AI办公助理:职场人用AI从这10个指令开始

职场人学AI，最应该先从这些场景开始。

这篇文章不讲复杂理论，只整理10个最适合入门的办公场景。

每个场景都包括三件事：

• 用什么工具；
• 具体怎么用；
• 可以直接复制的提示词。

一、写通知、邮件、消息

推荐工具：WorkBuddy、Kimi、豆包、ChatGPT

这个场景适合所有需要对外或对内沟通的人。

比如写会议通知、活动通知、工作提醒、客户邮件、领导汇报消息、群公告，都可以先让AI生成一版初稿，再自己做微调。

具体用法很简单：

1. 告诉AI沟通对象是谁；
2. 告诉AI这条消息要达成什么目的；
3. 告诉AI必须包含哪些关键信息；
4. 让AI输出正式、简洁、礼貌的版本。

可以这样对AI说：

请帮我写一段工作通知。

通知对象：【填写对象，比如全体销售同事】
通知目的：【填写目的，比如提醒大家提交本周客户拜访记录】
关键信息：【填写时间、提交方式、注意事项】
语气要求：正式、清晰、礼貌，不要太长。

请输出一版可以直接发到微信群或企业微信里的通知。

如果是邮件，可以继续加一句：

请同时帮我生成邮件标题、邮件正文和结尾署名。

二、写周报、月报、工作总结

推荐工具：WorkBuddy、飞书妙记、WPS AI、ChatGPT

周报和工作总结很适合用AI入门，因为它们本质上是把零散工作内容整理成结构化表达。

你只需要先把本周做过的事情列出来，不需要一开始就写得很完整。

具体用法：

1. 先把本周完成的工作用流水账写出来；
2. 让AI按固定结构整理；
3. 再让AI补充成果、问题和下周计划；
4. 最后要求AI压缩成适合提交的版本。

可以这样对AI说：

下面是我本周完成的工作，请帮我整理成一份周报。

原始内容：
【粘贴你的工作流水账】

请按照以下结构输出：
1. 本周完成事项；
2. 关键成果；
3. 遇到的问题；
4. 下周计划；
5. 需要协同或支持的事项。

要求：表达正式、重点清楚、适合发给直属领导。

如果要写月报或阶段总结，可以把“本周”改成“本月”或“本阶段”。

三、整理会议纪要

推荐工具：飞书妙记、腾讯会议AI纪要、钉钉闪记、通义听悟、WorkBuddy

会议纪要是最适合AI处理的办公场景之一。

你可以先用会议工具把录音转成文字，再把转写稿交给AI整理。

具体用法：

1. 用飞书妙记、腾讯会议或通义听悟生成会议转写稿；
2. 把转写稿复制给AI；
3. 让AI提炼会议结论、行动项、负责人和截止时间；
4. 再让AI生成一版适合发群里的简短纪要。

可以这样对AI说：

下面是一段会议转写稿，请帮我整理成会议纪要。

会议内容：
【粘贴会议转写稿】

请输出：
1. 会议主题；
2. 核心结论；
3. 已确定事项；
4. 待确认问题；
5. 行动项清单，包含任务、负责人、截止时间；
6. 一段适合发到工作群里的100字会议同步消息。

要求：不要遗漏具体任务，不要编造没有提到的负责人和时间。

这类提示词可以反复使用，后续只需要替换会议内容。

四、生成PPT大纲

推荐工具：WorkBuddy、Kimi、ChatGPT、WPS AI、Gamma、讯飞智文

用AI做PPT，不建议一开始就让AI直接生成完整PPT。

更稳妥的方式是先让AI生成大纲，再逐页生成内容，最后再套公司模板。

具体用法：

1. 先告诉AI汇报对象是谁；
2. 说明PPT主题和汇报目的；
3. 补充已有材料和数据；
4. 让AI生成8到12页的PPT结构；
5. 再逐页扩展文案。

可以这样对AI说：

请帮我生成一份汇报PPT大纲。

汇报主题：【填写主题】
汇报对象：【填写对象，比如部门负责人、客户、老板】
汇报目的：【填写目的，比如同步进展、争取资源、复盘问题、展示方案】
已有材料：【粘贴已有资料或列出要点】

请输出8-12页PPT结构，每页包括：
1. 页面标题；
2. 本页核心观点；
3. 建议放哪些内容；
4. 建议使用什么图表或表达方式。

要求：结构清晰，适合正式业务汇报。

如果公司有固定模板，可以把模板截图或目录结构发给AI，让AI按照模板逻辑改大纲。

五、处理Excel表格和数据

推荐工具：Excel Copilot、WPS AI、ChatGPT、WorkBuddy、秘塔AI表格

很多职场人学AI，可以先从Excel开始。

不一定要让AI直接操作表格，先让AI帮你生成公式、解释字段、设计统计表、写数据结论，就已经很实用。

具体用法：

1. 告诉AI你的表格字段；
2. 说明你想计算什么；
3. 让AI生成公式或统计方法；
4. 把计算结果再交给AI，让它写业务结论。

可以这样对AI说：

我有一张Excel表，字段包括：
【粘贴字段名称，比如客户名称、行业、销售额、成交时间、负责人、地区】

我想分析的问题是：
【填写分析目标，比如统计各地区销售额、找出TOP客户、分析环比变化】

请帮我：
1. 设计应该做哪些统计表；
2. 给出对应的Excel公式或透视表操作方法；
3. 说明每个统计结果可以得出什么业务结论；
4. 提醒我需要检查哪些异常数据。

如果你已经有统计结果，可以继续让AI写结论：

下面是我的数据统计结果，请帮我写3条业务分析结论，并给出下一步行动建议。

六、改写文案语气

推荐工具：WorkBuddy、豆包、Kimi、ChatGPT

改写语气是AI最容易上手的能力。

同一段话，可以让AI改成正式版、简洁版、委婉版、领导汇报版、客户沟通版、朋友圈版、公众号版。

具体用法：

1. 把原文发给AI；
2. 说明使用对象；
3. 说明想要的语气；
4. 让AI输出多个版本。

可以这样对AI说：

请帮我改写下面这段话。

原文：
【粘贴原文】

使用场景：【比如发给领导、发给客户、发到工作群、写进方案】
语气要求：【比如正式、委婉、简洁、有说服力、不生硬】

请输出3个版本：
1. 正式版；
2. 简洁版；
3. 更适合直接发送的口语版。

这个场景很适合练习提示词，因为你可以很快比较不同版本的表达差异。

七、总结长资料、长文章、长文档

推荐工具：ima、Kimi、通义千问、豆包、ChatGPT、WorkBuddy

当你需要阅读公众号文章、行业报告、产品资料、培训文档、会议材料时，可以先让AI帮你做结构化摘要。

具体用法：

1. 把文章、PDF或文档上传到AI工具；
2. 让AI提炼核心观点；
3. 让AI总结可复用方法；
4. 让AI输出适合你工作的行动清单。

可以这样对AI说：

请帮我总结这份资料。

资料内容：
【粘贴正文，或上传文档后说明资料名称】

请输出：
1. 一句话摘要；
2. 5个核心观点；
3. 其中最值得我关注的3个方法；
4. 这些内容可以用在哪些办公场景；
5. 给我一份可执行的行动清单。

要求：不要只做摘要，要帮我判断哪些内容最有使用价值。

如果你使用ima，可以把资料先放进知识库，再让WorkBuddy调用知识库做总结。

八、生成客户或同事沟通话术

推荐工具：WorkBuddy、ChatGPT、Kimi、豆包

这个场景适合销售、客服、运营、项目经理、管理者，也适合任何需要推进协作的人。

你可以让AI根据对方身份、沟通目标和当前背景，生成更合适的表达。

具体用法：

1. 说明沟通对象是谁；
2. 说明你想推进什么事情；
3. 说明目前遇到的情况；
4. 让AI生成不同语气的话术。

可以这样对AI说：

请帮我写一段沟通话术。

沟通对象：【客户/同事/领导/合作方】
当前背景：【说明发生了什么】
我的目标：【希望对方做什么，比如确认需求、反馈意见、推进付款、提交材料】
限制条件：【比如不能太强硬、要礼貌、要表达紧急性】

请输出：
1. 微信短消息版；
2. 正式邮件版；
3. 更委婉但能推动进展的版本。

如果是客户沟通，可以再加一句：

请帮我判断这段话是否会让客户有压力，并给出更自然的表达方式。

九、制定任务计划

推荐工具：WorkBuddy、Notion AI、飞书多维表格、ChatGPT、Kimi

当你接到一个新任务时，可以先让AI帮你拆步骤、排优先级、列风险、生成时间表。

这个场景很适合新员工、项目负责人、运营人员、课程负责人、活动负责人。

具体用法：

1. 告诉AI任务目标；
2. 告诉AI截止时间；
3. 告诉AI已有资源和限制；
4. 让AI拆成任务清单；
5. 再把清单放进飞书、Notion、Excel或待办工具。

可以这样对AI说：

请帮我把下面这个任务拆成可执行计划。

任务目标：【填写任务】
截止时间：【填写时间】
已有资源：【填写人员、资料、预算、工具】
限制条件：【填写限制，比如时间紧、人手少、需要跨部门协作】

请输出：
1. 阶段拆解；
2. 每个阶段的关键任务；
3. 每个任务的交付物；
4. 建议负责人角色；
5. 时间安排；
6. 可能风险和提前准备事项。

如果你想做成表格，可以加一句：

请用表格形式输出，字段包括：阶段、任务、负责人、截止时间、交付物、风险。

十、复盘工作问题

推荐工具：WorkBuddy、Kimi、ChatGPT、飞书文档AI

复盘不是只写“做得好”和“做得不好”，更重要的是让AI帮你把过程、结果、原因和下一步动作整理清楚。

适合复盘的内容包括项目、活动、销售跟进、客户服务、课程交付、内容发布、团队协作。

具体用法：

1. 把事情经过发给AI；
2. 补充最终结果；
3. 让AI分析原因；
4. 让AI生成改进动作；
5. 最后沉淀成SOP或检查清单。

可以这样对AI说：

请帮我对下面这件事做一次工作复盘。

事情背景：
【填写背景】

执行过程：
【填写过程】

最终结果：
【填写结果】

请按照以下结构输出：
1. 目标是否达成；
2. 做得好的地方；
3. 出现的问题；
4. 可能原因；
5. 下次可以改进的动作；
6. 可以沉淀成SOP或检查清单的内容。

要求：结论要具体，不要写空话。

如果你想把复盘结果变成下次可用的经验，可以继续说：

请把上面的复盘结果整理成一份下次执行前可以使用的检查清单。

最后说几句

职场人学AI，不一定要从复杂工具开始。

更实际的方式，是先找出自己每天最高频的办公动作：

• 哪些内容经常要写；
• 哪些资料经常要整理；
• 哪些会议经常要记录；
• 哪些表格经常要分析；
• 哪些沟通经常要反复修改；
• 哪些任务经常要拆解和跟进。

然后，把这些动作逐个交给AI。

你不需要一次掌握所有AI工具。

先从10个入门场景开始，每个场景都复制一条提示词，用一周时间反复练。

当你能稳定用AI完成写通知、写周报、整理会议纪要、生成PPT大纲、处理Excel、总结资料、生成话术、制定计划和复盘问题时，你就已经不是“试试看AI”，而是在搭建自己的AI办公工作流。

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关于作者：张怀涛，敏捷增长营销创始人，提供AI办公提效培训、AI营销增长培训、AI应用方案咨询、AI应用定制开发。

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