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催款函(模板)及发送保存注意事项!
催款函（模板）
编号：〔〕催字第号
致（欠款方）：＿＿＿＿＿＿＿＿公司 / 个人
统一社会信用代码 / 身份证号：＿＿＿
地址：＿＿＿＿＿＿
联系人及电话：＿＿＿＿＿＿
自（催款方）：＿＿＿＿＿＿公司 / 个人
地址：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
联系人及电话：＿＿＿＿＿＿
根据贵方与我方签订的合同约定，贵方应向我方支付相应款项。经我方核对，截至本函发出之日，贵方尚有下列款项未按约支付，具体情况如下：
序号 | 欠款事由 / 合同编号 | 欠款金额（元） | 约定付款日 | 逾期天数 |
1 | ||||
2 | ||||
3 | ||||
合计 |
上述欠款金额合计人民币（大写）：＿＿＿元（¥＿＿＿元）。经我方多次催告，贵方至今仍未履行付款义务，已构成违约。
现我方郑重函告贵方：请于收到本函之日起___日内（建议 3—7 日），将上述全部欠款及逾期违约金（按合同约定标准计算）一次性付清。付款账户信息如下：
户名：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
开户行：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
账号：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
若贵方在上述期限内仍未履行付款义务，我方将依法采取包括但不限于：委托律师发函、提起诉讼 / 仲裁、申请财产保全、列入失信被执行人名单等一切必要措施，以维护我方合法权益。届时由此产生的一切费用（含诉讼费、律师费、保全费、差旅费等）均由贵方承担。请贵方权衡利弊，审慎对待。
特此函告。
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿（盖章）
＿＿＿＿＿＿＿＿年＿＿月＿＿日
附件：
1.欠款明细及对账单；
2.相关合同 / 协议复印件；
3.往来催款记录（邮件、微信、短信等）。
附：发送与保存注意事项
一、发送前：内容核对
•事实准确：核对欠款金额、合同编号、约定付款日、违约金标准，确保与合同、对账单一致，合计金额等于各分项之和。
•措辞适度：表述客观、克制，避免使用威胁、侮辱性语言；既要表明立场，也要为后续协商留有余地。
•权限合规：函件须由授权人员签署并加盖公章（个人可签名捺印），留存签字盖章原件。
二、发送方式：优先选择可留痕渠道（非常重要）
•EMS / 邮政快递（推荐）：在快递单「内件品名」栏注明「催款函」，保留寄件存根及签收记录，可作诉讼证据。
•电子邮件：发送扫描件（PDF），保留发送成功回执；邮件正文简要说明。
•微信 / 短信：作为辅助催告，保留完整聊天记录，勿删减、勿清空。
•当面送达：由两人以上共同送达，要求对方签收；对方拒签的，可拍照 / 录像并记录送达过程。
建议多渠道并用（如「EMS + 邮件 + 微信」），形成完整的催告证据链。
三、发送后：跟进与记录
•登记台账：记录函件编号、发送日期、渠道、收件人、签收情况。
•及时跟进：付款期限届满后未收到款项的，应继续催告或启动下一步法律程序，避免超过诉讼时效（一般为三年）。
•保留回复：对方任何书面或电子回复均需保存，作为协商或诉讼依据。
四、保存归档：完整留档
•建立专档：将催款函原件、合同、对账单、往来记录、快递单据等按时间顺序归档。
•电子备份：扫描为 PDF，文件名含日期和编号，多处备份（本地 + 云端），防止丢失。
•时效提醒：在台账中标注诉讼时效届满日，提前规划催收或起诉节奏。
说明：本模板仅供参考，具体条款请结合实际交易情况调整，重大金额或争议情形建议经法律专业人士审核后使用。