夜雨聆风本文较长，阅读时间超过10分钟，如能认真看完，80%以上的图文广告门店的问题都能迎刃而解。
概述
阅读对象
门店的软件操作人和管理者
说明
印秘书是一套图文门店管理系统，软件从本质来讲就是工具，它的核心作用就是提高解决问题的效率。另外图文门店日常的工作繁杂而琐碎。所以我们希望印秘书的使用手册，能让图文店花20%的精力去解决80%的核心问题。
核心问题
我们按照图文门店的使用频率的高低排列
1：报价和收银
业务层面的报价处理和收银处理
2：自生产和协同
生产层面的生产SOP和供应协同
3：活动和推广
销售层面的活动和促销推广
4：流程和数据
管理层面的经营数据和执行流程
1：报价和收银
1.1：收银
大部分门店使用软件的第一需求是解决收银，核心要解决四个方面：
1：小金额订单居居多。不管大小单，开单，报价，收款所有的流程都能一遍。
2：收款方式多。现金，微信，支付宝，对公账户，个人账户等多账户收款明细登记，核销。
3：订单收款异步。预存，现收，挂账，存在订单和收款时间不一致，核销跨期时间长。
4：收款凭证。 企业客户收款，需要提供详细收款明细。
在收银场景下，做核心的问题就是费人工，容出错。
如果来解决这些问题，印秘书给出的方案主要是四个方面：
1：多类型建单
快捷单 ：扫码支付生成快捷单 快捷开单 ：不记名散客记账单 正常开单：记名客户订单登记
2：建立账户体系，科目体系，每一笔都有账户明细，科目登记，中间的收益核算有软件来核算。
3：订单收款异步
提供会员卡体系和押金，解决预收和会员的问充值的问题 提供电子支付，一单一码解决及时收款核销的问题 提供挂账模块，应收账款按照客户分类汇总，开票，导出账导，结算等应收账户的财务处理。
4：提供自定义的账单格式明细，一键导出账单明细（excel格式）和对账凭证（小票形式）
1.2: 报价
在前面说过门店的核心需求是收银，但在解决收银问题前必须要解决的是业务问题，如果报价问题不能快速解决那么收银也是很大问题的特别TO B的企业收款。
因为图文行业的自带服务和生产混合属性，业务报价存在多种类型混合（不同的门店可能报价方式的权重有差异）
成品式报价：标准产品报价，单价固定，直接售卖不需要加工。（权重 15%） 定制式报价：按照客户的需求定制，需要确认工艺，材料，设计，还要计算人工---材料---设计---毛利，利润高到对经验要求高。（权重60%） 服务式报价：根据人力/时间/专业能力，按天或则按P计算报价。（权重10%） 项目式报价： 把成品，定制，服务打包成总包价，按照项目里程牌收款款项，这个是最复杂的报价方式，需要项目拆解成成品，定制和服务（权重15%）
图文快印行业报价是定制类报价为主，行业从业人员没有对客户需求理解，工艺，材料熟知，文件处理熟悉，是无法完整图文报价的。 那么我们如何来解决这个问题了。
首先我们要从复杂的定制报价，解决了产品，工艺和材料的三者的关系，那么其他类报价就迎刃而解了。
这就是大部分生产企业要解决的产品是什么，怎么做，用多少材料。
产品是什么：产品的名称，规格，样式，数量。 怎么做：产品生产包含哪些工艺处理步骤。 用多少材料：在工艺生产需要需要使用多少材料消耗。
图文行业采用 把工艺+材料组合枚举式的销售定价法
例如： 打印环节 157g铜版纸A3单面彩色打印和157G铜版纸A4单面彩色打印，并不是单纯的2倍的关系。
所以在大部门图文门店里面，打印环节的每个门店的定价方式差异性很大。那我们如何来解决这个问题了。
印秘书软件的做法
采用服务项自定义的方式：项目名称，规格，数量，份数，单位，单价，总价，折扣，备注，用门店自己定义的产品，工序，材料等品类和价格。 采用产品管理：根据服务项目定义的品类，完成服务项目组合，构建公司固定的产品--工艺--材料组合。 构建价格权益模板：通过制作权益模板，实现客户同产品，不同价的差异报价方案。
印秘书的做法简单高效，但是也存在适应场景的问题，如果你的门店是工厂类型的，流水线生产链很长，这种灵活处理的方案会带来自定义的规范性不足和产品--工艺--材料的配置缺乏结构性的量化，造成生产控制不足。
如果解决了收银和业务报价问题，基本上就完成了市面上门店软件需求的60%的需求量了。
2：自生产和协同
2.1：自生产
大部分门店接到活以后都是自己生产，生产环节的核心内容：人，机，物，法，环的5个因素的协同推进。那么图文门店的核心问题
1：缺乏标准的工作流，所有的工作流转因人而立。 印刷和快印行业基本生产工作流：设计/排版---生产打印----后道加工---配送/安装，最大的问题是老板们搞不清楚符合自己的工作流，每一个企业因为经营方式不一样，工作流的节点存在权重的问题，如果权重重的环节就需要配套子流程的处理来完整。图文行业的每一个公司，在生产工作流上都有细节差异，这就是一学就会，一用就废的核心问题。
2：缺乏人员关键价值的核心定义。生产的核心是效率和质量，需要员工干的快，干的好，员工还愿意干，那么首先我们搞清楚我们找的人需要的核心能力是什么，是否能胜任---怎么来评价员工的好坏。
3：缺乏生产现场的动线管理。这个是很多门店忽略的，现场执行的串并联顺序和工区的配合是否顺手，有的门店看是很忙，其实大部分是无效的重复。
印秘书的解决方案
1：自定义工作流，每个企业更可以根据自己的工作节点来定义，考虑企业规模的大小印秘书工作流有两种模式
小门店模式，只有开单和完工，完工可以设置：结算及其挂账就代表完工。 大点模式，定义节点，以及节点的操作人，采用推式管理，订单在什么节点，谁在操作，是否完成都是清晰明了的。
2：绩效管理，定义关键岗位的核心价值指标，来评判和奖励员工，来实现员工干的快，干的好，员工还愿意干。 印秘书在定义人的关键价值
门店销售 店外销售：你所维护的客户的下单量 店内销售：你经手的客户充值量 门店生产 生产：你经手的工序生产的累计总值 开单：你经手的业务开单累计总值 外协：你经受的外协业务累计总值
通过绩效行为就可以把员工的关键价值数据化，从而来实现强化优势，补齐短处。
3：项目经验指导落地，印秘书软件是只为图文广告行业服务的专业软件，同时印秘书通过数据反馈，找出门店的卡点和错点，现场实施，改善门店的现在的动向管理水平。
另外对于工厂还有很重要的生产计划和生产排程，鉴于图文广告日单量实在是太少，在门店软件实属费力不讨好，但对于工厂类的缺失最重要的处理环节。
2.2 ：协同
大部分门店接到活以后都是自己生产，当随着市场的变化越来越的业务需要协同来完成，目前协同的核心问题
1：供应商报价和对账问题。品类繁多供应，门店业务报价是一个大难点，另外众多的供应商供应产品的对账也是大问题，哪些支付，哪些没有支付。
2：供应商的进度跟进和配送。 协同产品进度到哪里，如何配送目前也全部是人工跟进。
印秘书的解决方案
1：建立供应商管理，通过销售业务的结构，有业务员自行决定外协给谁，外协内容和外协金额，登记形成外协单，在财务层面形成外协对账表，支持导出，结算，对账。
2：建立外协分享链接，对于合作的供应商，可以填写报价和填写制作进度。只要一个二维码或则链接就可以解决外协的报价登记和跟进。
3：活动和推广
如果大家心细去查看一下其他行业的门店，图文门店的经营方式相对于其他行业门店至少有5年以上的差距。
3.1：活动和推广的核心问题
1：缺乏认知：图文门店长期以来都依靠手艺吃饭，缺乏销售的主动性意识。
缺乏市场变动的敏锐 长时间工作习惯的固化
2：缺乏通路：门店目前除了门店位置以外，很少有其他渠道让客户知道和了解到你。
缺乏线上的宣传入口 缺乏业务合作者 缺乏自媒体入口 缺乏线下门店的导视
3：缺乏交互：客户长期合作缺乏互动的内容和活动。
缺乏活动激活 缺乏公司核心价值点宣传 缺乏案例宣传 缺乏老客户的互动
4：缺乏人设：门店很少去传递门店的价值能力和优势
门头，店面装修差。 门店的宣传物料无。 缺乏核心的价值点传递。
3.2：印秘书的解决方案
1：提供线上渠道：门店的终端小程序和平台API接口对接。
2：提供活动和交互：会员体系和电子优惠卷活动。
3：提供客户价值数据：客户每月消费的价值统计
3.3：活动和推广的SOP
除了印秘书能提供的软件工具以外，我们还给出一定的执行落地的SOP，大家有兴趣的可以执行的看看
改认知（思想底层） 搭建流量通路（获客） 客户交互锁复购（留客） 门店人设品牌化（溢价）
一、改认知（思想底层）｜只会靠手艺接单，无销售思维、不懂市场变化、工作模式固化
核心病根：老板 / 员工只做 “加工生产”，把自己定位打印工，不是广告服务商；被动等客上门，不会挖掘客户潜在需求；常年熬夜值守，工作流程老旧，排斥新模式、数字化工具。
落地解决方案
认知重塑：身份重新定位把门店从「打印加工厂」升级为本地企业视觉物料一站式服务商，卖方案、卖落地效果，不单卖纸张与工时。
接待标准：客户打印文件，主动询问 “是否需要配套名片、展板、企业文化墙、活动海报整套物料”，挖掘连带需求。 学习机制：每周 30 分钟行业学习（本地同行优秀案例、企业广告最新需求、AI 设计用法）。
建立市场敏感度机制
按月调研周边写字楼、商铺、门店开业、节庆活动、企业招投标、党建改造需求，主动上门对接； 紧盯热点：开学季、开业季、中秋 / 年会、招商活动，提前打包对应物料套餐主动推送。
固化老旧工作习惯整改（标准化流程解放人力）
接单、报价、文件存档、交付、售后全部做成表格标准化，杜绝口头接单出错； 引入 AI 设计工具处理初稿（海报、展板、名片），压缩基础作图耗时，把人力腾出来做业务洽谈； 排班规范化，不用全员死守门店，空余时间用来跑合作、做线上内容。
考核指标：连带销售率从 0 提升至 25%；员工主动推介增值服务频次每日≥3 次；月度市场需求摸排不少于 20 家商户。
落地周期：1 个月建立习惯，3 个月完全固化新经营思维。
二、搭建流量通路（获客｜只靠自然到店流量，全域获客渠道全部空白
拆解缺口：线上入口、合作渠道、自媒体、线下门店导视
落地分步补齐所有流量通路
1）线上基础入口（零成本优先搭建）
美团 / 大众点评：完善门店相册、服务套餐、明码标价、客户评价维护，上架新人打印优惠、设计体验券，承接就近散客刚需订单； 企业微信 + 客户社群：所有到店客户强制添加企微，划分散客群、企业客户群，作为长期私域流量池。
2）自媒体本地获客（抖音 / 视频号，主打同城精准流量）
拍摄内容方向：文化墙完工实拍、门头安装全过程、印刷工艺科普、客户落地案例、避坑干货；不用做爆款，只做同城曝光，承接周边商家广告订单。固定每周 4 条短视频更新。
3）异业合作者通路（低成本稳定大单来源）
合作对象：装修公司、财税公司、物业公司、写字楼物业、工装设计工作室、广告传媒公司；置换合作：互相推荐客户，给到合作返点，长期稳定批量订单。
4）线下门店导视（把门店本身做成广告位）
门店外立面发光门头、门口落地展示架、橱窗摆放完工实物样品、前台放置案例画册、张贴服务价目表；门口设置联系二维码，路过行人可直接扫码咨询下单，24 小时被动获客。
考核指标：线上咨询量月增长 30%；稳定合作商家≥8 家；自媒体同城播放月累计 1 万 +；门店自然扫码咨询每日≥2 单。
落地周期：2 周完成线上账号搭建，1 个月完成首批异业对接。
三、客户交互锁复购（留客）｜成交即断联，无活动、无价值输出、无案例、无老客维护，复购极低
落地解决方案
常态化客户激活活动（分层运营）
散客：首单优惠、充值赠送、打印满减、节日限时福利（开学、端午、年会物料特惠包）； 企业长期客户：季度回馈礼包、大批量物料折扣、免费文件校对 / 优化增值服务。
持续输出门店核心价值
企微朋友圈、社群固定发布：工艺标准、材质科普、工期保障、售后质保体系，告诉客户 “贵的原因是品质、交付、售后更稳定”，弱化价格内卷。案例体系可视化（线上 + 线下双展示）
线下：门店陈列实体完工样品、案例相册；线上：朋友圈、视频号、点评持续更新完工实拍案例，用真实落地效果建立信任。老客户分层互动体系
普通客户：月度群发通用福利； 高价值企业客户：每月主动回访，询问是否有新品宣传、门店升级、活动物料需求； 老客转介绍激励：老客户推荐成交，赠送打印额度 / 免费设计服务，实现客户裂变。
考核指标：老客户月复购率≥40%；每月固定 2 场社群活动；累计归档完工案例≥50 套。
落地周期：1 个月搭建客户档案分层体系，长期常态化运营。
四、门店人设品牌化（溢价）｜门店形象破旧、无宣传物料、无法传递自身优势，客户第一眼就不信任
人设 = 门店硬件形象 + 可视化实力 + 清晰差异化优势
落地解决方案
门店基础形象升级（低成本改造优先）
门头翻新：整洁统一发光招牌，标注主营：图文快印、门头标识、文化墙、展板画册一站式制作； 店内分区：接待洽谈区、样品展示区、生产加工区规整划分，杜绝杂乱油污堆放，提升进店观感。
配齐全套门店宣传物料
企业介绍手册、服务报价册、各类工艺样品卡、名片、合作方案 PPT，上门对接企业客户时可直观展示实力。
提炼并对外传递 3 条核心差异化价值（拒绝同质化低价竞争）
考核指标：门店形象整改 15 天落地；全套宣传物料全部制作完成；对外宣传话术全员统一。
落地周期：15 天完成硬装 + 物料补齐。
4：流程和数据
4.1：管理的关键问题
业务处理，生产处理和活动推广是门店前端最重要的三件事情，那么如何保证门店前端的处理高效益，这个就需要落到管理者的职责了。管理的职责就是把合适的人放在合理的岗位上达到资源最大的优化配置，落地的实施方案就是流程和数据。
关于合适的人我们在这里不详细论述，在这里我们要做的核心事情就两个
门店的作业流程：业务，生产，销售，采购，财务报销，应收账款处理应该如何处理，节点，判断，异常处理，下一步节点等。 门店的数据：通过数据反馈来评价门店的执行效率和发现卡点和堵点，为下一步优化做准备。
那我们现在回到现实中，作为服务行业的图文广告门店其实在流程和数据上面存在诸多问题。
1：以人为主，长期依赖熟练工。新人难以上手。
2：购买的软件体系只是作为前端工具为主，所呈现出来的数据，不看也不问，门店难以测评。
3：缺乏管理意识全凭老板热度，对人容易情绪化。对事儿又缺乏量化。
4.2：印秘书的解决方案
1：作为行业管理软件，就必须熟知行业，了解行业里面的各自业务处理的业务流程。
业务层：询价--报价--开单---结算/挂账--生产---配送--安装---结算/挂账 生产层：文件规范---打印（确认人，机，物料）---后道处理---完工入库 外协层：文件确认---外发需求确认---开单---供应商对接---跟进---收货。 采购层：采购---入库---领料（出库）---盘库---调库 财务层：已收已付，应收应付的日常汇总，对账，核销，财务报表。 会员层：会员充值，会员消费，会员权益等。
2：数据是最重要评价门店的经营成果的核心点
1：财务数据：已收已付，应收应付的明细，汇总，关键指标展示。
2：产品数据：产品消费频率，消费金额，毛利润。
3：客户数据：价值客户，疑流失客户，消费频率，消费金额。
4：员工数据：五维（开单，外协，生产，客户开发，会员卡充值）5个维度来全面体现员工价值。
5：营业数据：日常经营汇总，按日，按月，按年多方式对比。
管理只有通过流程的梳理，让协做更加舒畅，只有通过累计出的数据才能评价经营成果，才能经营卡点和堵点。
所以我们在管理层面要做的就是：创建流程----执行流程---形成数据---评价---改善流程--在执行。形成良好的迭代体系，才能
更加完善门店的管理体系。
5：总结
本手册主要作用是让图文店花20%的精力去解决80%的核心问题，我们希望门店经营不要陷入细节陷阱中（对于手艺人特别容易钻牛角尖），所以我们重点阐述了门店前端的最核心三个业务流程处理门店和一个后台最核心的落地执行关键点，门店是盈利性组织，我们需要抓大放小把核心精力用在客户运维，门店的运行效率，发现问题和改进问题的能力，才能提高门店适应市场的能力。
