第 18 集|文档在哪

第三季 · 知识就是力量

第一桶“知识”，到底是谁的

王总拍板“先把能找的都找出来”的第三天，苏苏在公司群里发了一个共享文件夹，让大家把“有价值的文档”传进去。

一周后，文件夹里有 3.2 个 G。文件夹没有命名规则，也没有人负责判断哪些东西能进库。其中 3 个 G，是小鹿从她 48 个 G 的网盘里翻出来的模板。剩下 200 兆，是两页半的需求文档、一张螺蛳粉截图，和四十条“以最新为准”。

📍 会议室｜周四 15:20｜文档收集中期会｜在场：王总、苏苏、大刘、小鹿、老高

3.2 个 G

王总： 三个 G！这才几天！咱们公司的知识，比想象中厚实多了！

小鹿： 那三个 G，是我从网盘里翻出来的模板……

王总： 模板就是知识的骨架！AI 学了模板，就会写方案！

大刘： 模板是别人的知识，不是我们的。它教得了 AI 写格式，教不了 AI 咱们公司的流程。

王总： 流程不也是从模板里长出来的？先学！学完再说！

大刘内心：上一季我们花三十万买显卡，跑的是网上免费下的模型。这一季我们花三个月建知识库，喂的是网上免费下的模板。免费的东西，总是很贵。

逐条过审

老高提议，按“谁写的、写什么、给谁看、多久更新”四问，把 3.2 个 G 逐条过一遍。

小鹿： 这条是《智慧园区建设方案 V9.0》。谁写的：网上下的。写什么：通用方案。给谁看：不确定。多久更新：2019 年。

王总： 2019 年怎么了！知识没有保质期！

大刘： 有。知识库最怕过期的东西被当成最新的。客户问系统现在支持什么，AI 回答 2019 年的方案，比不知道还糟。

王总： 那就标上日期！“本回答基于 2019 年文档”，读者自己判断！

苏苏： 标日期没问题。问题是，这 3 个 G 里写了自己名字的，一个都没有。全都是“网上下的”。

王总： 咱们自己写的呢？

苏苏： 两页半需求文档、回复 0 的评审纪要、含螺蛳粉的接口截图、六页改过六次标题的方案、四十条“以最新为准”。

王总： 先建库！把模板导进去，跑起来再说！

苏苏内心：咱们有的，都不是自己的；自己的，都拿不出手。

第一次“拦”住王总

老高把幕布翻到最后一页。

老高： 文档进库之前，先分三桶：公司独有、网上找来的通用模板，还有该扔的。

王总： 分桶？那要分到什么时候！

老高： 不分桶，三个月后您会问“为什么 AI 答的全是网上的话”。分桶是慢，但慢的那一步，是唯一能省下后面三个月的一步。

王总盯着老高看了五秒。

王总： 行。你说怎么分。

老高： 苏苏，把“公司独有”那一桶先整理出来。分桶标准我说了算，您先别“先跑起来”。

王总： ……行吧。这次听你的。

小鹿内心：我第一次看见有人敢跟王总说“您先别”。原来销售不只会说“你专业你定”。

第一桶“知识”的清单

周五下班前，苏苏把三桶清单发进公司群。王总回：“好！按这个来！”老高补了一句：“先分桶，再建库。”这次，其他人也回了一句。

证据卡｜文档分桶清单（第一版） 制表：苏苏｜时间：周五 18:02｜状态：回复 2

公司独有｜约 200 MB 需求文档、评审纪要、接口截图、事故报告。

通用模板｜约 3.0 GB 小鹿网盘教程、网上方案 V9.0、“收到请回复”周报模板。

废弃｜无法统计 改过六次标题的方案、四十条“以最新为准”、三份互相矛盾的报价单。

老高批注： 公司独有的 200 兆，才是这 3.2 个 G 里唯一算知识的部分。

小作坊启示录

不想把知识库变成模板回收站，下次收集文档前，先把下面两张表发进群。

工具 01｜文档分三桶

工具 02｜进库四问

互动时间

你们公司的知识库“第一桶金”是什么？

A. 网上下的模板 B. 历史聊天记录 C. 离职同事的交接文档 D. 空文件夹

下集预告

桶分好了，老高牵头建库。格式五花八门：PDF 是图片，表格一拆就碎，长文档答到一半断掉。小周问：“这活 AI 能不能自己干？”老高说：“能。但它先得有人教。”

小作坊开发实录 本文纯属虚构，如有雷同，说明你也在这种公司待过。 关注我们，看一家公司怎么从“三个月上线”到“三年没上线”。