公司名称变更、印章损坏或遗失等原因需重新刻制公章时，应事先按本制度第五条至第七条规定程序申领新章，新章启用后，原章应由行政管理部门收回并按规定统一销毁，同时根据公安机关和市场监管部门要求办理作废备案或登报公示手续。
第三章 公章的保管
第九条 公司公章由行政管理部门指定专人保管，保管人员名单须报法定代表人批准，并向全体股东书面备案。法定代表人名章应由法定代表人本人或其书面指定的专人保管。财务专用章、发票专用章由财务部门指定专人保管。合同专用章由行政管理部门（或法务部门）指定专人保管。电子印章的密钥（或数字证书）应由法定代表人授权的专人保管，并严格保密。
第十条 印章保管必须存放于保险柜或其他安全设施内，须做到随用随锁，不得随意放置于办公桌面或其他未上锁之处。
保管人员变更时，应由行政管理部门负责人（或执行董事）监督进行交接，双方在《公章交接记录表》上签字确认，并通知全体股东。
保管人员离岗外出时，须将公章交回行政管理部门负责人或执行董事指定的临时保管人保管，并做好交接登记。
第十一条 除行政管理部门保管的公章外，法定代表人名章、财务专用章、合同专用章等其他各类印章的保管人员应定期（每月不少于一次）向行政管理部门报送保管状态报告，行政管理部门应建立统一的公章保管状态台账。
行政管理部门每半年至少组织一次全面盘点，核对各类印章的实物状态与登记台账是否一致，盘点记录应存档备查。
第十二条 未经法定代表人批准，任何人不得将公章携带出公司使用。确因特殊情形需要外出用印的，须经法定代表人书面批准，指定至少两名公司正式员工共同携带公章外出办理用印事宜，外出期间须全程共管，用印完毕后立即返库。外出用印过程中保管人违反共管规定的，公司可视情节予以相应处理。
第十三条 公章如发生遗失、被盗、被抢等情形，保管人员须在发现后1小时内向行政管理部门负责人及法定代表人报告，公司应立即向公安机关报案，并依法办理遗失公告及补办手续，同步通知重要客户及合作伙伴。因保管人员未尽合理注意义务导致印章失控的，公司有权依法追究其相应责任。
第四章 公章的使用
第一节 审批权限
第十四条 公章的使用须按以下审批权限分类管理：
（一）股东会决议、修改公司章程文件、增减注册资本文件、公司合并分立解散清算文件等涉及公司根本性事项的文件用印，须经股东会决议通过。
（二）公司年度财务报表、审计报告、上市申报材料等涉及公司重大利益的文件用印，须经执行董事或总经理批准。
（三）对外签署的合同、协议及具有法律约束力的文件，按照公司《合同管理办法》确定的权限审批后用印。金额达到公司注册资本百分之十及以上的重大合同，须事先取得股东会或董事会的书面同意。
（四）对外出具的一般性公文、函件、证明等，由部门负责人审核、分管领导批准后用印。
（五）法定代表人授权委托书，须由法定代表人本人或其书面授权人员批准后用印。
第十五条 下列事项用印须经股东会特别决议通过（须经代表三分之二以上表决权的股东同意）：
（一）为公司股东或者实际控制人提供担保的文件；
（二）对外提供担保金额超过公司净资产百分之三十的；
（三）对外借款超过公司净资产百分之五十的；
（四）公司章程或本制度规定的其他须经特别决议通过的事项。
上述规定第一项涉及的股东或受实际控制人支配的股东，不得参加表决。
第十六条 公司各类印章不得为以下文件或行为提供用印：空白介绍信、空白合同、空白纸张或空白格式文书；担保文件（本制度第十五条第一款规定的情形除外）；无明确交易背景的借据、欠条；可能导致公司承担无限责任的对外承诺或保证；以及其他法律法规或公司章程禁止使用公章的文件或行为。财务专用章严禁用于与公司经营无关的个人用途。
第二节 用印流程
第十七条 公章使用的流程如下：
（一）申请：用印申请人填写《公章使用申请表》，注明用印事由、文件名称、份数、用印类型及紧急程度，并附用印文件原件及必需的支撑材料。
（二）审核：部门负责人及分管领导按第十四条规定的权限对申请材料进行审核，重点核查用印事由是否合法合规、文件内容是否完整真实、审批权限是否符合规定。审核人对材料的真实性、合法性负责。
（三）批准：经逐级审核通过后，由有权批准人签字同意。
（四）用印与登记：保管人员核对已批准的《公章使用申请表》与用印文件内容无误后，在用印文件上加盖公章，并在《公章使用登记台账》上记录用印时间、文件名称、份数、审批人等信息。保管人员和用印申请人须在登记台账上共同签字确认。
（五）归档：已用印的文件副本或扫描件，《公章使用申请表》原件及支撑材料，应按月度归档保存，保存期限不少于五年。
第十八条 有下列情形之一的，公章保管人有权拒绝用印：
（一）未经法定代表人或分管领导批准的；
（二）用印事由、文件内容与公司利益相悖或存在明显违法违规情形的；
（三）用印文件内容与申请事由不符的；
（四）审批手续不全或审批权限不符的；
（五）申请人身份不明或无法确认其职权的；
（六）法律法规或公司章程禁止用印的其他情形。
第十九条 因特殊情形（如审批人出差、突发紧急情况等）无法及时履行正常书面审批程序的，可由用印申请人会同公章保管人通过电话、短信、微信等方式向有权审批人报告并获口头或电子信息批准后先行用印。公章保管人须在登记台账中详细记录特批情况（包括审批人姓名、批准时间、批准方式等），并在审批人恢复正常工作后3个工作日内补办书面审批手续。
第五章 电子印章管理
第二十条 公司可根据经营需要，依法申请并使用电子印章。电子印章与实物印章具有同等法律效力。除法律、行政法规明确不适用的情形外，经电子签章的电子文件与加盖实物印章的纸质文件具有同等效力。
第二十一条 电子印章的使用应当遵守以下规定：
（一）电子印章的申请、领用、使用、注销参照本制度关于实物印章的相应规定执行。
（二）电子印章的密钥（或数字证书）由法定代表人授权的专人保管，电子印章的密码须定期更换，不得向任何无关人员泄露。
（三）通过电子印章系统发出的用印申请，须经有权审批人在系统中完成电子审批流程后，方可进行电子签章。
（四）电子印章的使用记录（包括签章时间、签章人、签章文件哈希值等）应通过具备法律效力的电子认证服务机构进行存证，确保用印数据的完整性和不可篡改性。
（五）电子印章仅可在授权的信息系统中使用，不得导出、复制或以其他方式脱离授权系统使用。
第六章 责任追究与附则
第二十二条 违反本制度的行为，根据情节轻重作如下处理：
（一）公司员工违反本制度的，可给予警告、通报批评、扣除绩效、降级或解除劳动合同等处理；造成公司经济损失的，公司有权要求其承担相应赔偿责任。
（二）股东、董事、监事、高级管理人员违反本制度，给公司造成损失的，公司可依据《公司法》的规定追究其相应责任。
（三）利用公章从事违法犯罪活动的，公司依法向司法机关举报，由司法机关依法追究其刑事责任。
（四）保管人员未尽合理注意义务导致公章失控，或在明知用印事项违法违规的情况下仍予以用印的，公司与用印申请人承担连带责任后，有权向有重大过错的保管人员追偿。
第二十三条 本制度的解释权归公司股东会。本制度的修改，须经持有公司三分之二以上表决权的股东通过，并以公司章程修正案或股东会决议的形式载明。任何股东、董事、监事、高级管理人员无权擅自修改本制度的实质性条款。
第二十四条 本制度自股东会决议通过之日起生效，并作为公司章程的附件，与公司章程具有同等法律效力。股东会决议通过后，本制度应置备于公司，供全体股东及高级管理人员查阅。
第二十五条 本制度未尽事宜，依照《中华人民共和国公司法》及有关法律法规和公司章程执行。
附件清单（公司可根据实际情况调整）
1、公章刻制申请单（含刻制类别、申请人、审批人、启用日期等信息）
2、公章交接记录表（含交接双方签字、交接时间、印章状态等信息）
3、公章使用申请表（含用印事由、文件名称、份数、审批流程等信息）
4、公章使用登记台账（持续记录全年用印情况，含用印时间、文件名称、份数、审批人、保管人、申请人签字等信息）
5、公章保管状态台账（由各印章保管人定期填报）
6、公章废止申请单（含废止事由、销毁见证人等信息）
