上篇发完之后评论区挺热闹的,不少人装了PPT、去AI痕、抓数据那三个Skill,反馈说确实好使。问得最多的一句话是:还有没有别的?
有。而且有几个我天天在用,只是上篇篇幅有限没写。
这篇再聊三个。跟上篇不一样的地方在于——上篇那三个管的是"输出"(做PPT、写文章、抓数据),这篇三个管的是"处理"(搞表格、画图、弄文档)。合在一起,日常办公的大头基本就覆盖了。
第一个:Excel表格处理(xlsx)
先说个事儿。
上周部门周会,领导甩过来一张表,三万多行销售数据,让我"简单处理一下":按区域汇总、算同比增长、标出异常值、出几张图表。说这话的时候他表情轻松,好像这事儿五分钟就能搞定。
我以前遇到这种活儿的流程是这样的:打开Excel,查VLOOKUP怎么写(因为每次都忘),写完报错再查一遍,数据透视表建了半天字段拖不对位置,图表配色丑得没法看再手动调,最后整完已经两三个小时了。关键是做完还不一定对。
装了xlsx之后,流程变成这样——直接在WorkBuddy里说:
这张表有三万行销售数据,帮我按区域汇总销售额,算同比增长率,异常值标红,最后按月份出柱状图、按渠道出饼图,配色统一。
然后它就自己干了。公式自动写,透视表自动建,图表自动出。我盯着看了几分钟,中间它问了我一个"同比增长的基数用去年同期还是上月环比",我说去年同期,然后就不用管了。
出来的东西比我手动做的好——图表配色是协调的,异常值标得清清楚楚,还附了一页数据摘要。
装法跟上篇一样,对话框里说"帮我安装Excel表格处理技能",等几秒钟就行。
这个Skill的好处在哪呢——PPT做不好你还能说"凑合用",表格不会弄是真不会。VLOOKUP、INDEX MATCH、SUMIFS这些函数,很多人学了忘忘了学,到最后还是手动筛选求和。xlsx相当于帮你把这层门槛直接拆了。
第二个:思维导图/流程图(mindmap)
这个我犹豫了一下要不要写,因为配图不太好展示效果。但实际用起来确实好使,所以还是聊聊。
我之前画流程图用的是Visio,后来换公司电脑没授权了,就改用在线工具,免费版带水印,导出图片还有限制。画一个用户注册到下单的流程图,拖拽连线条对齐,弄了四十多分钟。
装了mindmap之后,做法是直接把文字描述扔给它:
画一个用户从注册到下单的完整流程图:注册(手机号验证)→ 完善资料 → 浏览商品 → 加购物车 → 结算 → 支付(微信/支付宝)→ 订单确认 → 物流跟踪 → 签收 → 评价
十几秒,流程图出来了。节点、连线、分支判断、泳道分区分得清清楚楚,还能导成PNG和SVG两种格式。
除了流程图,它还干这几件事:
把会议记录的文字整理成思维导图——开完会直接贴进去,不用回去再画
把部门名单画成组织架构图——树状结构,层级关系一目了然
把一篇文章的要点提取成脑图——长文变结构图,复习的时候看图就行
安装方法:对话框说"帮我安装思维导图技能"。
说实话这个Skill的"哇"系数是六个里面最高的。因为表格和PDF你多少能预期效果,但文字啪一下变成一张漂亮的图,那个瞬间确实有点惊艳。我在公司演示了一次,旁边三个同事当天就装了。
第三个:PDF文档处理(pdf-tools)
又是一个真事儿。
上个月我收到一份60页的合同扫描件,需要提取其中几页的内容做修改,然后跟另外两个文档合并成一个文件。我打开WPS——要会员。打开Adobe——要订阅。找了个在线工具——免费版限制20页,而且转Word之后格式全乱了,表格变图片,段落挤成一坨。
最后我花了一个多小时手动处理,中间复制粘贴到崩溃。
装了pdf-tools之后,同样的事情这样说就行:
把这个60页PDF的第15到30页提取出来,转成Word保留格式,然后跟另外两个PDF合并成一个文件,按顺序加页码。
几分钟左右搞定。转出来的Word格式基本没跑,表格还是表格,图片还在原来的位置。合成的PDF页码自动编好,不用再手动调。
它还能干这些:
批量加水印——合同、内部文件不用一个个加
PDF拆分——一个大文件按章节拆成多个小文件
扫描件OCR——图片型PDF提取文字,不用再手动打字
PDF压缩——几十兆的文件压到几兆,发邮件不会被退
安装:对话框说"帮我安装PDF文档处理技能"。
这个Skill我愿称之为"省会员钱利器"。WPS会员一年一百多,Adobe一个月就几十刀,很多人充了就为了偶尔转个格式拆个文件。现在不用充了。
组合起来:数据分析一条龙
上篇的组合用法是内容生产线,这篇换个角度——数据分析。
假设你拿到一堆原始数据要做分析报告,完整的流程可以这样走:
第一步,用agent-browser(上篇装的)自动从后台系统把数据导出来。
第二步,用xlsx把数据洗干净——去重复、统一格式、算指标、出图表。
第三步,用mindmap把分析思路画成结构图,理清楚逻辑再动手写。
第四步,用WorkBuddy本体写分析报告的正文,把图表和结论嵌进去。
第五步,如果要汇报,用pptx(上篇装的)把报告转成PPT。
我上礼拜走了一遍这个流程,从拿到数据到交报告加PPT,四十多分钟。以前同样的事儿得搞大半天,中间光是跟表格和PDF较劲就得花两三个小时。
六个Skill的分工其实挺清楚的:agent-browser管"拿数据",xlsx管"算数据",mindmap管"理思路",humanizer-zh管"改文字",pptx管"出成果",pdf-tools管"处理文档"。各管一摊,串起来就是一条完整的工作流。
三条指令,直接复制
跟上篇一样,不想自己搜就把下面三句话挨个发给WorkBuddy:
序号 | 指令(直接复制) | 技能名称 |
1 | 帮我安装Excel表格处理技能 | xlsx |
2 | 帮我安装思维导图技能 | mindmap |
3 | 帮我安装PDF文档处理技能 | pdf-tools |
加上上篇的三个,总共六个Skill,两分钟全部装完。
装不上的话
跟上次一样的问题,解法也一样:
找不到技能——别用英文名,用中文描述。"帮我安装Excel表格处理技能"比直接说xlsx靠谱。
装完没反应——重启WorkBuddy,或者去技能页面检查是不是没启用。
想要更多——SkillHub里7万多个,在左侧菜单"技能"里翻。
两篇合在一起看
上篇三个Skill管输出:做PPT、去AI痕、抓数据。
这篇三个Skill管处理:搞表格、画脑图、弄PDF。
六合一的完整工作流,我在第三篇里会展开聊——怎么把六个Skill串成自动化流水线,设定好之后有些活儿可以完全不用人盯着。
装了什么好用的Skill,或者有什么想让我测的,评论区聊。
夜雨聆风