飞书文档模板库搭建：让新人开箱即用

效率工具手册 · 第20篇

我之前在一家不到30人的公司带过一段时间团队，新员工入职第一周最常见的一个场景是：领导说"你先写个需求文档看看"，新人打开飞书文档，盯着空白页面发呆。

不是不会写，是不知道你们团队的文档长什么样。需求文档该包含哪些模块？评审记录放哪里？历史版本怎么追溯？这些东西光靠口头说一遍，转头就忘。

后来我花了大概两个下午，把团队常用的几种文档整理成了模板，放到飞书知识库里。效果出乎意料地好。新人的第一份文档起码在结构上像样了，我们审文档的时候不用再反复纠正格式问题，能直接聊内容。

这篇文章记录一下我当时是怎么搭的，踩了哪些坑。

先想清楚：哪些文档值得做模板

不是所有文档都适合做模板。有些内容每次都不一样，硬套模板反而别扭。

我当时筛了一遍团队产出的文档，发现真正高频复用的就那么几类：

需求文档、周报、会议纪要、项目复盘、技术方案。这五种几乎每个新人都会碰到，而且结构相对固定。其他像临时性的讨论记录、头脑风暴笔记这些，做成模板意义不大。

判断标准很简单：如果你发现同一种文档这周写了三次以上，而且每次都在重复搭结构，就该做模板了。

飞书文档模板的两种做法

飞书做文档模板有两条路，适合不同场景。

方式一：存在知识库里

直接在知识库建一个"模板"页面，把每种文档作为子页面放进去。用的时候复制一份到工作区就行。

好处是集中管理，改模板的时候只改一处。坏处是复制这步得手动做，有人会忘。

方式二：用飞书的"插入模板"功能

飞书文档编辑器里有个"插入"菜单，里面有"文档模板"选项。你可以把自己做的模板添加进去，之后新建文档的时候直接选用。

这个方式更顺滑，新人不用记住"先去知识库复制"。但配置稍微复杂点，而且模板数量有上限。

我最后两种都用了。知识库存"正式版"模板，插入模板功能放最常用的三种（需求文档、周报、会议纪要）。

模板里应该放什么

模板包含骨架、提示和示例三类内容

一个好的模板不是把空标题列出来就完事。我见过不少团队的模板，打开一看就是一堆"## 一、背景""## 二、需求"这样的标题，下面全空白。这跟没有差不多。

真正有用的模板应该包含三类东西。

第一类是结构骨架，每个模块的标题和顺序，这个最基础。第二类是填写提示，每个模块下面用浅色文字提示要写什么。比如需求文档的"背景"模块下写"用2-3句话说明为什么做这个需求，解决了什么问题"，新人看到提示就知道方向，不用猜。第三类是示例参考，把一个真实的、写得不错的案例内容用引用块放进去，标明"参考示例"，新人照着改比自己琢磨快得多。

我最初只放了骨架，结果新人还是写跑偏。加了提示和示例之后，文档质量肉眼可见地提升了。

具体怎么搭：以需求文档模板为例

拿我做得最用心的需求文档模板拆解一下，你可以参考着做其他的。

模板结构是这样的：

背景说明。写清楚为什么做这个需求，业务上有什么痛点。提示语提醒不要写技术实现，聚焦业务问题。

需求描述。分"功能需求"和"非功能需求"两块。功能需求用表格列，每行一个功能点，字段包括：功能名称、描述、优先级、验收标准。非功能需求主要写性能、兼容性、安全相关的。

影响范围。这个模块列出来改了哪些东西会影响哪些现有功能。很多新人写需求的时候不考虑影响范围，上线了才发现把别的功能搞坏了。

评审记录。一个表格，记录每次评审的日期、参与人、结论、待确认事项。

这个结构不是我拍脑袋想出来的，是翻了我们团队前半年的需求文档，把写得好的共同点提炼出来的。你做的时候也建议先回看历史文档，别凭空设计。

几个容易踩的坑

模板别搞太多

我一开始热情高涨，一口气做了八种模板。后来发现常用的就那三四种，其他的要么用得少，要么结构每次变太多套模板反而碍事。

建议先做最高频的两三种，跑一个月看看，有需要再加。

模板需要有人维护

文档模板不是做一次就永远好用的。业务在变，团队的写作习惯也在变。如果模板半年没人动，大概率已经跟实际脱节了。

我们在团队里定了规矩：每季度回头看一遍模板，谁觉得不好用就在群里说，集中改一次。不需要频繁改，但得有人盯着。

别把模板当约束

模板是帮你省事，不是用来卡人的。有些内容确实不适合塞进模板的结构里，硬塞反而别扭。跟团队说清楚：模板是起点，不是终点，该加的加该删的删。

关于"插入模板"功能的配置细节

插入模板功能让新建文档直接选模板

飞书的文档模板插入功能，配置入口在文档编辑器的"插入"→"文档模板"→"管理模板"。

添加模板的时候，你把做好的文档整个复制进去，命名好。之后任何人新建文档时选"插入模板"，就能看到你加进去的这些。

有个细节要注意：模板里如果有表格、引用块这些复杂结构，添加进去之后排版有时候会错位。建议添加完之后自己用一次，检查效果，别直接让团队用。

模板的命名也有讲究。别叫"需求文档模板V2最终版"，直接叫"需求文档"就行。版本管理靠修改模板内容实现，不靠改名字。

搭完之后怎么推

模板做好了不算完，得让人用起来。

我的经验是，光在群里发通知说"模板做好了大家用一下"效果约等于零。新人根本不会看群消息，老人习惯了老写法懒得改。

比较有效的办法是：新人入职的时候，在他的入职引导文档里明确写"写XX文档请使用知识库里的模板"。把模板使用变成入职流程的一部分，而不是一个可选项。

对于老人，我是在审文档的时候引导的。看到谁交上来的文档结构乱，就跟他说一句"知识库里有个模板，下次可以参考下"。不需要强迫，但审了几次之后大家自然就用了。

这套东西搭下来，花了两个下午加几个零散时间。但后面省下的沟通成本和返工成本，远超这个投入。如果你团队的文档产出还没规范化，值得花时间弄一下。

这套东西搭下来，花了两个下午加几个零散时间。但后面省下的沟通成本和返工成本，远超这个投入。如果你团队的文档产出还没规范化，值得花时间弄一下。

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