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本篇是参加“万维博通杯”档案信息化公司业务与技术实力大比武(简称“大比武2026”)的投稿文章,来自上海泰宇信息技术股份有限公司,作者:金靓。

传统档案治理模式长期面临人工成本高、治理标准不统一、数据质量参差不齐、智能化程度不足等行业痛点,难以适配新时代档案精细化、合规化、价值化管理需求。笔者所在公司深耕档案数智化领域多年,探索出一套以“专家知识体系为核心、自研全链条数据治理平台为载体、人工智能技术为赋能手段”的特色档案数据治理路径。

一、顺势而为:“十五五”新周期,重塑档案治理全新标准
随着数字中国建设持续深化,档案作为承载核心信息的重要资产,其管理模式已然发生根本性变革。行业发展全面迈入数智化治理、知识化挖掘、价值化应用的全新发展阶段,新时代档案治理不再是单一的技术升级,而是标准、技术、流程、专业的全方位革新。
基于全新的行业政策要求与市场发展趋势,本文提出的解决方案立足档案行业专业属性,构建起“专业兜底、技术赋能、平台落地、闭环迭代”的现代化档案数据治理新思路,精准适配“十五五”档案信息化高质量发展要求。


二、深耕实践:构建全闭环、可落地的特色治理体系
结合“十五五”档案精细化、价值化治理要求,针对传统档案治理流程碎片化、标准不统一、价值挖掘不足等痛点,依托行业规范与实践经验,搭建起一套标准化、全闭环、可迭代的档案数据治理业务体系。
具体包括“6步数据治理+ N个场景价值落地”的完整治理链路:OCR 处理 →全域数据质检→涉密安全筛查→合规开放审核→数据打标→专题聚类分级构建高质量数据集→ N个数据集应用场景构建,覆盖档案资源盘活、质量管控、合规校验、精细分类、价值沉淀全业务流程,形成完整闭环治理方法论,从业务层面实现档案治理规范化、体系化落地。

6步数据治理:
01
OCR处理,盘活非结构化资源
针对纸质档案、手写文稿、古籍、扫描图像等无法直接编辑利用的非结构化档案资源,转换为可编辑、可检索、可治理的结构化文本数据,彻底盘活存量档案资源,夯实治理基础。
02
全域数据质检,严控数据质量
围绕档案整理的完整性、准确性、规范性、一致性四大维度,建立专属质检标准与整改规范,实现档案数据质量校验、瑕疵修正、格式统一,打造高质量标准化档案数据底座。
03
涉密安全筛查,守住安全底线
建立前置筛查机制,排查档案涉密、敏感、隐私风险,精准标记风险内容,从源头防范数据安全隐患。
04
合规开放审核,明确开放边界
对标国家开放审核标准,对档案开放属性进行合规判定,精准划分可开放、限制开放、不可开放档案边界,实现安全管控与合规开放双向落地。
05
数据打标,实现多维度精准画像
结合国家档案分类标引规则及档案服务实践经验,综合档案利用需求,梳理形成基础档案数据标签体系,依托规则按时间、人物、组织等对档案数据进行多维度打标,实现档案精细化、结构化、体系化管理。
06
专题聚类,构建高质量数据集
聚焦档案利用场景,面向特定专题构建专属分类维度;结合前置数据打标成果开展专题聚类,打造三级标签体系并按业务专题归集档案;同步依据安全等级与使用权限,将专题数据集中细化为可开放专题档案、不可开放专题档案两类子集,形成高质量、分层化专题数据集。
N个场景价值落地,释放档案数据价值:
以高质量专题数据集为基础,面向资政服务、档案编研、业务查考、学术研究、文化传播等N类应用场景,按需输出适配化数据服务,实现档案从“被动存储”到“主动赋能”的价值跃升,让数据治理成果真正服务业务、赋能管理。
“6+N”档案治理体系依托国标行标与专家经验搭建规范、界定流程,形成源头规范、过程可控、质量达标、合规安全的完整业务闭环,且可根据行业新规、业务需求动态迭代,为智能化落地提供坚实的业务支撑。

三、数智赋能:AI技术深度落地,以平台能力激活治理新动能
数据治理体系是治理落地的核心准则,但人工模式效率低、误差大、难以承载海量档案治理需求。为此,我们推出一站式档案数据治理平台,依托多智能体协同架构,以AI技术精准承接整套“6+N”治理体系,用智能化能力替代繁琐人工操作,实现档案治理从人工驱动向智能驱动升级。

平台整合AI智能引擎、策略中心、模型管理、智能调度等核心模块,将抽象业务规则转化为自动化、智能化能力,赋能治理全流程,大幅提升治理效率与精度,核心AI应用场景如下:
01
OCR智能识别,高效数字化转换
搭载适配多场景的OCR智能体,精准识别印刷体、手写体、古籍、复杂表格等各类档案,批量完成非结构化档案的结构化转换,高效落地数字化采集规范。
02
AI智能质检,自动规整数据质量
依托深度学习模型与专家质检规则,自动排查档案文字错漏、格式错乱、信息缺失等问题,智能修正、批量规整,高效完成全量档案数据标准化提质。
03
AI筛查审核,智能化守住合规底线
通过语义识别、图像分类AI模型,自动筛查涉密、敏感风险内容,智能预判档案开放属性,替代人工重复审核,有效规避漏判、误判问题,实现合规治理智能化。
04
AI语义聚类,智能实现精细分类
依托自然语言处理与知识图谱技术,自动完成档案多维度智能打标,结合语义特征完成专题聚类归集,统一分类标准、提升归集效率,落地精细化治理模式。

同时,平台具备AI任务智能调度、流程可视化监控、异常智能预警能力,全程保障治理流程高效、稳定、标准化落地,实现业务标准与智能技术深度融合,彻底突破传统人工治理瓶颈。

四、专业兜底:以专家知识体系,筑牢数智治理核心壁垒
档案数据治理的核心要义,是技术为器、专业为核。纯技术驱动的治理模式,往往缺少档案专业规范支撑,难以适配行业高合规、高标准的管控要求,容易出现识别偏差、审核失准等问题。依托成熟的档案专家知识体系,可以为智能化治理全程兜底赋能,构筑起差异化核心竞争壁垒。

专家定标,规范智能治理逻辑。资深档案专家依托国标行标与实战经验,梳理适配各类场景的治理、质检、审核、分类标准,将专业业务规则转化为AI可执行的算法逻辑,规避通用模型模板化弊端,让智能治理贴合档案专业规范。
专家训模,提升场景适配能力。针对AI识别薄弱场景,专家团队依托优质样本持续迭代优化模型,不断提升数据治理平台适配性,补齐技术短板。
专家兜底,严守合规安全底线。对AI无法精准判定的疑难档案、非标场景、敏感内容,实行专家人工复核研判机制,精准把控档案数据的真实性、规范性与安全性,彻底规避智能治理疏漏风险,保障治理成果合规可控。
专家赋能,深挖数据核心价值。依托深耕行业的业务积淀,专家团队精准指引AI开展数据深度挖掘,让档案治理不止于数据规整,更能释放业务、管理与史料价值,实现档案数据从基础存储到高效赋能的升级。

五、实战成效:某市级档案馆“生态文明”数据治理实践
以某市级档案馆“生态文明”专题数据治理项目为例,该项目以“数据整合支撑精准施策”为目标,聚焦生态文明建设与基层治理需求,打造生态文明专题智库。现已成为该市党委、政府即查即用的高频决策参考包、社会教育高频打卡互动区,以及档案宣传、编研、查档利用等业务场景的核心数据支撑池。
依托前文“6+N”标准化治理体系、AI智能平台、专家知识兜底三位一体建设成果,打造“生态文明”专题档案治理样板,遵循“归集建资源→治理建数据库→知识促应用”的全链路落地。
1

全域归集,搭建专题资源池:
围绕“生态文明”五大建设方向,归集1996—2025年各类“生态文明”专题档案,常态化抓取政务数据、官网及新媒体档案,累计归集档案约42.4万件,形成涵盖文书、照片、录音、录像、社交媒体、业务数据等多类型的全域化档案资源池。

2

智能治理,建成标准化数据库:
落地六步数据治理规范,搭建10个一级、29个二级、106个三级的多层级标签体系,对多载体档案完成结构化抽取与标引,累计生成标签近90万个;搭建档案数据治理平台,基于大语言模型,融合“生态文明”建设专题标签,对归集的专题档案进行抽取、标引、关联,结合人工质检,不断调优智能聚类模型算法,形成以“主题-维度-语义分析”为聚类规则的全方位、多维度的“生态文明”专题档案数据库,完成从原始档案资源向标准化数据要素转变。

3

知识赋能,打造应用记忆窗:
搭建“生态文明”知识管理框架,借助RAG技术完成档案切片、向量化处理,搭建专题知识库;落地专题数据库、知识地图、智能问答三大可视化场景,实现多模态检索与沉浸式交互,累计接待参观体验 6000 余人次。


六、结语:开启新征程,构建档案数据治理新范式
立足“十五五”开局新起点,数智化转型已然成为档案行业高质量发展的必然趋势。本文提出的以专家知识为核心、全链条平台为载体、人工智能为手段的档案数据治理新模式,有效破解了传统档案治理效率低、标准乱、精度弱、价值低的行业痛点,实现了专业规范与数智技术的深度融合。
未来,我们还将通过不断优化平台能力、完善治理体系、沉淀专业经验,持续打磨可复制、可落地、可迭代的档案数据治理解决方案,助力档案事业在“十五五”新周期实现数字转型、智能升级。
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