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几十页PDF没空看?用AI整理成一张带出处的待办表
导读
收到几十页培训安排或项目说明，最急着找的通常是自己要做什么、哪天截止。用 WPS 的 AI 文档问答，可以先提取这些要求，再回到引用页码核对。下面给出三段提问，把长 PDF 整理成一张保留原文出处的待办表，尤其适合需要汇总通知、提醒同事的行政和项目助理。
01
START
先让它知道，你读这份文件要干什么
一段「本文件介绍了培训背景、课程安排和组织要求」的摘要，看起来什么都说了，报名截止日却还得自己翻。负责通知同事的人，需要把具体行动挑出来。
在电脑端用 WPS 打开 PDF，找到「WPS AI」里的阅读或文档问答入口。官方说明支持针对文档提问，并通过回答中的引用页码跳转原文。入口名称、可用次数以当前版本和账号权益为准，先确认能用，再处理整份材料。
还要看一眼文件本身。能选中并复制文字的 PDF，可以先进入问答；扫描件应先做文字识别，也就是把图片里的字转成可读取文本。WPS 官方说明将这一步称为 OCR。识别后抽看姓名和日期，字认错了，后面的表也会跟着错。内部文件先按单位的数据使用规定处理，练习可选公开通知。
下面三段提问按顺序使用，把「参训人员」换成你的实际角色即可。
只依据当前 PDF，找出参训人员需要完成的事。按事项、适用对象、截止时间、前提条件、原文短句、出处六列列出。报名、材料提交和补交分别列行。
原文没写的填「未说明」。保留文件里的日期和条件，不联网补充，不推测负责人。出处优先使用可点击引用，无法定位时明确标记。
这里最有用的要求是把前提条件单独列一栏。同一句「补交材料」，可能只针对已经报名的人。条件一省，清单就会把任务发给不该做的人。
02
CHECK
报名截止和补交截止，别混成同一天
用两段自拟的培训通知演示。文字和页码都是教学示例，不是真实通知，也不是产品运行截图。
示例第 2 页 参训人员须于 10 月 12 日 17 时前提交报名表。
示例第 5 页 已提交报名表但材料不齐的人员，可于 10 月 14 日 17 时前补齐附件。本安排不延长首次报名截止时间。
只摘出日期，表里会同时出现 12 日和 14 日。若把两条压成「14 日前提交报名材料」，还没报名的人就可能误判。原文把首次报名和补交附件分成了两件事。
逐条检查刚才的行动表。回到对应原文，查找会改变适用对象或截止时间的补充说明、附件和例外条款，列出相关短句及出处。
不同段落的要求不一致时，分别保留，不替我决定哪条有效。找不到明确解释的，列入「待确认」。
AI 检查完，还要亲自点开截止日期、提交材料和适用对象对应的引用，读一遍前后文。WPS 的阅读说明也建议回原文核验关键信息。有引用，仍要看这段原文是否真的支持结论。
遇到页码对不上，先分清阅读器显示的文件页序与页面印刷页码。封面、目录可能让两者不同。用原文短句搜索定位，比只报一个「第 5 页」更容易核对；无法找到的条目暂不发给同事。
03
ACTION
发给同事前，把「待确认」单独留下
教学示例核对后，可以压成下面这样。正式工作中保留完整版出处表，发通知时再按人群挑出相关事项。
仅使用我已核对通过的条目，整理为「要做的事、谁做、截止时间、前提条件、出处」五列待办表。保留原文日期，不换算成「明天」或「下周」。
未确认的提交渠道、缺失日期和相互冲突的要求，另列「待确认」，不要补答案。保留原文引用或定位短句，便于我复制后继续核对。
复制到工作表后，检查原来的引用链接是否还有效；若链接丢了，留下文件名、页序和定位短句。把几个文件的清单合并时，文件名也不能省，同一个「第 5 页」可能来自不同通知。
「未说明」要变成一件需要询问的事。教学例子没有写提交渠道，就问通知经办人「报名表在哪里交」。确认后补进表格，再发提醒。这样交出去的清单，才知道哪几行来自文件，哪几行还在等人回答。
OFFICIAL SOURCES
WPS AI 阅读 PDF 的功能与核验说明https://www.wps.cn/article/wps-ai-read-pdf-feature-extract-qa-verify.html
WPS 阅读助手使用说明https://plus.wps.cn/blog/p125364.html
WPS 官方社区教程，发布于 2023 年https://bbs.wps.cn/topic/5090
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