Excel防重复值验证:输入重复内容直接提示,保证数据唯一性

Excel防止重复值验证：输入重复内容的时候会直接给一个提示，并且不会出现重复数据。

整理员工工号、客户编号或者订单信息的时候，最担心的就是不小心输入了重复的数据。在进行统计的时候才发现在修改上非常麻烦。

实际上，Excel自带的数据验证功能可以提前对输入的内容进行限制，在输入重复内容的时候会直接弹出提示。

一、设置数据验证，自动过滤掉重复的数据

假如我们在做员工信息表，A列存储的是员工工号，每个员工的工号都要是唯一的。

具体的步骤是这样的：

1、选择要设置的区域，比如 A2:A100。

2、点击数据-数据验证。

3、在“设置”选项卡里把“允许”改成“自定义”。

4、在公式输入框里面填写：

=COUNTIF($A$2:$A$100,A2)=1

五、选择好之后点击确定即可完成设置。

公式的含义是什么呢？

COUNTIF：用来计算某个条件满足的数据个数。

-$A$2:$A$100：固定的检查区域。

- A2 表示的是现在正在编辑的单元格。

- =1时，内容只出现一次才可以输入。

因此：

假如A列已经存在工号为1001、1002、1003的数据。

当再次输入1002的时候，Excel会判断出该工号已经存在，并且阻止重复录入。

小贴士：公式中所用的检查范围应和实际的数据区域相同。如果之后要增加更多的员工信息的话，可以把范围先设定为A1000。

二、自定义错误提示，使提示更加明了

Excel 默认的错误提示不很直观，我们可以自己设置提醒的内容。

用法为

1、选择上面设置好的区域。

2、再次打开数据验证。

3、切换到出错警告选项卡。

4、选中“输入无效数据的时候显示错误提示”选项。

5、把样式设为停止，并填入下面的内容：

标题： 工号重复！

错误信息： 该员工工号已经存在，请检查后重新输入！

点击确定就可以啦。

所起的作用：

以后只要手动输入重复工号，Excel就会弹出我们设置的提示框并且拒绝这次输入。

这样多人一起维护员工信息表的时候，也能够避免重复录入的情况出现。

三、两个不可以忽视的问题

1、设置了之后为什么还会存在以前的重复的数据？

数据验证主要是对之后的输入进行校验，并不会自动删除已经存在的重复的内容。

解决办法为打开【数据】-【数据验证】-【清除无效数据】，对当前区域不符合规则的数据进行核查。

2、复制粘贴之后为什么还会出现重复的数据呢？

数据验证的局限性在于普通的复制粘贴操作可以规避掉验证规则。

因此，对批量导入数据的时候，建议用【条件格式】→【突出显示单元格规则】→【重复值】来检查。

另外 `COUNTIF` 不区分英文字母的大小写，所以 A001 和 a001 会认为是相同的。

四、操作客户编号登记表的制作

现在创建一个客户信息表：

A列写上客户的编号，B列写上客户的名字。

练习的步骤是：

1、在A2:A5单元格中分别输入1001、1002、1003、1004。

2、选择A2:A100区域，进行自定义的数据有效性设置。

3、输入之前学过的COUNTIF函数。

4、设置为停止型的错误提示。

5、再把A6单元格里的内容改成1002，看看有什么提示。

重复编号被拦截的话就表示设置成功啦！

最后写下的是

今天学到了用数据验证加COUNTIF函数来限制重复输入的方法，并且可以利用自定义错误提示使数据输入更加规范。

数据验证的作用是减少手工输入错误，而条件格式则可以用来检查现有的数据。两者结合起来使用效果会更好一些。

Excel好不好，并不是看记住了多少函数，而是能不能用一个小小的技巧来解决工作中遇到的问题。每天都有所提高，工作效率自然也就越来越高了。