名医专家材料汇总:一份10页Excel、100+材料:如何用AI把它快速填完

📌 背景 | 名中医工作室需要汇总全省各地市上报的名中医材料。统一上报Excel含10个小表，每张表字段众多。各地市上报格式五花八门——有PPT、有Word、有Excel。传统做法：一个干事花一周，从上百份文件里逐条找数据、手动填表、反复核对。

这篇文章把整个工作拆成7个环节，每个环节讲清楚：传统怎么做？Agent怎么做？省了多少时间？

环节一：材料归集

传统做法：收到各地市发来的邮件，附件格式不一。手动建文件夹，按地市分类存放。100份材料分5个地市，光是归档就要半天。

Agent做法：一条指令——"扫描收件箱附件文件夹，按地市名自动归类到子文件夹，生成一份材料清单（含地市、文件名、格式、大小）"。

Agent自动：①读取所有文件 ②识别文件类型（PPT/Word/Excel） ③按文件名中的地市关键词归类 ④生成清单表格 ⑤保存。

环节二：格式归一化

传统做法：PPT里的内容要手动复制到Word，Word里的表格要手动转成Excel。不同地市的Word模板还不一样——有的用表格，有的用段落，有的用列表。光是"把所有材料变成同一种可读格式"就要两天。

Agent做法：写一个Skill，定义"输入任意格式文件 → 输出统一结构化JSON"的转换规则。

"读取'某地市'文件夹里的所有材料，按名中医姓名为索引，将每份材料的核心信息提取为统一JSON格式：姓名、职称、擅长领域、学术成果、带教情况、获奖情况。保存为materials_structured.json。"

Agent自动：①读PPT提取文本 ②读Word提取表格 ③读Excel提取数据 ④按字段映射归一化 ⑤输出JSON。

环节三：核心数据抓取

传统做法：打开每份材料，用肉眼找关键数据——"这位名中医获过什么奖""发表过多少论文""带过几个学生"。100份材料，每份翻3-5分钟，光找数据就要500分钟。

Agent做法：Skill里定义好"要抓取的20个核心字段"，Agent批量处理所有JSON，按字段提取。

"从materials_structured.json中提取以下字段：①执业年限 ②擅长病种（前5个）③国家级课题数 ④省级课题数 ⑤SCI论文数 ⑥中文核心论文数 ⑦带教研究生数 ⑧获奖等级 ⑨学术任职 ⑩代表性成果。输出为标准化表格。"

Agent自动：①遍历所有记录 ②按字段提取 ③标注缺失项 ④输出表格。

环节四：字段映射到Excel

传统做法：抓取出来的数据要手动对应到统一Excel的10个小表里。每个小表有不同的字段结构——有的按年度统计，有的按成果分类。100份材料 × 10个表 = 1000次手动填写，极易出错。

Agent做法：在Skill里定义"字段映射表"——JSON字段名 → Excel表名+列号。

"根据字段映射表（已存在模板库），将extracted_data.json中的数据填入unified_excel_template.xlsx的10个工作表中。每个名中医占一行。填完后保存为filled_v1.xlsx。"

Agent自动：①读映射表 ②读JSON ③打开Excel模板 ④逐表逐行填充 ⑤保存。

环节五：自动质检

传统做法：填完表后，两个人交叉核对——你念数字我核对。500行数据，核对一遍要一天。还经常有"这个字段到底填没填""这个数字对不对得上原文"的问题。

Agent做法：Skill里定义"质检规则"——必填项检查、数值范围检查、交叉一致性检查。

"对filled_v1.xlsx执行质检：①检查20个必填字段是否为空 ②检查数值字段是否在合理范围（如论文数0-500） ③检查同一人在不同表中的姓名是否一致 ④生成质检报告，标注所有异常项。"

Agent自动：①遍历所有sheet ②执行4类检查 ③生成异常清单 ④保存报告。

环节六：缺漏检测与补全建议

传统做法：发现某个地市某位名中医的"学术任职"字段空着，你要回到原始材料里翻一遍，找不到就打电话问。100份材料 × 20个字段 = 2000个潜在的空缺。

Agent做法：Agent不仅检测空缺，还会回溯原始材料尝试补全。

"检查filled_v1.xlsx中所有空缺字段。对每个空缺：①回到原始材料文件夹搜索该字段相关信息 ②如找到则自动补全并标注'AI补全-需人工确认' ③如未找到则列入'需地市补充清单'。最终输出两份文件：补全版Excel + 需补充清单。"

Agent自动：①扫描空缺 ②回溯原始材料 ③尝试补全 ④生成补充清单。

环节七：反馈清单生成

传统做法：发现哪些材料不全，要手动整理一份"XX地市需补充以下信息"的清单，发邮件给各地市对接人。5个地市 × 20个问题 = 100条反馈信息，手动写邮件要半天。

Agent做法：Agent根据补充清单自动生成分地市的反馈文档。

"根据'需补充清单'，按地市生成5份反馈文档，每份包含：①需补充的名中医姓名 ②缺失字段 ③原始材料中可能存在的位置提示 ④补充截止时间。保存为'反馈_XX地市.docx'。"

Agent自动：①按地市分组 ②生成文档 ③保存 ④可选：自动发邮件。

省时：4小时 → 10分钟。

总账：一周的活，4小时搞定

这套方法能复用到什么场景？

名中医材料汇总只是其中一种。同样的7环节流程，可以平移到：

• • 先进个人推选材料汇总
• • 重点专科申报材料汇总
• • 科研课题结题材料汇总
• • 继续教育学分统计
• • 年度考核材料汇总

核心逻辑：只要任务是"从多种格式材料中抓取数据 → 填入统一表格 → 质检 → 反馈"，这套Skill就能复用。

⚠️ 本文基于名中医工作室的真实工作场景复盘。文中工时数据为基于行业经验的估算值，实际效果可能因材料数量、格式复杂度和Skill成熟度而异。AI是辅助工具，所有AI抓取和补全的数据须经人工审阅确认。本文由 AI 辅助撰写，内容已经人工核对。