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数电票的原件不是PDF,别再把打印件当凭证
报销季，财务科收了一摞数电票。
员工交来的是打印件，有的连PDF都不是，是截图。你翻了翻，票面信息齐全，金额对得上，就签了字。
但严格讲，这张打印件只是"复印件"。数电票的法定原件，是那张带数字签名的XML文件——PDF是给人看的，XML才是给税务局看的。
只存打印件、不存XML，稽查或财政检查时可能被认定为"未按规定保存会计原始凭证"。这篇文章把数电票归档的规则和自查清单做齐，建议收藏，明天就能用。
第一条：打印件入账可以，但XML必须同时存。依据《财政部 国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号）第四条——以纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证原件。
第二条：数电票的XML才是符合入账要求的原件。依据《财政部会计司关于公布电子凭证会计数据标准(试行版)的通知》（财会便函〔2023〕18号）——数电票提供PDF、OFD、XML三种格式，PDF和OFD是预览格式，含数字签名的XML才是入账和归档的电子文件原件。
一句话记牢："打印件入账可以，XML必须同时存"——这是财会〔2020〕6号第四条的原话逻辑，也是稽查时最常被查的一条。
第一步：登录电子税务局【税务数字账户】→【全量发票查询】。
第二步：查询类型选"取得发票"（查收到的）或"开出"（查自己开的），找到对应发票。
第三步：点击【下载】，选择【下载为XML】保存。数电票交付时也可请对方直接发XML文件。
保存期限按《会计档案管理办法》（财政部 国家档案局令第79号）：原始凭证、记账凭证保管期限30年。别嫌多，这是凭证的命。
提醒一句：各地操作路径可能略有差异，以本省电子税务局实际界面为准。
1. 把"打印件入账必须同时存XML"写进报销制度；
2. 通知各部门，报销数电票必须附XML原件；
3. 抽查过去三个月的凭证，缺XML的先标记出来。
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