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公文处理流程及应注意的一些问题
公文是各种法定的社会组织在处理公务过程中形成并
使用的具有法定效力和规范体式的文书。税务部门作为行政
部门，日常工作离不开公文运转，为便于公文流转的高效便
捷，总局自上而下推出使用税务综合办公软件，方便系统内
部收发公文，从而更快捷地开展工作。因此，每一位税务工作
人员尤其是办公室机要人员及部门领导都应熟知公文处理
的相关流程并会运用。现实工作中调查发现，部分基层单位
和科室的公文流转处于停滞状态，无人管理或管理松懈，常
年不发文，大量收文堆积在办公室收文岗或科室内勤岗上，
致使领导无法查阅批办公文，工作处于被动状态。
针对上述问题， 为加强对公文运行的有效控制，提高公
文的运转质量和效率，本文先梳理一套规范的公文处理流程，
再结合实际工作列出公文处理中常见的问题，以备办公室及
其他人员参考。
一、综合办公软件中公文处理流程
（一）收文
对办公系统内总收文岗的文件，先登记收文号，收文 1
日内发送给办公室主任岗，由办公室主任 3 个工作日内提出
拟办意见传有关局领导，急件即办，特殊情况特殊处理。局领
导收到文件后，在综合办公系统上签署批办意见，传文书岗。
转发件 3 个工作日内阅批完毕，传阅件不超过 5 个工作日。文书岗在局领导批示后，2 个工作日内将文件及领导批示传
至承办科室。
领导批示事项的办理：1、有时限要求的，承办单位要在
时限要求内提前 2 个工作日办结，以留出局领导审批时间；
2、急件承办单位应在 3 个工作日内提出初步意见报局领导；
3、无特殊要求的，承办单位一般应在 5 个工作日内提出初步
意见。4、需要调研的事项，承办单位一般应在 1 个月内办结。
5、需要下属单位报送情况的，承办单位要提出明确的报送时
限，并督促报送单位按时报送。6、非承办单位原因不能按时
办结的事项，应及时报局领导申请延长办理时限。
（二）发文
1、拟稿：各科室根据工作需要，在规定的时间内起草本
科室业务范围内的公文拟稿。拟稿应内容完整、格式正确、文
种使用适当、附件齐全。密级文件不得上网运行。
2、核稿：拟稿起草完成后，各科室负责人在 7 个工作日
内对拟稿的内容进行审核，审核后交科室内勤岗登记。涉及
规范性公文时（如公告文种），由内勤岗送法规科合法性审核
岗审查。
3、初审：核稿后 3 个工作日内科室内勤岗将核稿送办公
室总核稿岗，由总核稿岗对发文的格式、结构、语言进行审核
在文头纸上签字后 2 个工作日内转办公室主任。
4、审核：办公室主任在 3 个工作日内对已初审的文稿进
行审核，分送主管局长。审核的重点是：是否需要行文；行文
方式是否妥当；是否符合行文规则和拟制公文的有关要求。5、签发：以本局名义制发的上行文，较为重要的由主要
负责人或主持工作的负责人签发；以本局名义制发的下行文
或平行文，由主要负责人或主要负责人授权的其它负责人签
发。签发后的公文，未经签发人同意不得改动。
6、编号：公文签发后发送至办公室文书岗，文书岗对文
件编号后在 1 个工作日内送打字室排版岗。
7、缮印：排版岗人员将公文进行排版，如有疑问与拟稿
人员联系校对，校对无误后由排版岗发送至封发岗，并印制
纸质文件并通知拟稿人领取。
8、用印及登记:拟稿人将纸质文件送办公室文书岗盖章
并留存办公室三份。用印时，印章上沿不压正文，下沿压盖在
落款年月之上，骑年盖月。
9、封发：封发岗接收排版后的公文后，以电子公文形式
封发。普通纸质公文由拟稿人按主送、抄送去向分别装封并
负责发出。
二、应注意的一些问题
（一）拟稿人拟稿时先在本地电脑（比如桌面）上用 word
文档写好要发公文内容，然后在公文系统软件中拟稿时正文
内容直接点击“拷入”按钮，选择之前桌面的文档路径，避
免在软件中起草公文时出现错误。
（二）综合办公软件里拟稿时，在发文处理单中新增加
“信息公开”和“政策解读”两个必选项，信息是否公开由
拟稿部门自己审核把握，政策解读一栏选择“否”。（三）部门对上级文进行转发行文时，发文字号要保持一
致。例如，如果省局来文是“豫国税函”，那么市局在对下级
单位进行转发时，要以“漯国税函”发文字号行文，而不得
随意用“漯国税发”或其他字号发文。同时应注意，不能直
接以“豫国税函〔20××〕××号”作为标题，如果转发的文
件标题过长，可以根据主要事由自拟标题。
（四）新增加的“公告”文种，市局办公室总收文岗收到
省局公告来文，在对其进行正常收文处理的同时，转发至下
属各单位，各承办科室接受公文后不再另行拟文对下转发。
（五）公文的主送机关应当使用全称或者规范化简称、统
称。在主送和抄送中，税务机关的名称应当使用××国家税
务局，不得使用简称，如××国税局。主送机关应明确、具体，
顶格标列于标题之下、正文的开头。上行文一般应主送一个
机关，不可多头主送，如确需同时送其他上级机关，应采取抄
送形式，标列于抄送栏内；平行文的主送机关应根据要求写
具体；下行文的主送机关应视公文内容和发送范围而定。
标识主送机关应正确使用标点符号，通常是同级同类机
关之间用顿号，同级不同类的机关之间用逗号，主送机关结
束之后用冒号。漯河市国家税务局下行文中主送机关的规范
写法：各县、区国家税务局，市属稽查局。若主送或抄送部分
国家税务局机关时，应分开表述，如“郾城、召陵区国家税务
局，舞阳县国家税务局”。（六）公文的正文中，可以使用规范化简称，规范化简称
为“××国税局”，例如“临颍县国税局”。
（七）行文时，公文标题除法规等文件名称加书名号外，
一般不用标点符号。正文中引用文件时，文号是用〔〕六角括
号，常见错误为使用［］、【】等不符合规范的符号。
（八） 在写“请示”文种时，应注意：1、请示属于上行文，
标题中一般不标明发文机关。例如，漯河市国税局向省国税
局请示时，标题应是“关于××的请示”，而不是“漯河市
国家税务局关于××的请示”。2、请示的文末应当有请示语，
一般在主体之后另起一段，通常写法为“妥否，请批示”等
请示语。3、请示在公文末页附注处注明联系人的姓名和电话。
具体应在成文日期之下左侧，用（）括起来。
（九）公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明
附件顺序和名称。附件与正文之间空一行，另起一段，空两字
符。正文标题中已经标明所转发、印发的公文标题或主要内
容的，文末不再将所转发或印发的公文列为附件。
（十）公文中还应注意标点符号的位置。句号、问号、叹号、
逗号、顿号、分号和冒号一般占一个字的位置，居左偏下，不
出现在一行之首； 引号、括号、书名号的前一半不出现在一
行之末，后一半不出现在一行之首； 破折号和省略号占两个
字的位置，中间不能断开。连接号和间隔号一般占一个字的
位置，这四种符号上下居中。三、有关税务公文的文件
在写作和使用公文时，我们可以参考一些文件，有《国家
行政机关公文处理办法》、《中华人民共和国国家标准标点符
号用法》、
