职场里用 AI 最频繁的场景，往往就是写东西：邮件、汇报、方案、纪要。我之前试过最简单的用法——"帮我写一封邮件"。出来的结果通常客气有余、重点不清，发出去之前还得大改，改完感觉还不如自己写。后来我更习惯把职场写作拆开来用：先明确目的，再确定结构，最后才生成内容。下面这套模板就是按这个顺序来的。一、向上汇报邮件模板我要给【上级/职位】写一封邮件，汇报【项目/事项】的进展。背景是：【简要说明当前情况】。我希望他/她看完之后：【了解什么/做什么决定/批准什么】。请帮我生成一封结构清晰的汇报邮件，语气专业但不生硬，重点突出，不超过 300 字。向上汇报最容易犯的错是把过程说太多、结论说太少。这个模板要求先想清楚"希望对方做什么"，就是逼自己先把目的想明白。二、跨部门沟通模板我需要给【部门/对象】发一封协作邮件，目的是【推进什么事情/请求什么支持】。背景是：【简要说明】。对方可能的顾虑是：【填入你判断的阻力】。请帮我生成一封邮件，语气合作、不强硬，重点说清楚对对方有什么好处，以及我需要他们具体做什么。跨部门协作，对方第一反应通常是"这件事跟我有什么关系"。提前想清楚对方的顾虑，邮件发出去顺畅很多。三、工作方案框架模板我需要写一份工作方案，主题是：【方案名称】。目标是：【要解决什么问题】。主要受众是：【谁会看这份方案】。请帮我生成一份方案框架，包括：背景和问题、方案目标、执行步骤、资源和时间估算、预期结果、可能的风险。方案最容易写成大而全但没有重点。这个模板要求先把"解决什么问题"想清楚，再去搭结构。四、会议纪要整理模板以下是一段会议记录，内容比较零散：【粘贴录音转文字或手记笔记】。请帮我整理成标准会议纪要，包括：会议日期和参与人、讨论要点、已确认的决议、待跟进的行动项（含负责人和截止时间）。语气简洁，用第三人称记录。开完会直接把录音转文字扔进去，三分钟出纪要。我自己最常用这一条，比手工整理省很多时间。五、工作总结模板我需要写一份【月度/季度/年度】工作总结，主要工作内容如下：【填入你的工作清单】。请帮我整理成结构清晰的工作总结，包括：主要完成事项、关键成果和数据、遇到的挑战和解法、下一阶段计划。风格：实事求是，避免空话，数据和成果要具体。工作总结最怕写成流水账。这个模板要求每一块都落在"成果"和"数据"上，而不是讲过程。六、问题分析和建议模板我遇到一个工作问题：【描述问题】。相关背景是：【补充信息】。请帮我分析可能的原因，并给出 3 个可执行的解决建议。每个建议都要说清楚：具体怎么做、需要什么资源、预期结果。这个模板适合遇到棘手问题时先理清思路。不是让 AI 替你做决定，而是帮你把可能性列出来，自己再判断。七、使用前先确认两件事发出去之前，先检查：这封邮件/这份文件里，有没有我自己的判断和具体数据？AI 给的是结构和语言，你自己的背景和数据，必须你来补。语气对不对？AI 不了解你和对方的关系。你们平时是什么风格，润色时要自己调。这套模板的价值，是让你别再对着空白文档发呆。下一篇会把任务管理整理出来——每天要处理的事情那么多，怎么让 AI 帮你把任务排清楚、跟进到位。
夜雨聆风