夜雨聆风一、适用场景
用人单位安排工作任务，在法定标准工作时间内无法完成，需要延长工作时间的。
依法，加班应当经过协商与审批程序。本函的作用是将加班安排书面报备，请用人单位依程序审批确认：既配合用人单位规范加班管理，也将加班事实、任务来源书面留痕。
二、法律支点
《劳动法》第四十一条：用人单位由于生产经营需要，经与工会和劳动者协商后可以延长工作时间，一般每日不得超过一小时；因特殊原因需要延长工作时间的，在保障劳动者身体健康的条件下延长工作时间每日不得超过三小时，但是每月不得超过三十六小时。
《劳动法》第四十三条：用人单位不得违反本法规定延长劳动者的工作时间。
《劳动合同法》第三十一条：用人单位应当严格执行劳动定额标准，不得强迫或者变相强迫劳动者加班。用人单位安排加班的，应当按照国家有关规定向劳动者支付加班费。
三、模板正文
发送：部门负责人、人力资源部公邮
抄送：工会公邮
致：部门负责人、人力资源部
各位领导、同事：
我是XX部门员工XXX。因X月X日XX工作任务安排（安排人：XX，要求完成时限：X月X日），该任务在法定标准工作时间内无法完成，需于X月X日延长工作时间X小时，工作内容为：XX。
依据《劳动法》第四十一条，用人单位延长工作时间应经与工会和劳动者协商；加班管理亦应履行审批程序。为配合公司规范加班管理，现将上述加班安排报备，恳请做好以下工作：
一、审批确认。请审核上述加班安排，予以批准或提出调整意见。
二、任务调整。如对该加班安排不予批准，恳请书面确认相应工作任务的完成时限或优先级调整安排。
三、书面回复。恳请就本报备给予书面回复。
需要说明的是，本报备旨在配合公司规范加班管理、依法履行审批程序。恳请查收并回复。感谢各位领导、同事的辛勤工作。
此致
敬礼
四、使用说明
- 当日报备，不攒账。
加班安排确定后当日报备（最晚不迟于加班当日），时效性强、无法事后否认。积累数月一次性汇总报备，更接近事后主张，应使用《加班费主张函》而非本函。 - 写明任务来源。
"安排人、完成时限"是全函最重要的信息——加班系用人单位安排这一事实由此书面化。仅写"我要加班"而不写任务来源的报备，效力减半。 - 请求的是审批，不是报酬。
全函可以不出现"加班费"三个字。审批通过，支付义务依法自然成立；请求越中性，报备越无可指摘。 - 三种回应的衔接。
批准：留存审批记录，与考勤记录一并保存，作为日后主张的依据； 不批准：依模板第二项请求，要求书面确认任务时限或优先级的调整——工作任务与工时是否匹配，由用人单位书面回答； 不回复：下一日继续就新的加班安排报备。报备记录持续累积，即形成用人单位明知加班事实的书面证据链。 - 关注每月三十六小时。
《劳动法》第四十一条规定每月延长工作时间不得超过三十六小时。连续报备使加班时长逐日可查，接近或超过法定上限时，报备记录即是向工会、劳动监察部门反映情况的材料。 - 发送与留痕。
使用单位官方邮箱或内网系统发送，保留发送记录；条件允许时请求已读回执。抄送工会公邮，使加班安排进入工会视野——协商是工会的法定职责环节。 - 与主张函的衔接。
报备记录、审批记录与考勤记录积累到一定周期后，如需依法主张加班工资或补休，使用《加班费主张函》，以上述记录作为附件证据清单。
五、边界声明
本模板为通用文书写作参考，所述法律条文以官方发布文本为准，不构成针对个案的法律意见。